探析工程招标代理的信息管理与实践运用

2018-08-09梁春英

建材与装饰 2018年35期

梁春英

（广西华盛工程咨询有限公司广西柳州 545002）

招标是工程建设的一个重要环节，在招标中一个重要内容就是招标信息，对这些信息进行科学合理的管理，可以为企业的决策提供依据，提升决策的正确性和科学性。而招标代理就有利于对这些信息进行管理，招标代理机构需要掌握各方的信息，包括投标企业、招标投标管理机构、专家、招标企业和评标机构等，进而全面的掌握招标企业的意图，在各方面的要求、还有招标企业在投资资金安排方面的设想等，全面把握投标企业的情况，及时关注招标投标管理机构以及专家等方面的最新情况。

1 工程招标代理中的不足和问题

当前社会经济不断发展，国内城镇化发展的速度日益提升，工程招标代理行业得到了极大的发展，在数量和规模上不断增加，在有关制度方面也不断的优化和健全，国内工程招标代理工作也向着法制化道路发展[1]。但是在具体运营中还是存在一些不足和问题，这对该行业的发展带去了消极的影响，这主要体现在两方面：①因为对工程招标代理有各种类型的管理制度，受到这些的限制，在招标代理中一些程序较为复杂，需要花费较长的时间。因为这些条件的约束，使得在一些规模不大的工程项目中，很难对工程招标代理这一形式进行推广及应用，限制了该形式的发展，普及率并不高；②该行业对于资质要求不高，使得行业的门槛不高，这就让每个工程招标代理机构在各方面都有较大的差异，主要体现在财务状况、技术水平以及硬件设施等。除此之外，工程招标代理的有关人员在专业素质上存在较大的差别，专业素质出现参差不齐的问题。在工作过程中会发生一些违规的行为，如，暗箱操作、弄虚作假等。

当前是信息时代，信息技术得到了极大的发展，在各个领域中也得到了广泛的应用，信息传递的速度很快，不仅让数据传输的效率提升，还能够保证数据的正确性。因此，在工程招标代理工作中也需要有效的对信息技术进行应用，进而促进招投标等各项工作效率的提升，防止由于信息不畅通而导致出现浪费资源的问题。因此，在招标代理工作中需要注重对相关的信息进行管理，促进招标代理机构全面能力的提升。

2 工程招标代理在信息管理中的主要需求

工程招标活动中，招标信息十分重要，对这些信息的利用情况关系到企业在招标中的优势，只有有效的进行利用，才能将企业的优势发挥出来。当前招标代理机构的业务流程主要利用分成三个阶段。

2.1 工程招标代理前期工作阶段

在这一阶段，有关代理机构需要全面的采集工程招投标的有关信息，主要信息包括建筑市场的客体及主体信息，工程的招标信息以及工程信息等内容对建筑行业的发展具有重要作用。

2.2 工程招标代理中期工作阶段

在这一阶段中，相关的代理机构已经得到了要代理的工程项目，所以，相关机构就需要依据招标单位的委托，全面的进行招标各方面工作。在这一环节中，信息管理内容包含内容较多，如审查承建单位的各方面资质情况、依据招标单位规范开展招标、编制有关文件等。

2.3 工程招标代理后期工作阶段

在这一阶段，相关的代理机构在信息管理中需要侧重于收集和管理相关的反馈信息，基于此，对现有的信息资源进行补充以及更新，这对加强代理机构的信息管理能力和效果具有积极影响。

