加强机关会计与档案部门沟通提高会计档案管理水平

苏楠

【摘要】机关会计档案管理是日常管理中非常重要的工作之一，其不仅可以反映机关各部门经济管理的完整信息及资源，而且能为机关的内部管理起到监督的作用。近年来，机关会计档案存在问题，既有档案部门业务指导的不到位，也有财务部门轻会计档案管理等因素。因此，机关必须调整管理思路，改进档案管理的方法。文章就新形势下，加强机关会计档案管理水平提出一些有效对策及意见，以供参考。

【关键词】企业 会计档案 管理

会计档案是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料，它是通过会计核算所取得的会计资料。会计档案管理工作是一项重要且烦琐的工作任务，良好的企业档案管理也是企业获得长足稳定发展的重要保障。机关的会计档案是机关档案全宗的重要组成部分，它具有与其它门类档案相同的考查、凭证作用，在机关建设中有重要作用。

一、重视档案管理工作，促进财务部门和档案部门良好协作

当前机关会计档案管理的意识薄弱，财务部门与档案部门缺乏必要的沟通与合作。档案部门没有主动介入会计工作中进行业务指导与监督，造成会计业务与会计档案管理相脱节的现象。

鉴于此现状，机关应提高内部会计档案的认知度，对会计档案管理工作进行规划管理。档案部门将会计档案的宏观管理与具体的业务指导结合起来，注重解决档案部门与财务部门的缺口问题，与财务部门建立起良好的协作关系，制定行之有效的措施，各机关单位应提高本单位会计档案管理工作的重视度，对会计档案进行规范化、有序化管理，确保会计档案完整、有序、便于查阅，真正提高会计档案管理工作的成效。

二、增强机关会计档案人员的培训力度，提高其综合素质

档案是一种非常珍贵的信息资源，会计人员是会计档案整理的第一责任人。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳人会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。档案人员的综合素质不仅包括会计专业素质，还包括思想道德素质、职业素质等。所以，企业应做好会计档案人员的培训工作，包括专业知识及其他综合素质的培养，统一思想，提高相关人员的责任心与职业素质、管理水平，进而促进企业的发展。

三、建立健全相应的会计财务档案管理规章制度

近年来，档案部门虽然制定了有关会计档案的管理办法，但对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等间题没有做出具体的可操作性强的规定；财会部门也没有把规范化管理规章制度纳人会计人员岗位责任制中，使会计档案的管理制度不健全。

会计档案管理必须要规范化，这样才能防止档案材料出现丢失或者混乱等不良现象。将日常管理工作列人档案管理中，明确管理的职责、目标、责任，企业应首先要建立健全相应的档案管理目标与责任、制度，包括保管制度、归档制度、保密制度、移交、销毁制度等，对会计财务档案日常整理、归档、保存、查询等工作进行规范化，提升会计档案管理的效率，建立健全的会计档案管理制度。

四、销毁会计档案资料应严格定期进行

会计档案的鉴定、销毁工作弱化，影响了单位档案的整体管理水平。会计档案保管期满，需要销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编制会计档案销毁清册。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。

电子会计档案的销毁还应参照国家关于电子档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后由企业档案管理部门、会计部门和信息系统管理部门共同派员监销。对于存储在不可擦除载体上的保密电子文件，应连同存储载体一同销毁，并在网络中彻底删除。

五、同步升级会计档案资料，使其与计算机系统相匹配

定期同步升级资料等信息，特别是系统管理升级的时候。对于不同形式的资料载体进行妥善保管，比如磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并要采用防高温、防尘等措施。所以对于档案资料的管理，应与计算机版本同步升级，杜绝资料打不开或者丢失的现象发生，同步计算机相关系统和档案管理文件的升级，这样给会计档案的利用带来诸多便利。

六、加强会计档案资料的监管力度

应当培养具有会计、档案管理知识的专业人员进行档案管理，在工作过程中不断加强培训，增强管理人员的管理意识、提高专业素养、增强职业道德，调动管理人员工作的积极性，做到爱岗敬业、坚持原则。企业应派相应的监管人员对档案的保管情况等进行不定期的抽查，确保卷宗的保存环境良好，卷宗装订达标、摆放整齐、按类放置、档案资料完整，便于查询。财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。确保会计档案资料保存能完好无损，规范有序。在监督工作中，如出现不良状况，应及时通知相关人员予以改正。

七、充分融入先进的檔案管理技术

电算化财务会计档案彻底取代传统财务会计档案，发挥了更大会计电算化管理的功能，认真完成机关档案管理工作，提升单位管理的效率，建立电子会计档案管理系统，使电子会计档案从接受、核算到归档查询实现一体化管理。

结语：

总之，机关会计与档案部门必要的沟通与合作，无论对提高财会档案的管理，严格会计档案制度，还是发展机关经济建设，都至关重要。因此，机关单位领导人员应提高档案管理的重视度，建立健全档案监管制度，提高相关人员的综合素质，引进先进的档案管理技术与手段，提升档案管理的管理效率与管理水平，

使会计档案更好的为机关单位的改革发展服务。

参考文献：

[1]许琳.电子会计档案与纸质会计档案的比较分析[J].财会学习，2017（21）：119-120.

[2]梁静.电子会计档案管理与纸质会计档案管理的比较分析[J].民营科技，2017（04）：107.

[3]王万海，丁卫萍.新形势下高校会计档案管理问题探讨[J].财会研究，2016（07）：60-62.

[4]周卫华.电子会计档案与纸质会计档案的比较分析[J].财务与会计，2016（12）：54-55.

[5]李霞，刘天，刘欣.会计档案管理工作探析[J].现代商业，2016（08）：146-147.