浅谈档案著录管理中计算机的应用

徐丹丹

摘要：在这个信息化的时代，经济知识发展迅速，传统的档案管理技术已经不能满足当代社会发展的需要，档案用文字、图片、声音、影像记录国家、社会组织以及个人在政治、经济、文化等领域的社会活动，记载社会的发展进程。当前社会的变化促进档案管理的改革，档案管理要加入先进的技术，计算机技术在档案管理中占据重要的位置，起重要的作用，本篇文章主要阐述了档案著录管理中的应用技术。

关键词：计算机技术；档案管理；档案著录

档案是国家的重要组成部分，档案记载着我国在各个历史阶段的发展过程，为后人研究历史提供了材料，信息完整准确的档案可以真实的还原历史，档案是一种信息资源，我们要充分利用这种资源，把资源转化成价值，促进社会的发展。在对档案的管理中，积极建立档案信息管理体系，对档案进行统一的管理，而运用计算机技术管理档案是当今时代的发展要求，计算机可以编制档案目录，也可以检索档案管理中特殊的信息，提高档案的利用效率，本文从计算机角度出发，分析档案著录中的计算机应用。

一、计算机应用于档案管理中的功能及必要性

档案在进行整理资料、编写信息、检索档案、统计整合资料，查找翻阅等需要运用计算机技术。

计算机应用于档案管理中的功能：

1.读工作，其次，利用数据库内的数据编制案卷目录和专题目录，数据是自动编写不依靠人工。

2.利用计算机检索档案。档案著录清楚的标明档案形式特征以及内容特征，根据特征检索出适合文件或者档案。

3.利用计算机统计和借阅档案。计算机要对档案的入库数量、出库数量以及档案在库存的占有率进行统计，对于被调阅或是已经归还的档案也要进行登记。对档案目录进行识别，了解设计的逻辑程序，自动整理和挑选将需要的档案内容，然后把内容输入计算机，最后输出或者打印需要的内容。

二、计算机应用与档案管理中的必要性

信息化的发展进程加快，计算机技术应用的范围逐渐向各个领域扩展，档案事业为了更好的发展，在管理过程中也融入了计算机技术。随着社会的发展进步，社会对档案管理提出了更高的要求，档案管理面临着严峻挑战，因此，档案管理需要改革来促进自身的发展。档案信息数量增长的速度越来越快，传統的管理技术消耗大量时间和人力，甚至阻碍了社会的发展，但是，利用计算机技术可以提高档案管理效率。计算机的储存量比较大，可以储存大量的档案信息，计算机还可以对档案进行整理和归类，只要在计算机中输入关键词就可以检索出想要的信息，节省了查找时间，档案工作人员也可以在互联网建立相关网站，人们通过计算机技术查找信息，提高档案信息的利用效率。

三、计算机在档案著录管理中的应用

（一）计算机在档案输入中的应用。传统的档案是纸质档案，记录信急一般靠纸和笔，需要工作人员一笔一划的记录，消耗时间长，记录的信息也有限，随着计算机程序的发展，输入的方法简单灵活。但是，输入到的材料需要进一步加工变成计算机可读的模式，技术工作人员使用特殊的仪器对材料进行处理，同时也要检查机读目录否有出错，如果有错误可以在计算机系统内对材料进行检查和修改。

（二）计算机在档案目录输出时的应用。计算机在档案目录输出时以几种形式输出目录，第一种是以档案代码的次序为主的基本输出，目录中要包括几个方面：基本提要、具体指南、详尽的编年提要等。第二种是以主题标示符的形式，可以从不同文件或材料中摘编主题目录，第三种是将不复存在的档案打印在目录上。第四种是将分散开的档案系列进行重建。第五种是可以通过索引进行摘录关键词的编制，在摘录关键词的过程中需要注意的是，输入的材料中的辨识符是可以使用的。利用计算机把档案目录打印在卡片或者纸条上，当打印在纸条上面的时候，可以把纸条裁剪装订成册，当打印在卡片上面的时候，可以将卡片分类存放。计算机在档案工作中不受地域限制，也可以为远方的工作人员提供检索，计算机在打印目录或者打印索引的时候要经常修订，删除信息或者增加信息，增加材料时，计算机的材料输入是按照原始的输入形式和输入方法工作的。直到计算机内部的输入纸带用完时，才会打印出修订版本来取代较早的打印件。

（三）计算机在促进著录标准化中的应用。档案工作标准化的重要内容是档案著录的标准化，计算机的应用使得档案检索由传统的手工检索向着机器检索的方式过渡，计算机管理档案中的一项重大准备工程就是档案著录标引，其工作量较大、质量要求高并且技术性较强，在工作中需要投入大量的人力和物力，此外，档案著录标引的时间一般都超过了计算机系统管理软件的研发时间，所以应该将早期的档案数据输入微机进行储存，让计算机内部的数据更加充分和准确，这样就可以将档案著录标引尽快的输出计算机进行系统的管理和保存。

（四）计算机在建立电子文档中的应用。使用计算机建立电子文档在不同阶段有不同的差异，使用计算机可以进行文件的机读，主要有两种形式的读法，第一种是将信息从一个存储区读到另一个存储区，第二种是从磁带中读取信息。机读文件主要有两个特点，分别是复制和识别。使用计算机可以将电子文件直接生成纸质文件打印出来。

（五）计算机在档案著录中的数字签名技术。数字签名技术的含义就是对电子档案形式的信息进行签名处理，一个数字签名信息只能在一个通信网络中传输。通过数字签名技术，有效的防止他人伪造信息，接受者只需要使用公钥来检查前后的信息是否相同。如果相同，则说明所传输的档案信息具有真实性，没有被修改。如果信息不相同，则说明档案信息被修改过，不具有完整性。

（六）计算机在档案著录中的病毒防范技术。计算机容易受到病毒的危害，利用计算机病毒的防范技术可以减少病毒对计算机的危害，保护档案著录信息的安全性。对计算机系统进行保护工作，在发现产生计算机病毒时，应当及时的查杀病毒，并对其系统作保护措施，避免因产生病毒导致系统瘫痪。

（七）计算机在档案著录中的数据加密技术。防火墙技术在防御方面有很多的不足之处，比如难以对档案著录活动中进行有效的防御措施，需要采用数据加密技术有效的保障档案著录信息的安全，以弥补防火墙技术防御技术的被动性。

四、总结

计算机应用于档案著录的管理中一定程度上减轻了档案管理人员的工作量，实现了自动化和现代化的要求，促进了电子档案的发展速度，提高了档案管理的效率，计算机的操作离不开管理人员和技术人员的先进技术和水平，要想真正实现档案管理的现代化，就需要提高管理人员的综合素质，让其在工作的过程中促进档案管理的技术改革。

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