广西高校图书馆低利用率文献合作储存运行机制研究

(广西科技大学图书馆，广西 柳州 545006)

国家对高等教育的大力投入和教育部开展的本科教学质量评估工作，极大地促进了广西高校图书馆文献资源建设的长足发展。各高校为了顺利通过本科教学质量评估，加大了文献资源购置费的投入和纸质文献的采购力度。随着纸质文献采购量的逐年增长，再加上原有馆藏文献的老化，图书馆积累了大量的低利用率文献，占据图书馆有效服务空间而造成新书上架困难。一些高校馆通过扩建或重建新馆来缓解储存空间不足的问题，也尝试建立密集书库、储备书库等方式扩容文献储存空间，但每年大量纸质文献采购，加上图书馆拓展服务功能，建立诸如讨论室、研习室、创客空间、IC空间等所占用的馆藏空间，新增馆藏空间很快就达到饱和状态。在馆舍面积增长严重滞后于文献增长速度的情况下，如何存放低利用率文献，释放图书馆空间，已成为当下图书馆管理难题。本文采用问卷调查，在广西南宁、柳州、桂林、玉林、梧州和河池等地共调查13所医学、理工、师范和综合类本科院校图书馆，建校历史在50年以上的有9所，其馆藏纸质资源在100万—350万册。主要围绕图书馆馆藏情况、储存困难的文献类型、是否有密集库、低利用率文献的储存和保护等内容展开，基于调查数据，对广西高校图书馆低利用率文献合作储存的运行机制展开研究。

1 低利用率文献合作储存的背景分析

1.1 纸质图书累积量大，储存空间匮乏

随着馆龄的增长和纸质图书的逐年增加，以普通图书一般使用寿命为10年计算，所有被调查馆都不同程度地积累了大量的低利用率纸质图书(见图1)，低利用率纸质图书在馆藏总量的比例最高的占到了72%，最低的也有22%，有七成图书馆的低利用率纸质图书所占比例在44%—72%，只有三成馆所占比例在22%—29%[低利用率所占比例=(馆藏总量-2005年后的图书量)/馆藏总量]。比例低的馆是其所在学校建校历史较短，只有10—30年，以新书居多。而大部分馆的低利用率纸质图书累积量较大，占用了大量有效储存空间。因此，各馆不同程度地出现了储存空间紧张的问题(23%紧张，39%较紧张，38%异常紧张)。储存最紧张的是纸质中文图书，有12个图书馆存在此问题，其次是中文纸质期刊和学位论文，其他文献类型的储存暂时较宽松。为了扩容文献储存量，有77%的图书馆建有密集书库，有15%的图书馆打算建密集书库，用以保存那些暂时不被读者使用、借阅率偏低的图书。大量低利用率文献和新书按索书号混排在一起，造成书架拥堵，给整架和排架增加了不小的难度和工作量，也给读者快速获取文献造成困难，从而降低了馆藏文献整体的利用率。

图1 中文纸质图书馆藏总量统计数据

1.2 保护措施欠缺导致低利用率文献因损坏被剔旧

文献保护一直是图书馆的重要职责之一，但虫害、水灾和地震等自然灾害的不断危害及火灾、战争等人为因素造成的破坏，都在以不同灾害形式，不断影响着文献保护的开展，威胁着文献收藏机构文献保护职能的实现。图2反映出大多数图书馆对文献保护只着眼于防火、消除虫害和修复破损图书，没有采取温湿度的调控、防尘、紫外线杀菌和防酸碱，没有制定详细的文献保护预案和保护措施，其中有四家图书馆没有采取任何保护措施。可见，大部分图书馆的文献保护意识薄弱，保护措施有限，其原因是大多数图书馆人手不够，财力有限，把精力集中于新书采购管理、读者借阅和信息服务等工作，而疏忽了对低利用率文献的保护，造成广西许多高校图书馆每年常有低利用率文献因损坏而被剔旧。广西气候温暖，热量丰富，雨水充沛，全区各地年平均气温在16．8～23．3℃之间，各地极端最高气温为33．7～42．5℃；各地年降水量为 1 060～2 658 毫米。湿热天气居多，四季常有水南风天，空气湿度非常大，为霉菌和虫害生长提供了很好的条件。保护措施不当，纸质文献极易发霉和长害虫。因此，对纸质文献的保护首要加强防火和温湿度控制，同时辅以防虫、防水和防尘等其他保护措施，使文献资源能长期有效保存与利用。

