做好乡镇档案管理工作的思考

高美洁

摘要：乡镇档案是指乡镇机关在公共行政管理活动中所形成的具有保存价值的文字、图表、音像等多种形式的历史记录。其形成的文件材料涵盖政治、经济、科学、教育、文化、卫生等方方面面的内容，是反映乡镇政府履行行政职能及服务民生情况的第一手资料和证据，是衡量政府行政管理和服务于社会质量的重要标志；也是新时期加强党的思想政策方针的落实、改善政府服务职能的依据。因此，不断审视现有的乡镇档案管理制度体系和工作方式，发现问题并解决问题，不断优化和完善乡镇管理体系，积极引入现代化管理理念和管理手段，提高基层乡镇档案管理效率，探究如何做好乡镇档案管理工作，具有非常重要的现实意义。

关键词：乡镇；领导；档案管理

一、乡镇档案管理的作用

乡镇档案管理在基础工作中具有重要的作用。作为乡镇的基础性工作，加强档案管理是当前社会发展的必然要求。

（一）便利督查

从乡镇的整体发展来看，档案就相当于其“信息中枢”，政府各部门的工作计划、工作方法、项目落实标准等都能够在档案中得到反映，这不仅为乡镇工作的信息分析提供了条件，更便利上级的监督与检查。

（二）保留事实

乡镇档案属于与具体工作相适应的原始记录，因此能够更好的维护乡镇原始面貌，回溯原始事实，印证过住案例、纠正工作失误等作用，具有其他参考资料无法比拟的参考权威性。

（三）化解矛盾

乡镇档案的整理和保存相当于将乡镇政府机关与各村及企业之间的关联的所有事件作了直接的记录在各方出现不同的矛盾和质疑时，乡镇档案就能够为解决这些矛盾和纠纷提供直接且有力的证据。

（四）拨乱反正

当前一段时间的乡镇工作有时可以通过借鉴历史某个阶段中的相似案件来做指导，同时在不断的总结整理中，发现前后解决处理问题的不足之处，能够起到积极的拨乱反正作用。

二、乡镇档案管理存在的问题分析

当前，乡镇档案管理中还存在诸多问题。

（一）对档案管理不重视

当前大部分乡镇领导均为充分认识到乡镇档案管理工作重要性，在很多乡镇领导看来，上级部门并不对档案管理工作进行检查，并且对档案管理工作也不存在硬性指标的明确规定，因此该项工作优劣并不存在差异。所以，当前乡镇档案管理工作中有十分普遍的挂名现象存在，很多领导只是单纯占据职位，但未能够真正投入档案管理工作中，未能够真正发挥出档案管理工作的效果。另外，在当前迅速发展的新农村建设工作中，大部分乡镇机关部门均未安排档案管理工作，缺乏规范、系统工作体系，并且对相关工作人员管理缺乏完善机制，从而对档案管理工作有效性产生影响。此外，由于未足够重视档案管理工作，在人力及物力方面投入相对而言比较少，基础设施建设不够完善，从而使档案完整性以及安全性受到影响。

（二）管理人员素质低

檔案管理人员在工作中普遍存在着缺乏档案管理专业知识，缺少档案管理工作热情，不熟悉档案管理业务等现象。即使部分乡镇档案管理人员是专职的，一般情况下也是由年龄较大、文化技术水平较低的人员担任，这部分人员一方面思想保守，对现代化的档案管理模式不了解不适应，另一方面，他们接受新理念、新技术的能力较差，在工作中不能熟练地运用现代化的信息技术手段对乡镇档案资料进行加工、管理和提供咨询，从而制约了新的管理手段和技术在乡镇档案管理工作中的推广和普及。

（三）档案门类不齐全

从已建档案来看，档案种类正在逐年增加，但在实际够工作中，《文件材料归档范围与保管期限表》中的各项条文没有完全落实，档案管理中所收集文件信息只涉及红头文件与上级文件，而乡镇经济发展、规划建设、科技推广以及农业基地建设等方面信息并没有收集和归档，并分散在各个有关部门工作人员手上，一旦发生人员变动，就会造成文件信息的丢失。同时，在文件类别上，文书档案所占比例较大，而照片档案、实物档案以及音响档案所占比例甚小，不利于基层乡镇档案管理工作的顺利开展。

（四）管理制度不健全

制度是乡镇一级办公室形成档案的基础，但是在实际管理中，制度的不完善却是影响档案质量的重要因素。目前在乡镇一级办公室的档案管理中，制度的缺失是一方面原因，由于缺乏专门的管理机构，制度在构建中也难以健全，对于档案的收集、保存、保密、借阅等缺乏明确规定，因此，在出现管理失误的时候也难以追究责任。此外，档案制度落实也存在一定的困难，虽然乡镇一级办公室也会根据《行政事业单位档案管理制度》《档案法》制定相应的管理制度，但是实际执行效果却得不到保证，制度的存在形同虚设。

三、加强乡镇档案管理工作的建议

面对乡镇档案管理存在的种种问题，笔者提出以下加强乡镇档案管理工作的建议：

（一）加强档案管理制度的制定与落实

要制定详细的档案管理、监督工作制度和规划，制度要科学系统，规划要长短结合，并在实际工作中逐步落实完善。乡镇档案管理制度规划的制定和落实是乡镇档案管理工作可持续发展的重要保证，所以建立健全完整的乡镇档案管理制度规划体系，对乡镇档案管理工作的不断深入开展意义重大。

（二）提高档案管理人员的素质

档案管理队伍直接决定基层乡镇档案管理水平，为了做好基层乡镇档案管理工作，要求相关管理人员要从管理人才入手，积极组建高素质档案管理队伍，并提高管理人员综合素质，进而保证档案管理工作的有效性。

（三）提高乡镇档案的利用价值

为了做好乡镇档案管理工作，相关部门应该注重对其服务功能的开发。从内部管理来讲，档案管理部门应该利用信息集散地的功能，明确各部门的工作的职责范围，提高工作效率，并为领导者的工作提供依据。从服务民众来讲，乡镇一级办公室应拓展服务内容，将档案管理机构发展成为乡镇文化休闲场所，以便于民众的信息查找与咨询，丰富民众的生活，提高乡镇档案管理工作的服务质量。