企业项目档案管理问题的系统性修复及互联网+下新举措

2018-08-20吕海民

档案管理 2018年2期

吕海民

摘要：企业项目档案管理工作应引入系统论的管理方法，实现文件全生命周期管理，建立文件标准化管理体系;要加大档案大数据信息的研究，通过创建档案数据基础云等措施，解决数据的归档和利用问题。

关键词：档案;管理;系统;修复;互联网+

企业项目档案是企业项目合法建设以及后续生产经营的凭据，在企业发展的道路上扮演着越来越重要的角色。中国石化集团作为大型央企，项目档案管理的系统性不断完善，信息化、互联网技术在项目档案管理中的应用不断深化。本文结合中国石化近年来工程项目档案管理的经验，总结工程项目档案管理中存在问题，提出项目档案工作的发展思路。

1 服务的便捷性需求与档案保密围墙之间的矛盾，对项目档案的利用价值产生较大影响

中国石化一个所属二级单位在为基层减负的调研中，收到这样一条反馈信息：档案系统数据利用需要层层审批，给车间工作带来不便。还有一个企业的4位职工代表联名提交了一个议案：装置的原始设计资料、技改技措资料查找困难，不符合一流企业的要求。这些问题的提出，应引起档案管理人员的反思，在档案保密与方便利用、被动服务与主动推送之间找契合点，在档案原文和档案目录数据库的基础上，建立档案分析数据库，对档案数据、利用习惯、利用者专业等方面数据开展个性化分析，解决以下疑问：哪些数据需要审批？哪个层级来审批最恰当？对于不需要审批的数据如何结合利用者的习惯、最近的利用需求等信息开展档案信息的主动推送服务？通过简化利用手续，分析和筛选档案信息数据，以最便捷的方式、最贴心的服务提供给利用者。

如何通过分析数据实现档案信息的主动推送服务尤其重要。2009年，在甲型H1N1流感暴发的前几周，谷歌公司的工程师在《自然》杂志上发表了一篇引人注目的论文。文中解释了谷歌为什么能够预测冬季流感的传播：不仅是全美范围的传播，而且可以具体到特定的地区和州。谷歌通过什么来做到的呢？通过观察人们在网上的搜索记录来完成这个预测，把5000万条美国人最频繁检索的词条和美国疾控中心在2003年至2008年间季节性流感传播时期的数据进行比较，得出结论。分析使用的不是数据本身，而是使用频率。可见数据的作用无所不在，就看是否发挥作用。

2 档案管理技术尤其是信息技术的迅速发展与传统档案管理方式之间的矛盾，影响着新技术的深入应用

信息技术的迅猛发展，数据信息逐步替代纸质文本的时代已经初现端倪，但大部分档案管理人员仍然埋在以纸质文本为参照物的工作轨迹中，还在探索其收集方式、整理方法、保管措施，思想上没有转变到当前已经由原来的以纸质档案为主过渡到纸质档案与电子档案相辅相成的阶段，工作方法和工作标准仍然是老一套，对电子档案的直观理解仍然停留在纸质文件的扫描件上，工作重心与实际工作需要脱节，致使档案工作被边缘化的趋势越来越严重。

近年来，中国石化作为全国电子文件管理试点单位对电子文件管理进行了有益的探索，发布了电子文件捕获与归档、保管与利用、元数据标准等一系列标准，建立了统一的档案管理平台。从2014年开始，自上而下新竣工项目档案全部实现了基于纸质文本扫描的电子原文和档案目录的电子化管理。目前，中国石化工程项目档案数字交付项目已经立项，正在研究探索阶段，笔者认为中国石化项目电子文件管理尚存在几方面不足：（1）基于二维关系数据库平台的建库方式已经不适应当前三维及多维数据的存储和展示。（2）ERP等应用系统中的信息未能充分地应用和归档到档案库中，项目管理过程的部分信息在归档数据中缺失。（3）工程项目数字化交付刚刚起步，任重道远。

3 现实的功利主义与档案利用价值的后天性条件性之间的矛盾，使部分企业管理者错误地将档案与企业的后备物资等同，实施相同的管理策略

随着项目档案专业验收工作和项目反腐审计的不断推进和加强，项目档案的重视程度有所增加，但管理本质上没有发生改变，大部分企业管理者把档案工作作为企业后备物资来看待，实质上是嘴里喊着重要，但实际工作中很少关注，尤其是主動关注少之又少。造成这种状况的直接原因是档案价值是通过间接和有条件情况下展现，相反，与档案密切相关的三基资料却被企业管理者作为重要的生产要素来抓。因此，如何建立档案与企业三基资料一体的管理体系，将档案管理融入企业生产经营中，值得深思。