图2 文献保护措施的调查统计数据

1.3 低利用率文献无序存放

虽有77%的图书馆自建密集书库来储存低利用率文献，但密集书库也只是权宜之计，不能彻底解决低利用率文献长期储存困难的问题。对于馆藏累积量较大的图书馆，在密集书库无法承载更多低利用率文献情况下，为了使新书尽快上架流通，常把出版时间长、借阅量少或借阅量为零的文献进行下架、打包，然后堆放到仓库或临时存放于书库某个地方。知识老化固然会让文献失去利用价值，但不是所有知识都会随着时光流逝而失去其学术价值，只在某一时段暂不被读者喜爱。如果对下架文献没有进行学术价值评估，极易把一些学术价值高借阅量少或暂时无人借阅的文献错下架。这种无序存放的文献，使得其在未来某个被需要的时刻，无法满足读者借阅需求，极大地制约了文献的学术价值发挥，也不利于文献保护。

1.4 本科教学水平评估让低利用率文献难以剔旧

剔旧是图书馆节省空间的一项常规性工作，但它给图书馆造成的直接危害就是减少了馆藏总量，又难以应对读者的随机性需求，降低用户文献需求的满足率。图3显示，67%的图书馆对低利用率文献进行过剔旧处理，33%的图书馆没有剔旧。部分馆没有进行剔旧，不是因为馆藏中无剔旧文献，而是因为馆藏总量未达到评估指标要求，不敢轻易剔旧。对低利用率文献采取剔旧处理的图书馆，是因为被剔旧的文献破损严重无法再利用，而不是真正意义上对文献藏书质量进行评估而进行的剔旧处理。长期以来，馆藏数量是图书馆向外展示自己实力的重要指标，馆藏总量和生均拥有量目前尚未达标的大部分广西高校图书馆对剔旧都很慎重。文献无法剔旧，馆藏空间增长又严重滞后于文献增长速度，从而导致图书馆的馆藏空间日趋紧张。

图3 低利用率文献剔旧处理的数据统计

1.5 服务环境变化和服务功能的拓展急需实现低利用率文献合作储存

MOOC浪潮的席卷，专业国际认证及国家“双一流”建设的大环境影响，再加上读者阅读兴趣的转移及阅读载体的变化，推动了高校图书馆的思变和改革。在维持传统服务正常运行的同时，思考如何去拓展新的服务功能来吸引读者，成为当前高校图书馆急需思考的管理难题。低利用率文献的储存管理牵制了高校图书馆大量的人力、物力和财力，制约了图书馆服务功能的拓展和管理效能的提高。图4和图5是某一调查馆的读者借阅量和数据库下载量。图4反映出2012年到2014年，读者借阅量逐年走高，2013年增幅较大，但从2014年到2016年，读者借阅量逐年直线下滑，降幅不小。图5反映出2011年到2014年，数字资源下载量逐年增多，但从2014到2016年，数字资源的下载量逐年减少，降幅较大。两组数据反映出读者对图书馆的依赖正在减弱。主要是因为碎片化阅读和浅阅读成为读者的一种阅读习惯，他们依赖于在电脑和手机等移动终端上阅读，对图书馆文献资源的利用兴趣逐渐减弱。因此，服务创新才是解决读者到馆率、文献借阅率和数字资源下载量逐年下滑的“良药”。而低利用率文献合作储存能为图书馆服务创新开辟有效的服务空间，释放图书馆有限资源。

图4 2012—2016年读者借阅量统计

图5 2011—2016年数据资源下载量统计

综上所述，广西高校图书馆低利用率文献急需实现合作储存。各图书馆虽在密集书库的排架方式、运行机制、管理和服务模式等方面取得一些实践经验，但都是各自为政，缺乏合作与共享理念。单馆的文献管理成本大却收益小，无法从根本上解决馆藏空间危机与文献激增之间的矛盾，也无力保管好文献，由单个馆独力保存文献的储存模式已不适应图书馆的发展及文献妥善保存的需要。在馆藏空间无法同步增长的情况下，合作储存成为解决文献迅速增长和馆藏空间紧张矛盾、妥善保存文献的最佳途径，可以有效解决各馆文献管理乏力、管理成本高和文献利用率不高的局面，真正实现地区范围内的文献稳态增长机制，对解决各馆普遍存在的文献存储空间危机具有非常重要的意义。

2 低利用率文献合作储存的运行机制

低利用率文献合作储存运行机制就是低利用率文献合作储存系统各要素之间，以及与合作储存系统密切相关的其他社会要素之间相互联系、相互作用的工作方式。构建高效合理的运行机制，有助于促进低利用率文献长期有效保存和共建共享，提升文献所含知识的转化和利用效率。

