档案信息化建设及档案服务工作问题探究

焦丽燕

摘要：随着外国先进的管理制度传入中国，我国逐渐发现了自身与世界先进国家在档案管理方面的差距，并且不断努力改善这种情况，以达到我国民众的期盼。将档案管理逐渐的向信息化的方面迈进，并且逐渐完善档案服务工作是当前我国档案管理工作的重中之重，而且要知道档案信息化的建设并不是一帆风顺的，其中存在着很多问题，所以在就如何推进档案信息化建设以及档案服务工作进行了探讨与研究，并且提出了一些有利于完成工作的措施，以期对大家以后的工作提供一定的借鉴和参考作用。

关键词：档案信息化；档案服务工作；问题；措施

档案信息化建设一直以来就是我国档案行政管理部门工作的重点，加快我国档案管理信息化的进程有利于将现代信息技术更好的应用到档案管理活动中，更好的对档案中的信息进行处理，方便对档案进行审查以及查找，从而更好的实现为社会服务的目标。档案服务工作也应该跟上档案信息化的脚步，档案服务工作作为档案研究的后续工作应该保证持续跟进，同时也应该具有自己的特点。档案信息化建设的主要内容是指档案信息的数字化即通过先进的数据技术手段将传统的文档和已经保存的电子档案综合起来用来构建一个档案信息库，此外档案信息化建设还包括档案网站建设和數字档案馆建设。

一、档案信息化建设以及档案服务工作的重要性和紧迫性

将档案自身的资料信息化或者说是将档案的信息与政治经济·社会文化等进行融合处理信息化的过程被业界称为档案信息化。档案信息化建设的目标就是致力于将档案中的信息进入到社会的大交流系统中去，这样才可以将档案中的信息在最大的范围内传播，更好的服务社会，造福大众。近年来国家相继出台了一系列的法律法规和相关规定，想借助国家政府的力量来帮助档案信息化建设以及档案服务工作的进行。在这样的大背景下档案信息化建设较前几年取得了突飞猛进的发展，数字化档案馆的建设速度大大加快，全国各地的档案部门几乎都进行了积极的探索与创新，并且取得了明显的效果。目前来看档案管理信息化建设可以说是迈上一个新的台阶，档案信息化建设的重要性可以分为以下三个方面：

（一）档案信息化建设可以改善档案管理工作

就目前我国档案部门关于档案管理的现状来看，只有将数字化技术引进到档案管理工作中才能突破传统的档案管理工作的局限，实现预期的网上归档，网上管理，信息共享和网上便捷查档。这些措施都可以极大的提高档案管理工作的工作效率，减少一些不必要的资源浪费，同时节约了时间。同时档案管理信息化可以使档案管理工作逐渐的公开，是档案管理部门从封闭走向开放，揭开了原来的神秘面纱，实现了档案信息资源的最佳配置，进而为社会提供高效优质的服务。

（二）档案信息化是当今发展大形势的要求

当今时代是信息化的时代，是大数据管理的时代。数字档案馆便是体现这种时代特征的最好的代表，步入二十一世纪以来，各级档案管理部门纷纷都成立了数字档案馆，由于无法共享的特点，这就使得一些珍贵的信息资源不能很好的被各级政府机关群众所使用，从而丧失了其存在的部分意义，所以说建立一个全新的电子数据档案馆这个新项目就逐渐被提上议程了。

（三）档案信息化以及档案服务问题是社会的强烈需求

当今社会，人们的时间观念越来越强，再加上生活节奏越来越快，所以说当部门管理领导做出决策后就要求其所属的工作人员迅速的做出反应；各职能部门的工作考察也要具有快速·准确的特点；社会广大观众对档案信息的需求量也不断的增加。这就要求档案信息管理部门做出一些改变，转变传统的管理模式，采用一些现代化的服务方式，将档案信息及时的提供给需要的人们，切实做好档案服务工作。

二、如何推进档案信息化建设与档案管理服务

很多人认为档案信息化只是一个简单的文字概念而已，其实不然这是一项真实存在的复杂且庞大的工程。目前档案信息化建设以及服务工作中存在着很多问题，首先限制性最强的便是资金因素此外还受到人员·管理·技术等多种因素的制约，所以我们要相信过程，不断的总结过程中的经验教训，使档案信息化建设与档案服务趋于完善。

（一）提高档案管理人员的专业素质

由于人们的观念意识比较落后，总是认为档案管理部门是一个可有可无的部门，将档案管理人员看成是仓库管理员，总是认为他们是在这里的工作是养老。这就极大程度上打击了他们的工作积极性，再加上有的地方的政府对档案信息管理人员的重视程度不够，只为他们进行了简单的工作培训，没有进行深层次专业性的培训，这就造成了档案管理人员能力较低现象的出现，从而进一步降低了档案服务工作的工作水平，不能更好的服务大众。

针对这样的现象，我们应该对档案管理人员进行业务培训，提高他们的工作能力，同时应该端正档案管理人员的工作态度，树立责任意识。严格工作人员的选拔制度，选拔出一批能力强的专业的档案管理人员。

（二）引进先进的档案管理技术

目前各大应用平台不能实现信息共享，这很大一方面的责任在于信息管理部门对档案管理的方式不相适应，经常出现南辕北辙的现象。从一定程度上降低了领导对档案工作的重视程度和档案管理人员的积极性，形成档案归档不详细-利用率低下-档案工作不受重视的恶性循环。所以说档案管理部门不能拘泥于现状，应该引进先进的科学技术同时改变档案管理模式，提高档案信息化的质量，还应该打破传统的那种信息库之间的隔阂，实现档案信息共享，更好的为人民大众服务。

（三）注意档案信息系统的维护

目前市场上档案信息化软件较多，但水平良莠不齐筛选起来十分的困难，这就影响了部分单位档案信息化的质量，再加上这些软件的售后服务得不到保护，一旦软件发生问题，造成档案信息泄露和遗失就会造成严重的负面影响。

三、结论：

总而言之，档案管理走上信息化的道路是大势所趋，所以我们应该认识到档案信息化的重要性以及要明白档案信息化及档案服务工作的重要性。合理利用一些措施来解决档案管理信息化过程中存在的问题，是我国的档案管理工作更好的为人民群众所服务。

参考文献：

[1]孟建国.树立信息意识适应企业文书档案管理新要求[J].科技创业家，2014（5）

[2]王俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2016（9）