加强高校毕业生档案管理提升人力资源效用探究

米力坎木·艾木拉江

摘要：接受大学高等教育的人数在不断增加，大学生数量增加对社会产生了很大的影响，一方面为社会提供了更多高质量的人才，大学生成为促进社会发展的中坚力量；另一方面，大学生数量增加，管理工作难度增加，高素质人才难以充分发挥作用。大学生的市场范围在不断扩大，一定要对高校毕业生进行合理分配，根据不同专业人才进行不同领域的分配。对高校毕业生进行分配的依据就是根据学生的实际能力，高校毕业生的档案记录学生的基本情况，一定要对高校毕业生档案进行合理管理，以提高人力资源效用。

关键词：高校毕业生；档案管理；提升人力资源效用

引言：

高校毕业生数量的增加为就业市场带来了很大的压力，一定要对高校毕业生进行合理管理，充分发挥其作用。加强对高校毕业生档案的管理是一件非常重要的工作，高校毕业生档案主要记录了学生的籍贯，年龄，学习成就等个人情况，让企业可以对学生的基本情况有一个了解，根据对学生能力的分析为学生安排合适的岗位。高校毕业生档案管理工作在不断改进，但是仍然存在着一些问题，对人力资源的分配产生影响。本文主要针对加强高校毕业生档案管理提升人力资源效用的相关内容进行分析。

一、高校毕业生档案管理工作中常见的问题

在寻找加强高校毕业生档案管理提升人力资源效用措施之前，首先对高校毕业生檔案管理工作中常见的问题进行分析，然后针对具体问题寻找对应的解决方法。

（一）档案数量多，管理工作难度大。大学教育的普及化使得接受大学教育的人数迅速增加，人数的增加使得档案管理工作量增加，很容易出现档案混乱，导致学生个人情况记录出现错误，对人力资源的分配产生影响。这种情况在进行档案管理工作中非常常见，对人力资源效用产生影响。

（二）档案管理方式落后，工作效率低下。在进行高校毕业生档案管理过程中很多学校的档案管理工作还是采取传统的方法--人工管理，在进行人工管理的工作过程中，工作人员的情绪很可能影响档案记录情况，而且人工工作出现错误的情况比较多。很多高校都开始引入自动化办公设备对档案工作进行管理，学生档案会随着学生的实际情况变化而变化，通过使用自动化办公设备，可以很轻松的找到学生的档案进行修改填补，这些优势都是人工工作没有的。

（三）档案管理工作人员工作能力有所欠缺，工作态度不端正。在进行档案管理过程中，工作人员是必不可少的，工作人员的能力水平和工作态度可以间接决定学生的档案管理情况。在有的高校中，会让老师或者学生兼职负责档案管理工作，这些人大多缺乏专业的档案管理工作能力，在进行管理的过程中工作态度不端正，会导致在工作过程中出现很多疏漏。

（四）在进行档案管理的过程中，太过注重保密，不注重应用。在高校毕业生的档案管理中，保密工作的重要性不言而喻，涉及到学生的个人隐私情况，在进行档案管理的工作过程中首先一定保证信息的安全性，避免被一些有心人利用，对学生的信息造成泄露。但是现在高校中普遍出现这样的情况：对学生的信息保护过于严密，导致企业在招聘的过程中不能及时了解到学生的相关信息，导致人力资源不能合理分配。

二、加强高校毕业生档案管理工作，提升人力资源效用

在进行档案管理的过程中一定要考虑到各方面的因素，对档案进行管理，减少在档案管理中出现的错误，而且让档案可以充分发挥档案本身的作用。规范档案管理工作，严格工作程序，对整体高校学生负责。接下来对具体的措施进行表述。

（一）在档案管理工作中，创新办公，引入新型办公设备。科技是第一生产力这句话是毋庸置疑的，在进行档案管理工作过程中可以引入具有一定科技含量的机器设备，优化工作程序，提高工作效率。在各行各业中，自动化办公已经成为一种趋势，在档案管理工作过程中可以引入自动化设备，进行办公。学生在高校就读期间，积极学习各种新东西，参加各种实践活动，学生的档案应该随着学生的变化不断完善。在落后的档案管理工作方法中，档案的管理工作一般是人工进行管理，通过纸质材料对学生的情况进行记录，如果要对档案情况进行修改或者添加时非常困难的，需要耗费一定的时间和精力。如果能够及时引进自动化办公设备，将学生的信息都录入到数据库中，如果需要修改或者添加可以直接通过计算机端进行操作，轻松完成档案的修改。而且将学生的档案录入到数据库中，管理和使用都是非常方便。因此，在档案管理工作中，可以适当进行创新，引入自动化办公设备，提高档案管理工作效率。

（二）提高档案管理工作人员的工作能力，端正其工作态度。

随着档案办公自动化的发展，在办公过程中机器发挥着越来越大的作用，但是机器是没有自己的思维的，很多事情不能考虑周全，工作过程离不开工作人员，工作人员的作用是不可替代的。在高校的档案管理工作中，聘请有专业管理能力的老师对档案进行管理，在工作人员的选择过程中，尽可能选择经验丰富，肯吃苦耐劳，细心谨慎的工作人员。制定科学的管理方法对工作人员进行管理。例如，实行专岗专人的制度，每个岗位都有专门的人负责，避免出现一岗多人的情况，因为如果出现一岗多人的情况，工作过程中互相推辞工作，在工作出现问题之后互相推诿责任，严重影响工作效率。在工作过程中，不放松对工作人员的监督，学校可以邀请全校的师生对档案管理工作进行监督，一旦工作人员出现疏忽可以对其举报。学校方面可以组织员工们进行培训，提高工作人员的工作能力，例如，可以组织工作人员参加相关内容的主题讲座；组织工作人员集体到其他地方学习；实行一些奖惩制度，对表现好工作认真的工作人员进行奖励，对于工作态度消极的工作人员进行惩罚等。

（三）对高校毕业生档案进行充分利用，优化人力资源配置。高校毕业生在求职过程中，相关企业一定会对学生的个人档案进行了解，从目前的情况来看，学校对于学生的档案进行保密，企业很难了解到学生的个人档案，只有通过学生个人递上简历了解，档案的作用没有充分发挥出来。在档案的管理过程中，对档案进行管理，在对学生的隐私进行保护同时方便一些企业对学生的情况进行了解。

三、结语

个人档案对于高校毕业生是非常重要的，一定要做好高校毕业生的档案工作，重视工作中的细节，充分发挥档案管理的作用，优化高校人力资源分配，充分发挥当代大学生的作用。

参考文献：

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