从一份移交清册谈企业内控建设

陈筱薇

摘要：文章通过一起司法会计鉴定案件得到了几点启示，一是财会人员离职须按照相关规定履行离职手续；二是加强财务监督，严格审核批准程序；三是须杜绝让财会人员以个人名义开立账户；四是不仅要加强事中控制和事后控制，还要做到任何工作“留痕”可追溯。

关键词：司法鉴定；规范操作；内部控制

一、案例

（一）案情介绍

2012年9月26日，某鉴定机构接到了海口市公安局某分局的司法会计鉴定委托，对海南XX工程有限公司原出纳员颜某涉嫌侵占公司资金24万余元的财务事实进行司法会计鉴定。

新腾集团是一家以房地产开发、建筑施工、旧城改造项目、物业经营管理于一体的综合性大型企业。海南XX工程有限公司是新腾集团下属分公司。集团公司为了更好的管理下属企业，同时保证下属企业正常的生产经营活动，规定其下属分公司的工资、资金及各项费用由下属公司向集团公司财务部出纳员借支，报支后再拿单据向集团公司冲销。

根据案发单位介绍：颜某2012年4月应聘为该公司出纳员，2012年7月与公司签订劳动合同，2012年9月离职，并办理了移交手续。公司在颜某离职后发现，她在离职前隐瞒了向新腾集团2012年9月领取的300，000.00元的事实，并在出纳交接清单上弄虚作假，以虚假平衡掩盖上述财务事实。颜某涉嫌侵占公司资金。

（二）案情分析

1. 颜某在新腾集团财务部出纳员林某处9月份一共借款2次，作为新兴公司日常所需费用：

（1）2012年9月14日借款289，136.04元。

（2）2012年9月19日借款300，000.00元。

以上共计人民币（本报告币种均为人民币）589，136.04元。

2. 2012年9月底由颜某整理的《出纳交接清单》，主要数据如下：

（1）进（款）部分：向集团公司出纳林某借款289，136.04元，出租车辆36，960.00元，林总报销回款4，599.00元，其他30，000.00元，合计360，695.04元。

（2）出（款）部分：待审单据96，351.90元，借出116，239.00元，待签单据103，626.14元，零钱5，235.00元，现金其他支出30，000.00元，伙食9，243.00元，合计360，695.04元。

（3）接交人李某（新上任的出纳）、移交人颜某、监交人办公室主任陈某在交接清单上分别签名。

3. 2012年9月底在颜某离职几天后新上任的出纳李某到新腾集团财务部报账，总部出纳林某称颜某尚有借款未清，于是根据颜某的报销凭证重新核对，经过相关人员、账簿记录和其他证据的仔细调查，经司法鉴定，最后确认的事实如下：

（1）截至2012年9月顏某离职之日尚有244，280.04元未移交。

（2）移交清单中隐瞒了颜某向总部新腾集团财务部借款300，000.00元的财务事实。

（3）其所列支出360，695.04元部分属虚列，因未有明确的报销凭证作支撑。

4. 颜某作为新腾集团下属公司的出纳员，移交时未有上级财务部的相关人员参与，其制作的交接清单在接交人李某、办公室主任陈某不知办理移交程序的情况下签了名，其过程未依据实际的报销凭证，甚至连实际移交现金都未表明，其支出事项及金额是颜某为平衡账项而虚列的，因此，经司法鉴定，认定为无效移交。

我们再来看看这个过程：一个小姑娘，应聘到一家公司做出纳。几个月以后，在公司总部借了30万，然后大大方方地办好了交接手续，带着20多万人间蒸发。

二、启示点评

1. 《会计基础工作规范》第二十五条 会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。《会计基础工作规范》第二十八条会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。一般会计人员交接，由单位会计机构负责人、会计主管人员负责监交；会计机构负责人、会计主管人员交接，由单位领导人负责监交，必要时可由上级主管部门派人会同监交。

此案中，颜某作为出纳人员，应该按照一般会计人员交接的要求进行。这不仅是出纳员应尽的职责，也是分清交接双方责任的决定性的举措，同时办好交接手续是企业内部控制手段中极为重要的一个环节。鉴于目前很多中小企业对财务工作的重视程度不够，人员配备不足的情况，我们假定这家公司没有会计机构负责人，只有简单的记账会计和出纳，那么在出纳离职交接的时候，监交人应该是该单位的领导人（即该单位法律责任的承担者），而不是办公室主任；或者由集团总部派人会同监交。特别是在新上任的出纳没有经验、办公室主任又不懂财务知识的情况下，这样的交接手续完全是走过场的形式主义，才会造成在移交清册上甚至连实际移交现金都未表明的不可思议的现象。

