浅谈建立专业技术人员的业务档案

马威

摘要：当前，我国培养了大量的专业技术人才，这些专业人才必须按照守责为本、创优为要的要求规范自己的言行、激励自己的工作，确保档案工作的完整性、安全性和更高效的利用性。由于市场经济的发展，信息技术与网络技术的大数据时代下，我们更应该充分利用现代高科技技术手段与方式方法管理专业技术人员档案。采用网络化管理和服务方式，为专业技术人才与外界人才提供信息交流，加快人力资源的快速发展。

关键词：专业技术人员；业务；档案

档案工作是一项具有管理性、服务性、科学性、文化性与政治性的工作。专业档案技术人员不仅是文件资料的保管者，更是档案信息资源的提供者。当前，我国培养了大量的专业技术人才，这些专业人才必须按照守责为本、创优为要的要求规范自己的言行、激励自己的工作，确保档案工作的完整性、安全性和更高效的利用性。如何建立和完善专业技术人员业务档案，是我国档案界亟待研究和解决的重大课题。

一、“专业技术人员业务档案”的界定

专业技术人员业务档案是人事档案的延续与补充，凡不属于文书档案，确属反映专业技术人员业务活动的材料，都应归入专业技术人员业务档案的范围，具体主要包括：个人基本情况；学历学位证书；培训、进修结业证书；执业证书、专业技术资格证书、聘书；质量控制关键岗、重点岗任职批文；专业技术人员继续教育证书与学分登记表；高层次人才证书以及各类学术组任职批文或证书；论文、论著、科研成果等。专业技术人员业务档案管理工作是对以上档案材料的收集、整理、保管和提供利用的整个流程。

二、专业技术人员业务档案材料的鉴别

专业技术人员业务档案材料鉴别的内容包括以下几个方面：

（一）材料是不是该员的。要防止张冠李戴，把不是该员的材料装进该员的档案。

（二）材料是不是属于专业技术人员业务档案内容。把属于专业技术人员业务档案内容的材料和不属于专业技术人员业务档案内容的材料加以区别，择其是者而归档。并将非专业技术人员业务档案内容的材料另作处理。

（三）材料清理是不是符合有关政策规定。要注意两点：一是以文件规定为准绳，坚决按照专业技术人员业务档案规定的内容，该归入档案的要归入，二是以审查结论为依据，对材料真伪、价值作出判断取舍。

（四）材料是否精炼。归入专业技术人员业务档案的材料必须精炼，剔除重份，防止臃肿庞大，给保管和使用带来困难。

（五）材料是不是完整。鉴别专业技术人员业务档案是否完整，主要看材料体系的构成是否完整，每份材料的内容及其外部形式是否完整。看材料的内容是否完整，主要是看材料的头尾是否齐全，构成材料的几项要素是否具备，看材料的外部形式是否完整，是指归档的材料是否有缺页、破损，霉烂变质和字迹模糊不清等现象。

（六）材料手续是否完备。主要看以下几个方面：一是审查手续。看材料是否经过审查。二是批准手续。专业技术人员档案材料是很多是反映审批过程的，如职务呈报表、职务申请表、优秀专业技术工作者呈报表等，这就要看是否有批准机關的意见和印章。如果没有，就不能作为依据。三是签署手续。主要是指对调查证明材料，由证明人所在单位对材料的来源、证明人的政治面貌及材料的可靠程度签署意见。四是盖章手续。这主要是防止把按照规定应该盖章的材料而没有盖章归入档案。五是落款手续。包括该签名的要签名，该签署单位或部门名称的要签上，该注明时间的要注明。凡缺少以上手续的要补办。

三、专业技术人员业务档案的组卷

（一）利用的方式。大体有三种：一是设立专业技术人员业务档案阅览室（邻近档案室，面积不要大），以便利用考察查阅。二是借出使用。这就要指上级机关因审批专业技术职务、出国以及商调、掌握人才信息必须借此档案的。三是出具证明材料。对不能查阅和借出档案材料的对象，采用此法。

（二）利用的范围。应掌握以下原则：

1、查阅和借用单位必须是该人员的主管单位或上级机关党组织及人事、纪检、监察部门，除此之外一般不予提供利用。因特殊情况确实需要查阅有关情况的，一般可采取由档案管理人员代为查阅，酌情以口头或书面提供有关情况。

2、利用的理由必须充足。如组织上对该人员进行考核了解，审批该人员的专业技术职务、入党、升学、出国和参加工作时间等。

（三）利用的手续

1、查阅手续。包括写出查檔报告，查阅单位盖章及其负责人签字，人事档案部门审核批准。

2、外借手续。包括借档报告、借档单位盖章和负责人签字，经人事档案部门审核，报人事部门领导批准。借出前要进行认真登记，并由借档人员签字。归档时要及时在借档登记簿上注销。

3、出具证明的手续。利用单位要使用统一规定的介绍信，派人或发函索要有关专业技术人员档案内容的证明材料，要加盖公章。

利用专业技术人员业务档案是一项十分严肃的工作，人事部门应严格按照有关部门规定的内容，结合利用者的要求，提供证明材料。查阅或接触专业技术人员业务档案的人员，必须是党员干部。查档时不能在档案上划圈批注，拆散，未经批准，不得复制，借阅时间一般不得超过两个星期。

四、专业技术人员业务档案的信息化

可以将反映一个机关、企事业单位、地区、系统全面的专业技术人员业务档案数据汇集。编写者可以根据人事档案的特点和本单位实际选择编制方法。如《干部任免情况异动表》、《专业技术人员职称评聘情况汇编》等进行图标式、表格式、文字式系统化进行汇编。汇编时确保档案数字的真实准确。人事档案工作者在收集、摘录、加工一定要严格认真仔细。确保统计资料的全面性和系统性。

由于市场经济的发展，信息技术与网络技术的大数据时代下，我们更应该充分利用现代高科技技术手段与方式方法管理专业技术人员档案。采用网络化管理和服务方式，为专业技术人才与外界人才提供信息交流，加快人力资源的快速发展。