档案信息化建设与档案管理途径研究

曹磊

摘要：在新时代背景下，档案信息化建设和管理已经成为一种新型管理模式，为用户提供比较全面的信息服务，满足其多方面需求。我们要充分意識到其重要性，跟上社会发展步伐，对工作管理理念和工作模式进行创新改进，切实提高工作质量和工作效率，突出档案信息化建设和管理的实际优势。因此，本文针对档案信息化建设存在问题进行分析研究，提出档案管理途径。

关键词：档案；信息化；档案建设；档案管理；工作效率

由于信息技术的快速发展，档案信息化管理会逐渐成为一种发展趋势。档案信息化主要是指档案资料信息数据与社会经济、政治等许多因素进行有机融合，实现非保密性信息数据的传播，将档案信息数据与社会信息进行结合渗透，体现档案信息的实效性，更好为社会发展进行服务，满足不同人群对档案信息的不同需求，在一定程度上，可以促进社会的进步发展。

1.档案信息化建设存在问题

1.1信息数据出现异常

在档案信息数据的接收整理过程中，由于不同单位部门所使用的计算机网络资料库结构存在一定差异，许多档案信息在传输中，文件属性、数据来源或者数据结构等许多方面会出现异常，导致出现特殊文件。大大提高了档案信息结构的复杂性，增加了档案信息化建设工作的开展难度，无法保证档案信息化建设工作的顺利进行[1]。

1.2筛选信息存在难度

在收集档案过程中，通常会出现同一信息出现多次的情况，由于不同单位部门，其工作领域所需信息数据都会存在一定交集，比如，政府财务部存在财务报表这一工作，税务局也存在财务报表这一项，某个单位也会存在财务报表这一项[2]。通过利用网络信息平台，对档案信息数据进行接收整理，会出现许多分散却相同的信息。档案管理工作人员要对相同信息进行筛选，完成共享，为人们提供有价值的档案信息数据，从而大大增加了工作难度和工作任务量。

2.档案信息化建设与档案管理途径

2.1规范信息数据收集分类工作

档案管理在收集相关信息资料过程中，工作人员要了解掌握不同信息数据的类型，利用计算机网络技术将文字信息完成数字化转变，将传统纸质文件信息录入计算机系统，存储为电子信息，将照片和影像等信息转换为可以充分利用的信息资源，根据信息内容确定使用价值，按照一定规则完成信息分类工作，筛选出存在利用价值的信息，保证信息资源的真实性、完整性和有效性。另外，档案管理相关工作人员要制定规范的规章制度，将工作重心放在档案信息化建设与档案管理上，从而提高工作质量和工作效率。

2.2定期组织工作人员培训学习

档案信息化建设的普遍应用，档案管理相关工作人员要了解掌握先进信息技术的使用技巧，保证档案管理工作的顺利完成，实现档案管理的可持续发展，工作人员的工作能力和整体素质与其存在直接联系。高素质专业人才是企业单位进步发展的根本动力，档案管理工作也不例外，档案室要定期组织工作人员进行培训学习，加强档案管理知识的学习了解，设置考核制度和相关细则，建设一支高素质专业人才工作队伍。并且根据工作人员实际情况设置奖惩制度，带动员工工作积极性，营造良好工作氛围。引导工作人员可以独立思考、自主学习，从根本上提高档案管理工作人员的整体素质。同时，单位还要为工作人员提供良好上升空间，激发工作人员在信息化背景下形成的创新创造意识，从而有效提高工作效率，更好的实现档案管理工作的实际价值。

2.3与社会热点话题信息有机融合

在信息化背景下，档案管理工作人员要提高档案应用效率，就要打破传统档案管理模式束缚，对工作理念进行创新改进，提高反应能力和服务意识。随着现代信息技术的不断发展，档案管理工作人员要具备创新意识，将信息数据与社会热点话题信息进行有机融合，加强对信息技术的使用利用，实现信息的创建共享，积极进行信息资源共享，发挥档案信息管理的现代化优势，为社会和人们提供比较有价值的信息资源[3]。另外，在档案信息化管理中，我们要加强对信息内容的搜索，为信息资源共享提供安全保障，使其可以充分发挥实际价值，被人们有效查找使用。

3.结束语

总而言之，档案信息化建设与档案管理对单位进步发展具有重要意义。相关工作人员要加强对信息技术功能的开发利用，提高管理工作效率，构建完善相关管理平台，实现档案的信息化管理，不仅可以节省人力资源和成本资金，还可以减轻工作人员的工作负担。档案管理是社会发展的组成基础，我们要充分利用信息技术，规范信息数据收集分类工作，定期组织工作人员培训学习，与社会热点话题信息有机融合，实现档案建设和管理工作的规范、有序开展，促进社会经济的高效发展。

参考文献：

[1]尚晓丽.对档案信息化建设与技术档案管理的若干思考[J].现代经济信息，2017（11）：81-81.

[2]徐利军.有关档案信息化建设与档案管理的几点建议[J].民营科技，2016（2）：101-101.

[3]刘之辉.关于人事档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 环球市场，2017（3）：21-21.