浅谈秘书人员如何做好企业办公室业务

孙淋莉

办公室是企业当中较为特殊的一个部门，它不同于技术、财务、经营等职能部门具有技术性、专业性的特点，对工作人员的综合素质要求很高。所以作为办公室秘书人员，要具备五种基本能力，才能把本职工作做实、做细、做活。

首先，要着力培养学习的能力。学习是工作之基，能力之源。對一个合格的秘书人员来说，具备渊博的知识，是做好自身工作的根本基础。办公室主要工作就是接人待物，行文发文，资料编写，这三项工作对工作人员的知识水平、业务能力要求很高，既要熟悉企业的基本工作，又要有较高的政治理论水平。这就需要深厚的知识积累。那么，如何通过学习来提高工作能力呢？一是加大学习频率。积极参加企业组织的业务培训、技能考试等活动。对秘书人员来说，这些培训都有很强的针对性，都是日常工作必需的，要真正把这些机会利用起来。二是丰富学习内容。企业组织的各种培训活动，对做好工作来说是远远不够的，要利用工作之余，既要立足工作需要设置学习内容，又要有目的、有针对性地多去接触工作之外的知识，以达到开阔视野、增长才干的目的。

其次，要着力培养综合协调的能力。办公室是企业的综合管理部门，主要承担服务的职能，对外对内对上对下起着联络平衡、上情下达、下情上达的作用，是整个企业的纽带和枢纽。这就需要秘书人员具备较强的综合协调能力。所谓协，就是帮助，所谓调，就是平衡。两者加起来，说明办公室工作就是要在千丝万缕的工作中，使工作做的顺畅顺便。如何才能在繁杂的办公室工作中，变得游刃有余、左右逢源呢？一是正确定位工作角色。在具体工作处理中，角色定位出现偏差往往给工作带来不必要的麻烦。怎么处理与上级、平级，与其他部门之间的关系，很大程度上决定着工作的成败。所以，一定要摆正自己的位置。二是理顺工作关系。领导布置的任务，牵涉哪些部门、哪些人员，相互之间是什么关系，需要怎么沟通联系，一定要心中有数，切忌盲目处置，造成工作难以推进。三是正确处理人际关系。在工作中，既要重视工作效率，又要重视人际关系，尽量营造和谐融洽的氛围，不要因为追求工作进度，而使自己处于尴尬的境地。

再次，要着力培养多谋善断的能力。办公室工作纷繁复杂，需要经常处置一些突发问题，更加需要秘书人员多谋善断，以有效应对各种可以预料和难以预料的困难和挑战。多谋就是长于谋略、谋划，做到全面的谋，多方面的谋。全面的谋、多方面的谋，就是在事件处理过程中，既能抓住主要矛盾，又能带动解决各种次要矛盾，既能把困难估计的充分，又能把办法想的周全。这样才能在复杂多变的形势中赢得主动。善断就是善于决策决断。对秘书人员来说，越是情况复杂，越需要果断决策的能力。能根据调查研究，制定各种解决方案，取长补短，优中选优，使得事件处置快速有效。

第四，要着力培养创新巧干的能力。办公室工作千头万绪，既需要埋头苦干的精神，更需要创新巧干的能力。就是说要会干事、干成事，用最好的方法、最快的时间，使各项工作完善完美的解决掉。这就需要秘书人员具备创新作为的能力。一是突破惯性思维。思想观念决定思维方式。思想观念解放了，就能以观念障碍的突破带动瓶颈制约的突破，以思想观念的解放带动打开工作的新局面。所以，秘书人员在思考问题时，要打破条条框框，多用逆向思维，跳出圈外看问题，就能把问题看的更清楚，方法想的更合理，工作处理的更顺畅。二是创新工作方式。面对工作，要学会在千头万绪中抓住影响全局的关节点，少谈“不可以”，多说“怎么办”，多准备几套方案，优中选优，就能使工作处理的更为迅速。

第五，要着力培养胆大心细的能力。办公室工作多半责大担重，工作要求严格，必须做到百密而无一疏。这就需要秘书人员，既要敢想敢干，又要谨慎稳妥。遇到工作不畏首不畏尾，能拿得起放得下，大胆的去干，集中全部心思和精力去推动落实，多想办法，少谈困难，多办实事，少说空话。同时，又要认真对待自己所负责的工作，做起事来紧张不毛躁，一丝不苟，做到“踏石留印，抓铁有痕”，不放过一丝疏漏。这样才能把工作做的圆满成功。

这五种能力是对办公室秘书人员的最基本要求。作为办公室秘书人员，一定要努力培养这五种能力。只有这样，才能在零乱复杂的工作中，变得游刃有余、如鱼得水。