办公室档案管理人员综合素质提升策略研究

2018-08-21刘婕

求知导刊 2018年7期

关键词：综合素质档案管理策略

刘婕

摘要：办公室档案管理工作影响着办公室工作效率，提升办公室档案管理人员的综合素质能有效地提升办公室办事效率，加快单位的发展。加强办公室管理制度、优化办公环境、加强心理指导是提升办公室档案管理人员综合素质的主要方式。

关键词：档案管理;综合素质;策略

中图分类号：G271

文献标识码：A

一、完善办公室档案管理制度

办公室档案管理工作是一项比较枯燥又要求极高的工作，一旦工作人员不认真，档案归类不科学或者档案遗失，都将不利于单位的发展。完善办公室档案管理制度是提升办公室档案管理人员综合素质的首要条件。

完善办公室档案管理制度，首先，要明确岗位职责。在管理制度中要明确指出不同档案管理人员的职责，严格要求办公室档案管理人员遵守岗位职责。其次，要提升档案管理的科学性。随着单位的发展，单位的档案会越来越多，面对众多的档案，要求档案管理人员对档案管理能够条理化，当领导需要某个方面的档案时要准确快速地找出。并且，法律对不同的档案的保存年限的要求是不同的，档案管理人员要及时更新不同的档案并对以往的档案进行封存处理。档案众多，给办公室档案管理人员的归档查询工作带来了一定的挑战，因此必须提升档案管理的科学性。要采用字母与数字相结合的档案编号方式，对不同档案进行编号。方便档案的调阅。最后，要严格档案的借阅程序。单位的档案属于单位内部的信息，具有一定的机密性，为保证单位的机密不泄露，一定要严格坚持遵守档案的借阅程序。并只能在单位内部进行查看，不能将档案带出单位。

二、优化办公环境

办公室档案管理工作主要是与文件文书打交道，处在封闭或者半封闭的环境内，这样的工作是枯燥乏味的，对工作人员的要求又极高，很容易给工作人员带来一定的消极影响或者造成工作人员的流失。优化档案管理人员的办公环境，为枯燥乏味的工作增添色彩，提升工作人员的心理愉悦度。

优化办公室工作环境，首先就是要将封闭的办公环境开放化。随着科技的发展，电子文档的应用越来越多，档案管理人员也越来越从堆积如山的文本文件中解放出来，与外界的接触越来越广泛。因此要将档案管理人员从封闭的工作环境中解放出来，改善档案管理人员的工作环境。但是改善工作环境并不仅仅指办公室面积的增加，更多的是心理上的放松，对于档案管理人员来说，从堆积如山的纸质文书中解放出来，可以获得更多的心理上的放松。

其次，要美化办公环境。除去休息时间，在办公室的时间远远超过在家的时间，工作环境的好坏，直接影响工作心情，进而影响工作效率。美化办公环境可以在办公区域摆放一些绿植。或者在办公室中设置专门的活动区域，让员工在工作之余可以进行一定的合适的活动，保证工作人员的身体健康，维护工作团队的稳定性。

最后，要丰富办公室的工作氛围。同事之间的良好相处能够增强工作团队的凝聚力，提升工作的效率。丰富办公室的活动样式，加强同事之间的沟通了解，保证办公室良好的人际关系，能够为工作人员营造一种轻松愉悦的工作氛围，提升工作人员的工作积极性。

三、加强档案管理人员的心理指导

档案管理人员的工作环境是相对封闭的，沟通交流的圈子也较小，其工作成果也难以直接转化为经济利益，这些都给档案管理人员带来一定的挫败感，档案管理人员的心理素质在工作中是非常重要的。人们参加工作，一方面是为了获得一定的报酬，维持生活，另一方面是想通过工作来展现自身的价值。档案管理工作属于后勤工作，其工作成果难以直接转化为经济利益，在单位中的地位也不是很高，這就造成档案管理人员怀疑自身能力，觉得个人价值较低，这样的心理极不利于人员的成长。档案管理人员的综合素质的提升也包括心理承受能力的提升，加强对档案管理人员的心理指导，为档案管理人员综合素质的提升贡献力量。

办公室档案管理工作是单位工作展开的前提，档案管理人员的综合素质直接影响档案管理工作的优秀程度。各单位应不断加强对档案管理人员综合素质的培养，提升档案管理人员的综合素质，使档案管理工作更好地为单位的发展服务。