浅谈档案信息的真正数字化

李新生

摘要：随着时代的发展，特别是社会的进步，我们人类社会已经进入到了数字化时代。然而，我们的档案管理工作还未能与时俱进，未能全面而迅速地与时代发展接轨，因而某种程度上制约了档案管理工作的科学化发展，尤其是在我们大力提倡全面构建服务型政府理念的前提下，我们档案管理工作实际上未能充分发挥现代服务功能。面对数字化时代，我们的档案管理只有坚持走数字化管理的道路才能真正适应时代的发展，才能为社会的科学发展、可持续发展贡献出我们档案管理工作的智慧与力量。

关键词：档案信息；数字化

一、档案管理工作的现状

首先，以保密性为借口，各自为政，各行其是。因为档案管理工作本身的性质和特点决定，任何行业、单位与个体的信息其实都是具有保密性的，这在当今社会人们普遍重视维权与隐私权保护的大背景下，最大程度保护人们的信息，其实一直是人们的愿景，更是社会发展的必然。然而，这也给不同行业、不同部门的档案管理工作提供了各自为政的借口。所以，时至今日，我们所看到的依然是一个行业有一个行业的管理规范与标准，一个部门又有自己部门的管理制度与操作流程，不同行业与不同部门之间很少有管理方面的真正交流，更不用说是合作了。

其次，面对大数据时代，档案管理却没有真正利用好大数据。不是因为我们没有实力，更不是因为缺乏技术支撑，而是因为在思想意识里我们不能。档案是隐私，是保密的，怎能利用大数据而共享呢？就是这样的思想观念与指导思路，致使我们到现在也没有一个在大数据平台下可以用来共享的科学的管理机制。

此外，人才匮乏，经验不足，思想观念陈旧，尤其是缺乏融会贯通的通识性档案管理人才。不同行业，不同部门的专业化档案管理人才，从整体来看还是缺乏的，尤其是基层的专业档案管理人员更是匮乏。虽然最近几年里我们也重视了相关人员的培养与选拔，但是，作为管理部门的档案员总是无法迅速应对大数据时代的发展，他们缺乏数字化管理的专业知识以及相关经验。

二、新时代档案管理为什么要走数字化管理道路

随着人类社会生产力水平的不断提高，特别是现代技术诸如现代计算机与多媒体技术的广泛应用，我们人类社会已经全面开启了信息时代的发展，互联网+模式下的物联网技术也正在全面开启人类的新生活，我们人类社会已经真正进入了信息化时代、数字化时代。那么，作为服务部门的档案管理工作理应顺应时代发展潮流，坚持走数字化管理的道路，充分利用好大数据平台，科学管理，高效管理，努力提高管理的质量与服务水平，为现代化社会的全面发展注入新鲜活力。这是时代发展的要求。与此同时，就我们档案管理工作本身发展来讲，相对于传统管理制度下的信息丰富而管理混乱、人员冗杂而管理低效的不争事实，数字化管理可以节约管理成本，尤其能够适应时代发展而提供高效、快捷、高水准的服务。

三、新时期的档案管理工作如何走数字化管理的道路

所谓数字化管理道路，其实就是基于现代电子计算机应用技术以及网络通讯技术的大平台上的数字管理技术道路。我们坚信：未来的人类社会一定是高度发展的数字化生活社会，任何制度下的政府管理职能都将更加凸显服务性。所以，档案管理工作也必将走上数字化管理道路。

更新思想观念，用数字化管理的理念武装自己。

人类已经全面开启了数字化生活时代，那么，作为人们享受生活服务的档案管理工作就该理所当然地顺应这一时代发展潮流，与时俱进，为人们提供快捷、科学、高效的信息服务。

着手制定统一的国家层面的基于数字化管理的档案管理标准或者规范。

尽管不同行业、不同部门之间各类信息异常庞杂，但是，如果还继续执行以往的部门管理标准，那么我们就无法适应时代的发展，尤其不能适应大数据时代发展的要求。虽然，面对纷繁复杂的情况，要想制定一个相对科学的管理标准是件非常困难的事情，但是，我们也要着手做，而且要做得迅速，做得科学。否则的话，有那么一天，我们会发现因为我们的借口或者因为的观望，我们真的为大数据时代所淘汰了。

要制定这样一个基于大数据平台的行业标准，需要党和国家统筹兼顾，在充分调查的基础上，充分考虑不同行业、不同部门信息管理的性质、功能以及作用，确保其在大数据平台下科学运营，又能充分发挥监督与管理作用。

科学制定大数据平台下档案管理工作必须坚持的原则或者法律。

首先，应当是保密性与服务性相结合的原则。因为档案信息的特殊性，所以我们在依法依规管理的前提下，必须将保密性原则放在首位，这既是现代社会人类生存权的体现，又是以人为本管理理念的最好彰显。然而，任何人都不得以保密性为借口而忽视或者弱化服务性原则，这是因为在现代社会里依法享有政府提供的服务同样是每个公民的权利。所以，为社会发展以及所要的人及时准确提供便捷、高效的服务，将成为未来档案管理工作者的中心任务。不是为管理而管理，而是用管理提供优质服务，这才是档案管理的终极目的。

其次，坚持科学性与共享性相结合的原则。科学性，就是所有的档案信息采集、录入、存储、应用等都必须保证准确无误，同时确保这些信息在大数据平台上不被恶意篡改、使用。所谓共享性，就是指在大数据平台之上，只要通过合理申请、操作就能享受相應的服务。例如我们信访档案信息管理与公检法甚至社保部门等的信息管理，使用的是同一个统一的管理系统，共同运作在大数据平台之上。对于那些基本性信息，系统可以提供给任何一个管理部门，我们可以成为公开的明示性信息，也可以叫绝对共享信息，不同行业、不同部门没有必要都要录入管理，由系统平台共享提供即可。在同一个大数据平台上，不同部门只需根据自己的管理职能或者服务职能来建设、管理自己领域的信息即可。这样既可减少重复性管理，又能真正降低管理成本，尤其是能为需要者提供及时、便捷的服务。应该说，这也应当是我们政府管理更加科学、社会发展更加文明的最好体现。

总之，我们人类社会的大数据时代应经全面开启，人类社会发展过程中所能提供的以及人们所希求的服务也必然会以全新的面貌展现，所以，我们的档案管理工作必须正视这一事实，而且尽快走上数字化管理的道理，为现代社会的全面发展、科学发展、可持续发展提供强劲动力。