如果单位负责人不太懂财务会计方面的知识，对交接工作需要注意的事项了解甚少，加之工作繁忙，难以全过程参与会计人员的交接；集团总部也由于种种原因派不出人员参与，甚至被当事人利用某个时间差（如领导出差）的机会舞弊，还有另外一个办法解决这个问题。会计机构负责人、会计主管人员离任的监交可由单位负责人委托会计师事务所协助监交。

2. 目前，企业集团公司对于下属企业的资金管控，常见的模式有统收统支、拨付备用金、资金结算中心、内部银行和财务公司模式。五种模式各有利弊。其中，统收统支、拨付备用金这两种模式适用于企业规模较小，业务相对单一，非独立核算的分公司等分支机构为主要成员的企业集团；而大型的多元化经营的母子公司框架下的企业集团多采用资金结算中心，内部银行和财务公司模式。

本案中的新腾集团及其下属分公司所采用正是常见的拨付备用金模式。这种模式简单、灵活、易于操作，有利于绩效考评，其最大的缺点是由于给了下属企业一定的资金使用的自由支配权，一旦企业的资金计划、预算的监督管理工作不到位，资金的安全性就不能得到充分的保障。不幸的是，本案中的集团公司和下属企业的内部管理控制完全失效，不仅仅是内部控制制度的设计缺陷，内部控制制度的运行缺陷更是显而易见的。

拨付备用金模式有一个非常重要的特点，就是集团公司要提前合理地编制各下属企业的资金预算，按照一定的期限核定所需求的资金数额且严格执行。这个期限通常可以是一个月。在本案中我们可以看到，该公司出纳颜某在9月份一共借款两次，分别是9月14日借款289，136.04元，9月19日借款300，000.00元，共计589，136.04元。超过了集团公司原本规定的备用金限额，使得颜某有了可乘之机。

拨付备用金模式由于给了下属企业一定的资金自主权，因此在资金的使用上必须严格限定在集团规定的现金支出范围和支出标准之内，且必须经过严格的审核批准。而此案中，颜某所提供的诸多原始凭证中，经司法鉴定，有大量的未经审核的或手续不齐全或弄虚作假的单据。另外，出纳人员权限过大，缺乏有效制约，印章监管形同虚设等等，千里之堤，毁于蚁穴，这些日常混乱的财务活动缺乏相应的甚至是基本的财务监督进一步为公司最终的损失埋下隐患。

3. 无论是2006年1月1日起开始实施并沿用至今的原《公司法》的第172条，还是于2013年12月28日第十二届全国人大常委会第六次会议通过修订并与2014年3月1日起施行的新《公司法》第171條，均有一条相同的明文规定，“对公司资产，不得以任何个人名义开立账户存储”。

根据《人民币银行结算账户管理办法》第三条第一款规定，单位银行结算账户按用途分为基本存款账户、一般存款账户、专用存款账户、临时存款账户。

在实践中，很多企业为了转账、支取现金方便，往往让出纳人员以个人名义开立账户作为“公用”，且不说这样做本身就是一种违法违纪行为，同时也隐藏着巨大的财务风险。本案中，出纳人员颜某正是利用了这一点，轻松携款潜逃。

4. 2008年6月28日，国家五部委联合发布了《企业内部控制基本规范》。其中，不相容职务的相互分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、重大风险预警机制、信息与沟通等手段都给了我们对于如何加强企业的内部监控非常具体且行之有效的方法和指导。企业内部控制的内容包罗万象，我们在这里只强调一点。事中控制和事后控制固然非常重要，防患于未然更是应该引起我们的高度重视。本案中，颜某事发之后不知所踪，也在一定程度上暴露了该企业在人员招聘上存在着问题。

参考文献：

[1]杨为忠.出纳员挪用租金收入案件司法会计鉴定结论文书评析[J].会计之友，2011（03）.

[2]蒙远鹰编.司法会计检验鉴定案例与评析[J].中国司法鉴定，2017（05）.

（作者单位：海南政法职业学院）