如何做好县级供电公司档案管理的思考

周桃花

摘 要：随着电力的飞速发展和电力改革的不断深化，档案管理工作也随着发生了变化，面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得尤为重要，论述如何做好县级供电公司档案管理工作，更深入了解并做好档案管理工作。

关键词：档案管理；问题；对策

供电企业中的档案管理是对企业经营、生产、管理等方面活动的详细记录，能够为企业的未来发展提供科学依据，对于企业管理有着重要的意义。为了能够发挥档案管理的重要作用，我们应探寻其中存在的问题，并提出解决措施。

一、我国县级供电公司档案管理现状

随着电网管理一体化进程不断推进，如何提高自身基础管理水平，成为了各个县级供电公司亟待解决的问题。档案管理工作作为企业基础管理的重要组成部分，更加引起了县级供电公司的重视。然而，只有首先找出问题所在，才能有的放矢，最终做好县级供电公司的档案管理工作，发挥其积极作用。

（1）档案意识不强。档案的经济效益具有潜在性，它为企业创造的经济效益和社会效益往往无法在当年体现，常常是间接或若干年后开始逐渐显现。因此，档案工作在一定程度上很难得到领导的重视与认可。对档案的重视程度又直接影响到档案机构的设置、人员编制、档案库房的建立、档案保管设施的配置以及档案制度的建立与执行。

（2）档案管理制度不健全。多数县级供电公司制定的档案管理制度不够健全，档案未实行统一管理，有的虽建立了一些管理制度却没有依法遵规，档案管理制度形同虚设，使档案资料的收集、整理长期处于极端被动状态，造成文件资料堆积如山、丢失等现象。

（3）档案人员待遇低、素质参差不齐。由于档案人员待遇低，所以有些县级供电公司配置的档案员素质不高，如经常是将一些老弱病残的放在档案室，有如养老院或身兼数职。

（4）对企业信息化、现代化趋势认识不足。有些县级供电公司领导不能充分认识档案数字化和管理现代化的紧迫性，对企业利用数字档案信息技术可以及时将所需信息进行加工、处理、分析，快速反映，提出应变办法，从而提高企业经济效益相关知识知之甚少，致使数字档案资源管理信息系统在县级供电公司投入使用3年，仍有部分公司没有发挥数字档案的作用，造成档案管理水平严重滞后。

（5）各项规章制度及标准执行不到位。每到检查工作发现问题，追其根源才发现原因为人员对标准制度的学习不到位，理解不透彻。标准制度成了摆在桌子上的摆设。

二、如何加强县级供电企业档案管理的认识

2.1.强化领导对档案管理的重视程度。

领导重视是档案规范化管理的关键。要让企业的领导者和决策者充分认识到企业档案是“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，是企业管理的重要組成部分，是一项需要人人参与的重要工作。提高宣传力度，引起领导、员工对档案工作的重视，提高管档、用档意识；成立“档案管理网络机构”，由行政领导对档案管理工作进行分管，从而使得档案管理有了力度；要将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。让领导干部真正重视档案工作的同时，还应加大投入，分配足够合理的人力、财力资源，对档案管理工作的资金投入会直接影响到档案工作管理的现代化及科学化程度，及时解决好现实问题。

2.2.加强档案管理培训，提升档案管理人员的综合素质，建设完善的档案人员网络体系。

在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，电力档案管理人员除了掌握归档和电力专业的基本知识外，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报等相关学科知识，在档案管理工作中应具备有积极主动的组织协调能力、观察和分析能力、处理业务水平的能力及应用现代手段的管理能力。在县级企业设置专职档案管理人员，在公司各部门设立兼职档案管理人员，以每月为期收集本部门档案资料，集中上交企业综合档案室，做到及时整理、及时归档，以便在今后的工作中查询使用，在本全宗内形成一个档案管理人员的网络体系。县级供电企业一般设置的是综合档案室，包括对文书、科技、声像、荣誉实物、人事、会计等门类档案的管理，这对档案管理人员有了更高的要求，为适应新的形势，专职档案管理员应自觉学习相关的法律法规、学习电力工程档案相关的政策、规定，深入到各部门学习了解相关的业务知识；对兼职档案员应加大档案的宣传力度，增强员工档案意识，在员工中树立档案是企业资产的理念。要提高档案管理人员的素质，最主要的途径是加强培训学习。所以企业必须将档案人员综合素质培养纳入单位人才培养计划，通过专业培训、继续再教育、进修学习等方式全面提高档案管理人员提高业务能力和知识水平。根据各县级供电企业档案专兼职人员的构成状况和岗位工作的实际需要，每年至少进行一次档案管理人员培训，以分岗位、按专题培训为主。教育培训形式应从以讲授式培训为主，逐步转变为以案例式、体验式、研讨式、互动式培训为主。

2.3.加强档案收集工作，保证档案资料收集的完整性。

档案收集如同档案工作这座大厦的基石，要做到档案收集的全面性和完整性，档案管理人员应提高工作主动性，主动催交，利用档案人员网络体系，专兼职档案人员深入在企业各方面工作中，将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。档案工作通过网络做到层层有人管、处处有人抓，档案收集自然全面到位。

三、完善供电企业档案管理工作的几点建议

（1）档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

（2）经过研究，一个主动完成工作的人与被动接受工作的人相比较，工作效率前者是后者2倍，完成结果也是大不相同。主动就是不用别人告诉你，你就能出色地完成工作。次之，就是别人告诉你一次，你就能去做，再次之，就是别人告诉了他们两次，他们才会去做，更次之，就是有些人只有在形势所迫时才能把事情做好。要充分掌握好尺度，抓大放小，让各管理人员发挥积极主动性，变“要我做”为“我要做”。在上下同一标准指导下，通过对档案管理工作不断创新使得档案管理工作科学化、规范化。

（3）所有的标准制度都有，但执行的力度却不尽理想。如果对公司下发的标准制度不认真进行学习思考，依然按照老习惯老办法在做工作。公司下发的档案管理制度已非常全面，但做好档案管理工作，不仅仅需要专职档案人员来执行这些制度及标准，更多层面还需要全体员工执行及配合才能达到管理的闭环。管理制度、标准的执行具有“强制性”的特点，要执行达到闭环，需要动用行政手段，将档案管理彻实列入绩效考核条款是保证执行的方法之一，再次就是专职档案人员要严格按照制度执行，对违反标准制度的人员不当“老好人”，通过考核来规范公司人员的档案工作行为，最终使得全公司人员自觉并习惯各类档案管理工作标准制度的执行，使得全公司档案管理工作具有良性循环的氛围。

（4）在档案管理过程中，迎难而上，逐步向信息化、科学化迈进，进一步加强档案的利用，创新利用的方式以达到资源共享的目的，使之与公司整个层面的管理形成合力。

四、结束语

总之，只有做好县级供电公司档案管理工作，才能从整体上推进电网管理工作一体化的进程。因此，县级供电公司应及时总结自身在档案管理工作中存在的问题，总结经验教训，并有针对性的采取有效措施，改进管理方式，做好本公司的档案管理工作，发挥其应有的积极作用。

参考文献：

[1]王丽霞.浅述如何做好供电企业的档案数字化管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2014，06：55-56.

[2]袁雪霞.浅述县级供电企业档案管理发展策略[J].黑龙江档案，2011，06：69.