基于ERP系统环境下的建筑企业内部控制研究

臧守成

摘要：建筑企业竞争日趋激烈，为不断提高建筑企业的管理水平，增强建筑企业的竞争力，运用信息技术加强内部控制，建立以项目为主线的ERP管理系统，促进内部控制流程与信息系统的有机结合，以实现更加有效的内部控制，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。文章就建筑企业在ERP系统环境下实施内部控制存在的风险，如何将生产经营管理业务流程、关键控制点和处理规则嵌入到ERP系统，实现对项目的科学化、规范化管理，保证内部控制有效实施提出可行化的建议。

关键词：ERP系统；建筑企业；内部控制；研究

随着我国建筑工业化的不断推进，未来的装配式建筑将成为中国建筑业发展的重要方向，城镇化基础设施建设规模也在快速增长，供给侧结构性改革持续发力，建筑行业竞争日趋激烈，运用信息技术加强内部控制，对内部控制的设计与运行进行有效控制，提高经营管理效率及效果，促进建筑企业实现公司战略，为中国建筑企业转型升级打下坚实的基础。

一、ERP系统与企业内部控制的共同点

ERP信息系统，是指企业利用计算机和通信技术，对内部控制进行集成、转化和提升所形成的信息化管理平台， 使用系统自动控制代替人工控制，实现对业务和事项的自动控制，对信息进行集成和共享，提高业务处理效率，为企业领导和各職能部门提供更好的服务，为经营决策提供更准确的项目数据。信息系统内部控制包括一般控制和应用控制，前者指对企业信息系统的开发、运行和维护控制，后者指利用信息系统对业务处理实施的控制，最终目的都是加强企业内部管理，提高企业管理水平。

二、ERP系统环境下建筑企业实施内部控制存在的风险

1. 组织结构不合理、职责分工不明确

建筑企业中有很多属于家族企业，内部组织结构设置形式上很健全，但没有充分发挥各职能部门应有作用，对各部门间缺乏必要的沟通交流，业务职责分工不明确，岗位职责交叉重叠或存在薄弱环节，出现问题不能分清主次责任，或出现推诿扯皮现象。

2. 信息化建设缺乏长远规划

很多企业的信息化系统建设处在初级阶段，应用系统一般以财务核算为中心，涉及财务、供应链管理系统，只是财务数据电子化，存在业务数据信息滞后，不能及时充分地反映企业的经营管理情况。缺少信息化的整体规划和建设方案，无法满足业务扩张状态下对多项目的集中管理，多级管理体制经常存在脱钩环节，无法形成严谨的管理网络，对企业决策支持数据不足，特别是无法满足横向分析与绩效考核的需要。

3. 内部控制制度体系缺乏系统性、完整性

建筑企业“营改增”试点以来，业务管理发生重大变革，内部控制制度建设存在不规范、不完善的现象，比如：某项采购业务出现重复报销时，涉及采购发票、采购入库单等多张单据，对于责任划分不明确，不能准确判断是哪个环节、哪个部门的责任，有时管理制度存在朝令夕改、业务执行部门有时都无法准确精准执行，特别对一项业务缺乏一套系统、完整的内部管理制度。

4. 企业资源无法准确、及时把控

建筑企业信息化应用存在欠缺，很多业务过于依赖业务人员，企业资源掌握在个人手中，有时仅凭个人经验做出决策会对企业造成损失，或如有人员变动或调整，会对业务开展失去控制。

三、ERP系统环境下建筑企业有效实施内部控制的建议

1. ERP系统公共平台选择符合企业发展战略

建筑企业的工程项目建设的特点是投入资金大、周期长、可变因素多，要求企业的管理者不仅要有风险意识，更要有充分的应变能力及措施，有完善的风险防范机制和应变系统，以确保战略目标的实现。为实现公司经营战略目标，需要自上而下确定目标，制定措施，确定制度，组织实施和严格考核，以保证经营资源的合理利用，强化战略资源管理。ERP系统公共平台选择要结合企业实际，对于集团型的企业比如要选择用友NC系列管理系统，对于单体公司可选择用友U8或U9系列管理系统。建筑企业应以建筑项目管理系统为中心，以成本管理为核心，通过ERP系统实现对预算成本、目标成本、实际成本的有效控制。

2. 基于ERP系统实施，加强企业内部控制体系建设

（1）在EPR系统具体应用实施时，一定要贯彻“急用先上，易用先上”的原则，比如：对财务、报表、供应链管理系统基础模块作为ERP系统公共平台要先上，对人力资源管理、绩效考核管理、建筑项目管理中的成本（人工费、材料费、机具费用）、进度、质量、安全可分步实施应用，一定要效能优先，每实施一步都能看到具体的效能。在确定新上或升级ERP系统，要对ERP系统的设计理念与产品功能进行研究，确定是否符合企业实际管理需要，对标准产品不能满足管理要求的，最大程度的利用产品标准功能处理业务，避免对产品深度开发对产品后续的升级及标准化拓展带来影响。例如：财务、供应链系统与大宗物料过磅系统进行结合应用，通过开发系统数据接口，实现业务数据的共享与传输；为更好地服务现有生产经营管理模式，对建筑项目管理系统分包管理进行二次开发，在二次开发过程中，对实际分包管理业务进行充分调研，充分利用产品标准功能，以确保产品后续的升级，在分包管理系统嵌入工程量计算书、行锁定、批锁定功能，以更好地适应公司建筑业务管理需要。