2.1 保障机制

2.1.1 政府的支持和推动。合作储存是一项繁重和复杂的系统工程，涉及跨区域、跨行业、跨校和各层级高校图书馆，需要政府、学校和图书馆等机构的通力协调与合作，也需要大量的人力、物力和财力支撑，单凭图书馆的内在需求和图书馆联盟难以推动和实现。国外发达国家能顺利开展和实施低利用率文献的合作储存，关键在于政府的支持和推动。广西要顺利实现合作储存，在借鉴和吸收国外先进的储存理论和实践的基础上，更需要政府在政策、法律和资源等方面给予大力支持，由其主导和制定发展规划、整合资源、配备人力和物力，才能使合作储存有法可依，有章可循、有人可用、有钱可使。因此，由广西区政府牵头，成立合作储存的最高管理机构，由其提供思想指导、权利分配和战略指引，制定合作储存的纲领、法规与政策，明确成员馆的责权利，平衡成员馆之间的利益，并负责与政府协调沟通，与政府保持积极稳固的关系，并构建和维系高校图书馆与社会的良好关系。最高决策机构下设负责具体事务的理事会或董事会，由其制定合作储存的规章制度、工作流程和文献调拨原则等，管理和监督项目的具体运作，平衡成员馆之间的需求、沟通和利益分配。理事会或董事会成员可由南宁、柳州和桂林三个区域的大型高校图书馆的馆长们组成，由其负责合作储存政策和决策的上传下达及管理方面的组织协调工作，调动成员馆的馆长们积极参与议题讨论并协助达成共识，谋求共同利益诉求，保证合作储存的良性运行。

2.1.2 资源保障。资源保障主要表现为三个方面：一是文献资源保障。明确送交馆对其送交的文献享有所有权和使用权，但不可撤销已送交储存库的文献，同时享有其他馆送交文献的使用权。这种方式既保证了成员馆对其馆藏资源的所有权，规避了送交馆馆藏总量减少的风险，又可以共享其他馆送交的文献资源，消除了师生对送交文献影响自己学习和研究的担心，又有效地保护了合作储存馆藏资源的稳定性，提高文献的保障能力。同时，确定储存库每种文献的最佳复本量，降低储存成本，提高文献容纳量，同时也要规避保留一册复本有可能丢失或破损而带来的缺失风险。二是资金保障。合作储存的经费开支主要包括书库建设、书架、网络通信设施、管理系统、文献保存和保护、人力成本、服务成本和自动化设备的购置等。其经费首要来源于政府财政拨款，其次是成员馆按馆藏规模、文献年送交量、读者数量、文献借阅量、工作人员数量和投入保障设施等因素确立各自承担的费用，再次可吸收社会资本和基金会的资金支助，拓宽资金来源，增强储存库的资金保障。三是人力资源保障。合作储存项目建设期间和后续发展中，涉及很多专业性强的工作内容，需要由专业能力强、具有一定学科背景和工作经验的馆员来承担，因此，要优化合作储存库的人员配备，从岗位设置和人员配备等方面加大政策倾斜和扶持，并不断完善人才培养和激励机制，加强对从业人员的专业技能培训和职业道德培养，合理提升服务人员待遇，改善其工作环境，提高从业人员的职业归属感和获得感。

2.1.3 技术保障。技术保障主要涵盖三个方面：一是自动化管理系统。储存库自动化管理系统要与各成员馆的自动化管理系统无缝链接，畅通无阻地实现书目共享和文献借阅服务，成员馆在自己管理系统中能查询和借阅储存库文献。二是编目数据质量。储存库文献来自各成员馆，各馆的机读目录数据质量参差不齐，有的成员馆的编目数据著录遵从国家图书馆的标准进行著录，有的馆的编目数据著录遵从CALIS标准进行著录。同时，分类标引和主题标引标准不一：如分类标引块，有的馆细分程度较高，有的馆分得比较粗放；主题标引块，有的馆的主题项做得比较标准规范，而有的馆主题标引质量不高。因此，在源头就要严控编目数据质量，制定合作储存编目数据的统一著录标准和格式，严格要求各成员馆对提交到储存库的编目数据进行修改和审校，确定无误后方可提交到储存库管理系统中。而对于同种文献但编目数据不一致的情况，以著录规范的数据为准进行合并，同一种文献只保留一条编目数据。三是储存库的设备保障。采购专门设备加强对储存库文献的妥善保护，采取防火、消除虫害、温湿度调控、防尘、紫外线杀菌和防酸碱等保护措施。同时，在资金许可情况下，添置先进的服务设备来减轻人力成本的消耗，有助于提高工作效率和管理效能。

