大数据时代背景下构建档案APP的探析*

2018-08-20王成琴周莹莹

档案管理 2018年4期

王成琴周莹莹

摘要：基于大数据、云计算和网络技术，构建统一的档案信息搜索App，将分布在各地的档案信息归类和聚集，通过移动终端提供统一入口和个性化服务，公众通过App随时随地能够查询利用到跨地域跨行业的所需档案信息，为档案利用者提供便捷的利用服务，促进档案信息资源的互联互通共享。

关键词：档案信息;搜索;App;资源共享

Abstract： Building a unified file information search APP based on network， big data and cloud computing teachnology and classifying archival information of different places are quite necessary .The public can inquire at any time and anywhere to the file information required across the region and industry by getting a access to the mobile terminal and the persmalization service，thus providing convenient use of service for archival users and promoting the inerconnection and archival information sharing.

Key words： Archival information， APP ，Search，Resources sharing.

随着智能终端和移动互联网的发展，移动App在信息服务领域的强大潜力越来越受到社会各界的重视和应用。App是Application Program的简称，现在多指应用于智能手机、平板电脑等移动终端上的应用程序，有时也称为移动客户端。目前，档案机构也在积极地开发档案App，国内如武汉市档案馆等多家档案馆的App已经上线运行。但总体来说，App的开发应用在档案界还属于起步阶段，正是因为处于这样的阶段，本文对档案App的发展进行了思考，认为应该构建统一的档案信息搜索App。

构建统一的档案信息搜索App，就是基于网络、大数据和云计算技术，将分布在各地的档案信息归类和聚集，通过移动终端提供统一入口和个性化服务，公众随时随地打开App能够查找和利用跨地域跨系统的所需档案信息。

1 统一的档案信息搜索App可以提供更优质的信息服务

1.1 统一的档案信息搜索App更符合用户的需求特点。用户利用档案App以获取档案信息资源为目的。有研究者将档案用户按身份进行划分，包括公众、机构及专业人员。公众的档案需求为了解决实际问题，机构人员档案利用为了获取简单实用信息，专业人员主要查询比较全面系统的数据资源。不管哪类人员他们都是寻找他们所需的档案信息。有人对档案网站用户需求进行过调查，在列出的10个网站栏目中，用户最感兴趣和最常用的栏目是档案查询和现行文件查询，两个栏目就占53%，可见用户上档案网主要是查询信息。如果说用户浏览网站上的栏目有随意性，那么，用户安装档案App目的就更明确，用户打开档案App一般不会为了看档案新闻动态，也不是关心档案馆情况等，而是找他需要的信息，这类信息种类繁多，各不相同，档案机构即使主动推送一些信息也不一定对路，所以，档案App的搜索功能是广大用户最需要的，也是安装使用档案App的主要动因，搜索应作为档案App的主要功能。在大数据时代，用户对信息服务的要求更高，更渴求能通过一个终端全天候无障碍地快速获取跨地域跨行業的档案信息，在尽可能广的范围上建立统一的档案信息搜索App能满足用户的这些需求。比如，用户需要查找关于“南京大屠杀”的档案信息，对于用户不知道什么地方有多少这样的信息，但他只要在手机上打开档案信息搜索App，输入“南京大屠杀”进行搜索，就会得到各地档案机构的有关“南京大屠杀”档案信息查询结果，并以一定形式展现给用户，有些公开的可以全文阅读，有些提供信息目录和利用导引，方便用户进一步利用。这样的档案信息搜索App特色鲜明，实用性强。

1.2 统一的档案信息搜索App有利于提高用户体验。用户体验是用户使用产品后最直接的感受。只有档案App用户获得了良好而有效的体验，对档案利用服务的满意度评价才会提升。雅虎通过Aviate智能平台得到的数据显示，平均每名Android用户在手机上安装95款应用程序，每天使用的应用仅有35款，其余60款则为“长尾应用”——平时很少用到，某些时候又需要它，所以一般情况下用户也不会卸载这些App。档案App属于“长尾应用”，各地如果都去开发各自的App，对于用户来说不是好的体验，一是用户如果都安装这些App，由于数量多，会占用移动设备大量的存储空间，而且利用率不高。二是查找档案信息需要逐个打开App，繁琐不便。三是各地开发的App都像档案网站一样，提供的都是综合性的东西，功能定位不鲜明，不能提供给用户以查找信息为目的的高效服务。构建统一的档案信息搜索App，可以优化档案App的用户体验，使这种长尾应用成为优秀应用，提高用户对档案App服务的满意度。

