浅析OA系统在管理中的应用与安全

徐海军

（江苏省盐城市盐都区军休所 江苏 盐城 224001）

计算机技术的蓬勃发展，给办公环境带来了一场深刻的革命，现代计算机信息传输技术的发展，又使办公环境向着现代化办公、办公自动化（Office Automation），即OA系统就是这现代化办公技术中的一种，在行政机关中，大家都把办公自动化叫做电子政务，是办公工作处理的自动化，它利用Intranet技术，以计算机为中心，与一系列现代化的办公设备和先进的通信技术相联结，使工作人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量的目的。改变过去复杂、低效的手工办公方式和纸张的浪费，从而达到提高工作效率的目的。

由于缺乏系统了解和学习，很多单位的OA系统开发建设完成后，没能提供有效的措施保障系统的推行，导致没有真正或充分使用，针对以上种种问题，本文拟从制度、数据、网络安全、人员等方面对OA系统的实施提出一些建议。

一、领导重视，建立健全规章制度。

各部门协调配合OA系统往往涉及单位各个部门及人员，很大程度上改变了机关工作人员传统的工作习惯，在推广过程中，难免要遇到各种阻力，因此，要从思想上、制度上、人员上加以保证。首先，通过将OA系统的使用制度化，在使用实施方面，领导要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用。

二、对工作人员进行系统的学习培训

网络化的OA系统使得几乎人人都可能成为OA系统的用户，对用户的培训决定了OA软件的使用程度，培训可采用授课和现场培训的方式进行，针对不同的管理层级，不同的用户权限制订相应的培训方案。通过对OA理论、OA软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训，使用户明确OA原理、相关管理理论和具体的OA实施方法，从而提高人员的技术水平和素质。

三、重视数据共享、传输与再利用

Internet将计算机技术和通讯技术的有机结合，从根本上解决了分散数据库的集中检索，可以进行远距离信息传输，而且可以做到传输速度快、操作方法简便目前OA系统在信息管理级的基础上，具有集成化、智能化、多媒体化、运用电子数据交换（EDI）的特点，这就是要打破传统的信息独立现象，对数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立整个OA系统共享的中心数据库。对问题进行不断修改，更新，升级，才能适应需要。OA系统作为日常办公的基本业务平台，允许用户方便地自定义各种业务流程和表单，和其他系统进行数据整合，生成各种统计报表；预留良好的接口，方便信息数据的导入导出，从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。

四、安全保障系统

办公自动化可以说是网络通信技术和现代办公不断发展、融合的必然产物，它的存在与应用能够让人们的生产管理更加便利。但随着国内办公自动化系统的不断发展与普及，其中存在的安全风险越来越凸显。我们必须充分了解互联网下办公自动化所面对的安全问题，并查清问题存在的根本原因，然后采取有效的应对措施，最大程度地消除与防范办公安全隐患。

五、进一步完善相关法律法规

为保障移动计算机网络办公自动化的信息安全，首先应结合我国计算机网络办公自动化发展现状和需求，建立健全适用于我国国情的计算机网络法律监管体系。首先应当制定虚拟社会信息安全监管条例，重点围绕网络盗窃、网络诈骗、非法入侵等内容制定处罚条例，针对网络信息进行立法，并严格落实，违法必究。并全面提升法律的威严性及其对违法犯罪分子的震慑力。

六、加强网络安全预警和数据安全保护

针对入侵造成的数据安全威胁，确保在全天候 24h监控所有进出网络的文件，一旦发现病毒便会立即报警，通知使用者或管理员进行防范处理，我们可以通过加强数据库的建设，确保其物理完整性、数据元素完整性以及逻辑完整性来提高数据安全防护能力，从而进一步提升网络对病毒的预警、防范能力。对于灾难和病毒给数据安全带来的威胁，最有效的保护方法就是加强物理保护及数据备份。

七、入侵防范及病毒综合防治

为了科学、有效的防范网络入侵，确保办公自动化的网络安全，在办公自动化体系建设过程中，应当做到内外网隔离并加强访问控制，同时还要做好内部网络隔离以及分段管理的相应处理。相对而言，网络病毒的防治要比单机病毒防治的难度更大，常用的措施主要有防火墙技术、杀毒软件、安全防护软件以及技术人员定期检查、系统定期升级等等。

八、数据备份及恢复

在办公自动化系统安全防护中，数据备份和恢复也是一项极为重要的措施，当办公自动化系统遭到非法入侵和病毒破坏时，我们完全可以通过数据备份来恢复数据资料，以确保数据信息的完整性。数据备份经常采用的方式又可以细分为系统自动备份和系统外备份。在办公自动化系统日常安全管理中，我们应该同时运用两种备份方法，以确保数据破坏后能够尽快实施全盘恢复，为办公自动化系统的数据安全提供双重保障。