近几年，中国石化档案部门按照从严管理、依法治企的要求，不断加强项目档案管理工作，组织制订了一系列档案验收制度、标准，并严格按制度、标准执行，取得了较好的成效。2015年，统筹安排组织完成了工程项目档案专业验收共256项，优秀项目38项，其中的6家单位的10个项目没有一次性通过专业验收。2016年，组织完成档案专业验收共130项，优秀项目38项，其中3家单位3个项目没有一次性通过专业验收。工程项目档案齐全性、完整性、准确性、系统性以及项目档案的信息化水平都显著提高。主要的做法和成效有以下几个方面：

（一）制订中国石化《建设工程项目档案管理规范》（Q/SH0704），细化档案验收细则和归档范围，引入系统管理的理论，从项目文件形成与流转的系统性、归档流程的系统性、项目文件整理的系统性、项目档案管理的系统性等方面入手，点面结合，强化对项目行政许可文件、项目文件真实性的检查，加强档案部门与工程、物资采购、专项管理、参建单位的沟通协调，推动各项制度落实到位。

（二）落实项目文件不同阶段的管理主体责任，加强工程文档过程监控检查和接收审核。档案部门与各职能部门共同参与检查，共同审核把关，确保文件材料准确真实、齐全完整。

（三）主动作为、严抓落实，改变工作被动局面。积极参与总部工程建设项目工作例会，与总部工程部沟通协调，掌握年度建设工程项目验收任务计划。实施“双对接”管理。一是要求各建设单位档案部门主动与本单位工程管理部门对接，梳理本单位验收项目;二是集团办公厅与各建设单位档案部门逐项对接，将档案验收计划分解细化到每个月，并实时动态跟踪管理，每月底对下月验收单位进行督办提醒。

（四）推动落实项目档案管理“五同步”：项目档案管理制度与项目管理制度建设同步;项目文件材料質量过程检查通报与项目安全、质量过程检查同步;项目文件材料移交与项目中交同步;项目文件材料审核审查与工程质量生产考核同步;项目档案验收与项目专项验收同步。

（五）严抓项目档案专业验收，对触碰下面4条红线的一律不能通过档案专业验收：一是已办理的行政许可文件材料归档完整率未达到100%;二是竣工图归档完整率未达到100%;三是项目文件材料归档移交手续不齐全，管理责任未明确;四是归档文件材料（图纸和凭证性文件等）与实际不符。

（六）加强项目档案管理人员培训和交流。采取年度定期培训和现场指导教学结合方式，从理论和实践操作两方面切实提升项目档案管理人员业务技能。对问题多、困难多的单位积极给予指导帮助。尤其是首次进行验收单位对验收程序、标准要求不熟悉，项目档案管理基础薄弱，通过协调系统内有关专家在验收前提前进行培训、指导或者协调验收单位有关人员到先进企业调研学习。

4 项目档案管理与项目文件管理脱节，使一些文件管理的职责后置到档案管理环节中

项目文件的形成与流转是否规范标准，对项目档案齐全、完整、准确产生直接的影响，因此抓好项目文件的管理尤其重要。由于分工的不同，对项目文件管理延伸到企业各个职能部门以及参建单位，对档案部门来说，应以系统论的管理方法为参照，梳理各方责任，将项目立项文件、施工过程文件、监理文件、设计文件、项目合同、质量证明文件、试生产文件、项目HSE文件、职业卫生专业文件、安全专业文件、环保专业文件、外事文件、工程预结算文件、审计文件、竣工验收文件等的收集归档审核责任落实到具体责任单位，实现项目文件全生命周期管理。

5 项目文件归档流程没有纳入发展规划管理、工程管理、土地管理、安全管理等项目相关的业务管理范畴，影响文件材料的归档时效和质量

由于业务部门只关注业务是否完结，对各项业务所形成文件资料的归档，没有建立相关的跟踪机制，造成有些工作形成的资料没有归档。档案部门应与企业相关部门配合，不断改进项目档案管理的方式方法。近几年来，中石化档案管理部门通过主动作为，多渠道反馈，很多下属企业的工程管理部门已经将项目文件的归档纳入工程项目月度统筹计划，纳入工程项目管理工作环节中，项目文件的归档时效和质量都得到较大的提高。

6 信息系统的广泛应用与系统归档数据的不清晰之间的矛盾，影响信息系统归档接口的广泛应用，导致很多重要的业务信息仍然存在各业务信息系统，没有实施归档处理

随着智能化、信息化应用的不断发展，智能物流、智能仓库、智能制造一个接一个不断涌现，大数据正在改变着我们的工作和生活以及理解身边事物的方式。档案管理必然会受到大数据、智能化到来的洗礼，但目前档案管理方式、方法尚未在信息化融入工作和生活的时代中找到自己的落脚点，很大程度上仍然处于停滞不前中，尤其是在信息系统已经充斥企业每一个业务环节的当下，档案管理标准对业务信息系统归档范围仍然是一脸茫然，只是简单地参照纸质文档的归档范围执行，这种状态已经极大地阻碍了当下档案事业的发展，需要档案人多渠道努力，下大力气改进，当前尤为重要的是解决业务信息系统数据的接收问题，通过参照公有云、私有云建设的方法经验，尽早实施档案数据的基础云建设。