（2）加强企业的内部控制组织的建设，对企业治理结构、机构设置、权责分配进行调研分析时，要符合内部控制的重要性、制衡性原则，要形成相互制约、相互监督的机制，同时要符合成本效益原则的要求，兼顾企业的运营效率，要从企业整体利益出发，尽管某些控制会影响工作效率，但可能会避免整个企业面临更大损失，有时仍应实施相应控制。建筑企业应以项目为中心，工程项目只有在实时掌握本项目的收入、成本的前提下，才有可能及时发现项目管理中出现的问题，找到风险源头，分析原因，制定纠偏措施，合理安排项目的资源、资金，才能有效地控制项目成本，进而实现项目的整体管理目标，最后的赢利才可预期，否则，就会造成秋后算账，为时已晚的局面，如果不能实现对项目的成本情况动态掌握，很容易出现四处起火、四处救火的情况。例如：建筑企业的材料成本占总成本60%～70%，对采购环节应进行严格控制，采购业务过程中物资需求的计划权、采购价格的议价权、质量监督的质检权、采购入库的入库权、采购报销的结算权要做到五权分离互相协同，对关键的控制点一定要做到不相容职务分离，实现业务的追踪溯源；强化上下游业务的约束和控制，减少人为因素，强化基础管理，统一编码的体系和标准；加强库存管理，从管控角度，合理规划库存计划，提高标准件业务的零库存比例。

（3）通过软件实施顾问对建筑企业进行详细调研，出具信息化项目业务需求报告，经双方共同论证，制定适合企业需要的具体业务解决方案。在基础数据准备阶段，要认真做好编码规则、会计科目、客商档案、仓库档案、物料档案、项目信息的设置，要做到科学合理、操作简便。对各类报表的格式设置、公式定义要符合所选会计准则要求。

3. 基于ERP系统操作应用，固化内部控制业务流程

（1）对ERP系统上线运行，要做好各项准备工作，培训业务操作和系统管理人员，制定科学的上线计划和新旧系统转换方案。在试运行期间，各部门各环节在应用过程中，出现的业务问题进行记录汇总，由软件实施顾问进行业务培训与答疑，以更好地分析问题、解决问题，同时对业务流程进行精进与优化，对业务流程存在问题的及时进行调整，对调整的业务流程及时地进行固化，形成标准的业务操作流程，以指导实际操作应用人员，实现标准化管理。

（2）通过对重要业务环节设置控制节点，对需要审批的业务设置审批流，以推送的方式发送到审批人，在手机APP终端就可完成相关审批业务，由过去的人找事改变为事找人，可大大提高工作效率。

4. 基于ERP信息系統的建设，完善内部控制管理制度

（1）在ERP信息系统的运行与维护期间，要制定信息系统工作程序、信息系统管理制度、授权使用制度、用户管理制度、定期备份制度，将信息化纳入绩效考评，通过信息化绩效考核，确保信息系统按照规定的程序、制度和操作规范持续稳定运行。

（2）企业应当利用防火墙、路由器等网络设备，漏洞扫描、入侵检测等软件技术，加强网络安全。

5. 基于ERP信息系统的应用，提高企业人员素质

（1）在ERP系统的实施与应用中，通过信息化的搭建与培训，实际上对广大员工如何进行管理进行了一次较为彻底的培训，全面提高了企业管理人员素质，培养了一批优秀的业务管理人才。

（2）企业文化是企业的生命之源，是企业多年来总结的成功经验与成长经历，是广大员工为人处事的规律，通过智能化、信息化的建设，为企业文化建设提供一个有效的平台，将业务与文化结合建立标准化管理题库，对不同层级的管理人员实现随机智能化考试，与基本工资、绩效工资考核挂钩，能让广大干部员工自动自发地学习、贯彻、执行、落实。

四、结语

建筑企业信息化建设是一个持续精进的过程，通过ERP信息管理系统的推进应用，把各部门的信息应用系统进行有效的集成，打通业务部门的数据关系，使业务的流转体现为数据的流转，实现信息化与内部控制的有机融合，对信息化成果进行提升，建设企业各层次的分析系统，对不同层次的管理者、决策者提供数据支持，有效开展建筑行业管理模式的创新变革，促进建筑企业实现发展战略。

参考文献：

[1]王丽卓.ERP环境下企业内部会计控制体系研究[J].经管空间，2016（10）.

[2]申玉红.建筑企业内部控制问题研究[J].当代经济，2016（10）.

[3]王瑾.信息环境下建筑企业内部控制工作的强化[J].现代经济信息，2014（010）.

（作者单位：山东伟业棉油集团有限公司）