2.2 管理机制

2.2.1 确立以区域为中心的储存管理机制。权衡地域、政治、文化和经济发展等综合因素，在广西建立以区域为中心的合作储存机制是最为理想的储存模式。南宁、柳州和桂林三市分别是桂南、桂中和桂北的政治、经济和文化中心，在三市分别建立一个中心储存库，集中储存和管理各自区域的高校图书馆的低利用率文献，能获得最佳的社会效率和经济效益。南宁市的中心储存库主要负责储存和管理以南宁市为中心圈的所有高校图书馆的低利用率文献，包括南宁、玉林、钦州和北海等地高校图书馆；柳州市的储存库主要负责储存和管理以柳州市为中心圈的所有高校图书馆的低利用率文献，涵盖柳州、来宾和河池等地高校图书馆；桂林市的储存库主要负责储存和管理桂北区域所有高校图书馆的低利用率文献。三个中心储存库由广西区政府统一规划、协调和管理，南宁、柳州和桂林三市政府在政策、用地和资金等方面给予大力支持，能有效解决各高校图书馆低利用率文献的储存管理问题。从地区文献配置和服务的整体角度考虑，扩大文献服务的范围和延伸服务的内容，能够实现被储存文献使用价值的最大化。

2.2.2 服务机制。建立合作储存库，是为了充分地发挥文献蕴含的学术价值和文化价值，通过图书馆的信息服务能把文献的价值移植和转化给读者。合作储存库因文献储存密度大、到馆读者不多和工作人员少可实行闭架管理模式。储存库主要开展文献借阅、文献传递、复印和扫描等常规性服务，为读者提供文献信息。服务对象主要为成员馆的师生，在保障师生的教学和科研需求外，也可全面向社会开放，满足社会读者的文献信息需求。成员馆只需承担本馆读者的文献借阅和文献传递等服务费，而社会读者需自行承担各项服务费。

2.2.3 利益分配机制。保证成员馆利益均衡是合作储存长远健康发展的重要前提。由于成员馆的基础设施、馆藏规模、馆藏质量和工作人员专业能力的差异，造成各馆在储存库建设的投入和产出不匹配。在储存库建设、管理和服务过程中，如只强调资源共享而忽略各成员馆投入与付出的成本，必然使得投人多的图书馆得不到应有的回报，而产出多的图书馆无需付出，从而使得共建共享活动无法持久进行。为了避免投入资源的不均衡和获取利益的不公平而造成的矛盾，可通过两种方式来满足成员馆的利益诉求：一是对合作储存库的低利用率文献资源进行优化配置，实现资源共享，扩大影响范围，满足成员馆和区域内读者的文献信息需求，提高其信息满意度；二是建立经费补贴机制，按贡献度对成员馆分级分类给予补贴，从送交文献量、参与人数、服务次数、文献借阅量和文献传递量等方面进行综合考核。每年考核两次，以半年为一个考核期，对综合得分高的成员馆、参与馆员和读者分类进行精神和物质上的鼓励和表扬，调动其积极性。

2.2.4 协调监督机制。拥有高水准和互动性强的成员馆，是合作储存稳固发展的基础。通过签订合作协议来协调政府与成员馆、成员馆与成员馆、储存库管理方与成员馆、储存库管理方与读者之间的关系，促进他们之间的良好沟通和合作，明确政府的职责、成员馆的责权利、读者的权利和义务、储存库文献的入藏条件、储存条件、保存时限、管理规范和信息服务等，激发和调动各方的积极性和主动性。同时，要加强监督和检查，不定期地召开会议，加强交流合作，总结经验，找出问题，寻求对策妥善解决问题，对好经验进行推广和普及。

总之，低利用率文献合作储存是图书馆未来的发展趋势。通过合作储存，很大程度实现了低利用率文献保存的完整性、利用和获取的长期稳定性，促进了成员馆在保存文献和提供信息服务的相互依存和合作，减少各成员馆冗余文献的储存管理成本，提高文献管理效能，发挥其资源效益最大化，实现跨地域、合作开放、资源共享、互惠互利的文献储存服务模式。因此，探讨合作储存运行机制，对实现广西区域内高校图书馆低利用率文献的资源共享和利益互惠，解决各馆低利用率文献存储困难和提高馆藏利用率具有一定的现实意义。