3 工程招标代理的信息管理与实践运用

3.1 工程招标代理中信息管理的工作流程和基本要求

工程招标代理工作中，一个重要的内容就是信息管理，这和整体工程招标代理流程之间有密切的联系。现阶段工程招标代理信息收集管理主要可以分成三个阶段：第一个阶段就是招标策划阶段。按照标的物的各方面目标，如经济特点、进度、管理特征和功能、价格服务、技术、质量以及规模等，对市场的情况进行分析，明确招标项目的综合性方案，方案中包含较多的核心要求，如，范围、实施条件、保证措施、进度以及目标等，这为招标项目具体的落实提供依据以及指导；第二个阶段就是操作执行阶段。按照有关的法律、法规以及标准和规范，以招标项目的总体策略为中心，开展相应的招标工作，主要有编制招标文件、发布招标公告、发出招标文件以及澄清答疑、接受投标文件、开标和组织评标、明确中标单位、发出中标通知书等；最后一个阶段就是评价管理阶段。在完成招标，明确中标单位之后，需要对招标过程中的不足和原因进行分析，或者是总结成功原因，进而在原有招标管控及管理流程基础上，不断的进行优化和完善，对过程中的知识以及经验进行总结。招标代理机构经过收集招标过程中的信息，可以归纳形成企业的信息数据库，对数据信息进行有效的应用[2]。图1中能够看到工程招标代理业务委托流程图。

图1 工程招标代理业务委托流程图

工程招标代理工作中需要对信息进行全方位的管理，且需要和基本要求相适应，主要包括两点：①需要实时的查询招标的有关信息以及表格；②对于招标的有关信息要做出筛选，这就需要按照相关的分类来落实，如委托人、部门和项目等，这样能够提升查询功能的便利性，在搜寻信息方面也可以节省成本。

3.2 招标资料、档案的信息管理

有关的工程招投标代理机构需要注重档案和资料的归档，要全面的落实好这项工作。对于其中存在的问题，要进行具体的分析，结合招标的具体类型，选择资源、档案归档的程度，包括部分归档和全部归档。要是发现有需要进行归档，但是还未来得及提交的档案和资料，就需要第一时间进行催交。

信息管理是工程招标代理中的关键部分，其主要功能有：项目招标策划、发布公告、编制和审查相关文件、网上预订和下载标书、项目招标答疑、整套资料的最终归档。要做到全过程的信息管理，就需要实时查询有关的报表等内容，按照各种分类条件进行筛选，让公司有关人员可以依据自己的权限，实时跟踪自己负责的项目和其运行，公司领导也能够实时掌握相关的招标代理项目的具体进展。

3.3 业务数据库的运用

现阶段国内很多工程招标代理企业在工作中都应用了招标业务数据库，但是这无法确保招标信息的及时性，一般信息都是有些滞后的。当前市场竞争日益激烈，招标代理企业要想提升自身的竞争力，就需要做好相应的分析以及调整，结合企业的具体情况，在市场中构建符合自身的业务数据库，通过互联网等方式及时的掌握其他企业在招标代理方面的有关信息。另外，在招标代理工作中应用数据库，能够对自身的档案以及资料进行分类，有利于提升管理的效果，基于此，可以对数据库中的档案和资源进行一系列的工作，包括储存、传递、加工、调取、整理以及利用等，为这些工作提供便利。

3.4 业务数据模块的运用

当前工程招标代理企业在管理工程投标信息以及工程信息中，一般都应用工程信息业务数据模块的手段，通过统计、整理和分析工程的有关信息，进而制定出最佳的招标方案，对业务数据模块进行应用，可以有效的整合招标信息，且在特定的条件下，还能够进行信息检索[3]。一般业务数据汇总统计分析查询模块中包括依据条件、分类汇总统计对各种业务数据功能进行查询，可以满足公司业务协调会议、部门业务统计汇总、业务调度会议、资质上报申请的要求，数据方面需要确保正确、可靠和统一。

3.5 业务辅助系统的运用

工程招标代理信息管理中包含主要系统以及辅助系统，辅助系统同样也十分重要，这是因为辅助系统可以基于已有的招标范文，自动的形成新的招标文件。业务辅助系统在其他方面也有重要作用，比如，可以利用其来进行查询，在招标活动中的开标文件、招标中的评标表格等都可以实现这一功能的应用。业务辅助系统还可以审核招标的资料以及文件，进而为招标开展营造良好、健康的环境，确保其真实性以及公正性。很多业务辅助系统在实际工作中的应用都有重要作用，所以，也慢慢发展成为主要系统。