档案管理和公文处理衔接问题的处理

冯芳兰

摘要：档案管理与公文处理有着非常密切的关系，在档案管理工作中，首先要对公文进行处理才可以把公文资料进行保存和管理从而形成档案。目前在公文处理与档案管理工作的衔接中还存在着一些问题，有关部门需要明确二者之间的关系，采用科学有效的方法去处理二者衔接工作中存在的问题，这样才可以为后续的发展打下基础。因此，本文对档案管理与公文处理衔接方面存在的问题进行了的探究，并提出了相关对策。

关键词：档案管理；公文处理；衔接问题

一、档案工作和公文处理衔接方面存在的主要问题

（一）公文处理不规范

目前相关公文处理人员在进行档案管理工作的过程中，没有意识到档案管理工作的重要性，没有规范档案管理工作中的行为，档案管理的现代化建设意识不强，无法把科学技术应用到档案管理工作中。档案是由公文演变而来，公文质量受到相关制度的影响，公文的質量影响着档案的质量，档案管理工作的规范性、管理性和科学性与公文的制发有着密切的关系，所以在实际的公文处理过程中，一定要结合档案的实际情况进行全面考虑，提高档案管理工作的效率，促进档案管理工作的发展和建设。

（二）公文处理的数量和质量不成正比

现阶段，社会中的信息量不断增加，公文的数量也保持在一个逐渐增长的状态，公文数量不断增加，但是相关工作人员的公文处理质量无法保证，影响档案管理工作的质量。有一部分工作人员在实际工作的过程中，只注重工作效率而忽视了工作质量，这会对最后档案记录管理有着严重的影响。档案中记录的信息材料与政府部门工作人员的工作岗位有着直接的关系，并且也影响着政府部门的工作效率和档案管理水平，所以相关工作人员一定保证公文处理的质量。

（三）公文格式不合符国家规定

我国有多部法律法规对公文处理以及档案管理工作进行规范，但是在实际对文件进行归档时一些操作性的错误普遍存在，这对文件管理工作质量的提升有重要影响。

1.用纸不达标，装订不规范

在进行公文管理工作的过程中，对公文使用的纸张也是有严格要求的，通常需要使用国际通用型的A4纸张，要保持纸张完整，正面背面都要保持干净整洁，整理好后进行左側装订，避免出现少页漏页的情况。但是在实际公文处理的工作中，相关工作人员没有按照纸张的要求去执行，纸张类型和大小存在差异，装订不整齐，无法进行长时间的存放，这对公文处理工作的效率和质量有着的严重的影响，同时也影响了档案中信息资料的完整性。

2.版记不全面，附件不规范

文书部门为实现与档案部门的有效衔接，必须实现对版记的全面利用，这对实现文档一体化有极大的促进作用。在实际进行文秘工作时该项工作并不能得到应有的重视，甚至会出现只有主题词而没有抄送以及抄发单位现象，这对文档一体化的实现有极大的阻碍作用。《国家行政机关公文格式》中有对公文附件做出明确规定，但在实际进行公文制发时并不能实现对上述要求的有效满足，字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致以及附件单独装订时不标识正文字号等现象都是其中存在的主要问题，这对是公文的归档以及归案工作有不利影响。

3.文种使用不当，办理程序不规范

通过对《国家行政机关公文处理办法》的规定主要将公文划分为13种，但在实际进行应用时往往不能实现对决定以及意见的有效区分，通知与通告也存在混用的现象，这导致公文的实际价值与意义不能得到有效的区分。这不仅对公文受理机关工作的顺利进行有阻碍作用，同时不利于公文作用得到最大限度的发挥。公文办理程序也是一个体系，具有一定的严密性，在实际进行公文管理工作时必须对其进行反复的核对，从根本上实现对档案工作后患的避免。

二、档案管理与公文处理工作有效衔接的对策

公文处理工作是在公文形成、传递和存储的过程中结合有关部门的标准和相关制度，对公文进行处理、使用、归档和存放管理，在这个过程中使公文发挥出其原有的价值。公文处理工作与档案管理工作相互对立，相互协调，在进行档案管理工作时，需要先对公文进行处理，公文的处理工作影响着档案管理工作的质量，是档案管理工作的核心基础。

（一）公文处理规范化

在实际工作中，树立文书处理工作规范化、标准化、科学化与档案工作规范化、标准化、科学化同行的工作指导思想要把住文书处理工作规范化、标准化、科学化的入口关，是做好实现档案工作规范化、标准化和科学化的基础工作。也就是把文书处理工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起，即“文档一体化”。“文档一体化”旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。文书处理工作是“文档一体化”的基础性工作，最重要的是文秘人员必须具有较强的档案意识。

（二）强化“全过程管理”工作

1.要树立质量管理意识，不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是“全过程管理”的前提。

2.要严格遵循《档案法》、《格式》和《办法》等法规。这是“全过程管理”的根本法，公文处理的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文法管理要求及公文归档工作均在这些根本法中作了明确规定，全体档案工作人员和文秘人员应该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。

3.要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是“全过程管理”的基础。此外，还必须建立一支过硬的、相对稳定的工作队伍。文秘工作和档案工作都具有较强的专业性和技术性，不能设想一个人员素质小高、更换频繁的工作队伍能创造出优秀的工作业绩。

（三）强化“文书部门立卷”工作

“文书部门立卷”是《档案法》早已明确的一个基本制度。《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责，及时整理（立卷）、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写案卷类目，将其及时对号入座，使文件的立卷工作日常化。

结语：

公文也是一种公务文书，具有一定的法定力以及规范体式，主要在行政机关的行政管理体系中形成。不仅可实现对党和国家方针政策的传达贯彻，同时也作为一个重要工具始终存在于经验交流以情况报告工作中。公文处理和档案管理是相辅相成的。积极促进公文与档案管理衔接，优化工作效能，应当着手完善相关制度，强化一体化的管理意识，注重公文和档案工作的精细化管理，不断优化公文处理与档案管理的衔接机制。