1.3 统一的档案信息搜索App可以让用户共享更多的档案信息资源。随着大数据技术的发展，大数据已经融入社会各个方面，为我们生活工作带来巨大的改变和便利。档案数据作为一种资源，只有实现数据互联共享，汇入到大数据中去，才能充分发挥档案信息资源的作用。就目前一些地方已经开发应用的档案App情况来看，各地基本上是立足于自己的馆藏资源，App的数据都是来自于各自档案馆的数据库，服务方式仅局限于馆内信息查询，只相当于WAP网站的翻版，各种档案App之间没有实现数据互通共享，每个App其实就是一个信息孤岛。这种App开发模式实际上进一步固化了目前档案机构之间的数据分割现状，尽管在一个地区、一个部门可能方便公众利用，发挥了一定的作用，但不符合大数据、大共享、大档案的理念，用户在单个App上利用数据资源局限性很大。构建统一的档案信息搜索App，就是将各个档案机构分散割据的档案信息数据进行聚集和整合，实现互联互通共享，让公众寻找档案信息不必要去安装那么多的App，一个一个地去打开查询，只要通过这个统一的档案信息搜索App“百度一下”即可查询利用各个档案机构的信息。

2 统一的档案信息搜索App的基本架构

档案信息搜索App是在移动设备上运行的前台程序，需要有相应的后台服务支持，涉及档案管理、网络运行、技术支撑等，这里提出一个档案信息搜索App系统基本架构示意图（见图1）。

从档案信息流向上分信息投放者（档案馆）、数据服务平台（档案云）和用户（手机和移动设备）三部分。档案馆不断地向数据平台推送档案信息数据，用户利用手机和移动设备上的档案信息搜索App访问数据平台，查询所需的信息。

在基本架构中，笔者选择档案云作为统一的档案信息搜索App的数据服务平台。档案云是基于云计算技术，通过整合虚拟化资源，提供数据存管、统筹及交互，并结合“互联网+”来实现各级档案资源信息管理与利用的数据云平台。建立档案云有如下优势：（1）技术比较成熟可行。云计算、云存储的技术发展很快，在各个领域得到了广泛应用，在档案系统已经有成功的先例，浙江省丽水市于2011年就在全市完成了云档案信息共享系统的研发并部署实施，经验可以借鉴。（2）投入少。档案机构不需要再配置服务器、终端、网络交换设备以及系统软件和应用软件。云平台由承建公司的云计算中心统一提供运营维护服务。（3）有利于资源共享。云计算可以把不同设备间的数据和应用进行资源整合，消除信息孤岛现象，形成一个资源池，实现充分共享。（4）服务功能良好。云平台可以实现系统的容灾备份与用户的单点备份，通过登记备份的方式，提高档案信息法律凭证价值，档案信息的安全保密有保障。云平台除了为档案信息搜索App提供服务，还可以同时为PC端用户提供网页查询服务，实现多用户多系统共享。云平台还可以通过大数据分析方式，挖掘用户隐藏信息，分析用户行为数据，实现个性化的精准服务。

