刍议计算机在档案管理中的优越性

任丽丽

摘要：档案资料实现电子计算机管理后，各项工作、各个程序都借助于电子计算机来完成，不但大大缩小了工作空间，而且大大提高了工作效率，同时也大大促进了档案管理工作的科学化和办公自动化。

关键词：档案管理；计算机技术；优势

一、计算机应用在档案管理工作中是社会发展的需求

在我国不论文件还是档案都是文件运行的不同阶段，只是不同阶段有不同的管理方式。手工管理档案这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的桎梏。

（一）小而全的管理模式，浪费严重。绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成数量比较少，但是每个单位都要设立档案室，添置设备、配备人员，建立-整套的管理程序和方法。这种要在人力、物力、财力方面等多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、财力的重复投入，浪费严重。

（二）工作不到位，管理水平低。从目前情况看，档案室工作的水平完全取决于该单位领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是-门专业，但绝大多数的档案员是兼职的，缺少档案专业知识，工作队伍不稳定。这些因素造成了档案工作水平较低，现代化管理是档案工作的必然趋势

（三）现代化管理进程缓慢。文件、档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性”，只有工作水平基本统一才能达到资源共享。而分散管理，各单位档案室管理水平参差不齐，要达到资源共享难度非常大，且需要的时间也很长。

二、计算机技术应用在档案管理工作中是现代企业加强各项管理的所需

随着科技发展和信息化的的进程，？在单位档案管理中应用计算机技术的历程，反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，有以下几点认识：

（一）档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的檔案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

（二）现行文件和档案管理的计算机技术综合应用。由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

三、计算机技术使档案管理工作自动化。

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

四、计算机技术网络化管理档案工作在社会发展及企业发展中的作用及意义

由于在任何一个企业，尤其是大型企业或企业集团，在现代信息技术的应用上很难一步到位，所以在企业中，随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。不管企业应用的档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循着一定的档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用不仅使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，又能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化；既能减少文件形成单位多方位投入，又能满足方便利用；又能节省人力、物力、财力，将管理活动真正按其规律纳入科学管理轨道。是符合高效、精简、节约的原则，能将松散的“小而全”的机关档案室管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高工作质量，为档案工作更广泛地为社会服务创造了条件。文件中心还可以通过各市域网，逐步实现档案信息网络化，达到资源共享，并可为今后电子文件网络传输做好准备。同时也对档案管理基本理论产生很大影响。

总之，档案工作生命力的所在就是利用，因此档案工作的出发点和落脚点都必须是档案的利用工作。旧的管理模式已经不适应需要，就应该建立新的模式。利用计算机管理档案逐步取代各单位手工管理档案是档案工作的发展方向。