安装在用户手机或移动设备上的档案信息搜索App开发的技术问题，可以由专门的技术公司负责解决，需要强调的是，档案信息搜索App应该体现以下特征：（1）主体功能突出。档案信息搜索App与目前一些档案机构开发的App有所不同，档案信息搜索App的功能不需要广而全，它仅仅是一款满足用户查找档案信息的搜索工具，所有的功能配置以搜索为中心，再配置少量相关的功能。有些App集成的功能很多，用户仅需要其中少部分功能，从开发者来说是软件资源的闲置和浪费，对用户来说占据了移动设备的空间。所以档案信息搜索App应该主体功能突出，精巧实用，特色鲜明。（2）以用户为中心。App用于移动设备上，绝大部分在手机上使用，要考虑到手机屏幕面积的局限性，档案信息搜索App界面应该精简明了，界面友好，便于用户访问。设计时要考虑用户的通信成本和流量。在用户对象上兼顾各类各层次人员操作使用，突出显示档案信息的搜索功能，包括多种、多维度查询方式和展现等。在搜索结果的展现方面，能方便用户浏览、全文阅读或者进一步利用导引，增加用户的交互功能，界面风格既要整体统一，又能提供个性化工作界面，可以根据用户自身喜好和要求自定义界面，包括自定義接收推送信息类别、档案信息展现的范围、类别等。（3）提供个性化服务。个性化服务有助于提升App用户和App的紧密联系，HubSpot一项研究发现，有68%的商家认为基于行为数据的个性化对投资回报率有高影响力，74%认为个性化对参与度的影响力大。从用户角度来看，个性化也是必然，用户关心你是否给他精准推送了他关注的信息，提供的信息是否对他有价值。不同用户的信息需求是不同的，用户在使用、注册档案信息搜索App时会留下使用记录、基本信息数据等，档案信息搜索App后台可以分析这些数据，了解用户需求和爱好，主动推送用户感兴趣的信息。用户提出的一些服务尽可能满足，提高用户档案信息查找成功率和服务满意度。

3 构建统一的档案信息搜索App的基础保障

构建档案信息搜索App需要在组织、技术、物质、政策等方面提供有力保障。

3.1 建立档案馆联盟，为档案信息搜索App提供组织保障。构建统一的档案信息搜索App的目的就是让用户在档案信息搜索App上方便地得到各地各级档案机构的档案信息，这些信息都是通过App访问档案云得到的。档案云需要一个建设管理主体，这个主体还要协调统筹让各地的档案数据聚集到云上实现共享，就目前情况来说，全国从上到下各类各级档案机构同步实施不现实，而建立档案馆联盟来组织、协调、统筹和管理这项工作是一个可行的方案。档案馆联盟是为了实现资源共享，利益互惠的目的，以若干档案馆为主体，通过网站或组织机构联盟的方式，受共同认同的协议制约，形成持续而正式关系的联合体。建立档案馆联盟是实施资源共享的最佳形式。关于建立档案馆联盟的意义、类型、目标和原则等有研究者已作论述，这里针对构建档案信息搜索App系统就档案馆联盟建设再谈点看法。档案馆联盟应该在App系统的开发、管理过程中起主导作用，加强与云平台供应商和移动网络运营商沟通合作，科学设置App的功能并保证得以实现，并力求降低开发和运营成本，档案馆联盟通过协议方式提供财力支持。档案馆联盟还有一项重要的职能是协调联盟成员按照一定的技术标准及时向档案云推送数据，保证云中有“数”，并不断扩大，使档案云真正成为用户的档案信息源。档案馆联盟是开放的，不断增加成员数量，不断推动数据共享的范围。

3.2 提供政策支持。构建档案信息搜索App要求最大范围地实现档案信息资源共享，涉及面广，专业性强，需要各地各行业各部门协调配合，而且是一项具有一定时间跨度的工作，欲使该项工作顺利进行并发挥作用，必须有政策支持。比较迫切的有两方面：一是制定发展规划。从全国范围来说，整个档案信息利用和资源共享方面发展需要制定规划，包括档案信息搜索App在内的各种新技术新方法新媒介等利用平台的单项规划，给档案信息利用绘制一个蓝图，发挥引领作用。二是制定统一的技术标准。各地档案机构都在积极利用大数据、云计算等先进技术，要实现数据共享，首先要能互通互联，这就要技术标准统一。档案馆联盟也有地域性的、行业性的、专业性的、综合性的，各地有可能采用各种可利用的技术，技术方案也可能各种各样，很有必要制定一个标准给各地参照执行，这样可以在未来让各个档案馆联盟建立的档案云无障碍地云云相容，云云链接，铺天盖地，造福民生。

4 结语

档案App的应用是大势所趋。我国已超过美国成为世界上智能手机和平板电脑数量最多的国家，移动互联网用户量、终端数量、市场规模的增长速度还非常迅猛，这为App的发展提供了强大的支撑和广阔的空间，App的数量急剧上升，已经融入到人们工作、生活的方方面面，可以说，今天的人们离不开移动互联网，每天都用App。大数据时代下构建统一的档案信息搜索App，实现传统档案馆服务方式的移动化延伸，借助移动网络优势，服务社会，服务民生，也是档案信息利用与时俱进的必然要求。