试析推进电力企业档案数字化进程的方法

廖春玲

电力企业在市场化经济背景下实现了管理的科学化及精细化，作为电力企业档案管理而言，也要顺应时代要求，以档案数字化建设为目标，着力推进电力企业档案数字化进程。打造电力企业数字化档案馆，能够提高电力企业档案管理的先进化、科学化、精细化及集约化水平，提高电力企业档案管理质量，打造五级一中心的档案管理格局。

电力企业档案数字化建设主要是考虑到电网下属各省级电力企业在档案管理水平及管理模式上不尽一致，容易导致档案管理数据欠缺规范，档案互通共享过于闭塞这一现实问题。在电力企业内部构建基于档案管理的数字化平台，能够统一各电力企业档案管理模式，加快档案资源流通共享，助力电力企业内部管理效果的提升。（陈燕莹.浅析电力企业档案数字化质量及安全保障[J].中国管理信息化，2017，（07）：141-143.）

一、推进电力企业档案数字化进程的重要性

电力企业档案数字化管理主要通过采用先进的信息技术，借助计算机扫描、数码摄影、硬盘传输等手段，针对纸质版档案及容易受损的特殊材质档案进行识别及处理，最终形成数字化档案存储形式。电力企业构建数字档案馆，需要依托网络信息技术及多媒体技术，就多种类别档案文件进行数字化转化，从而使电力企业档案在储存及应用上更加先进规范。

电力企业档案管理通过对企业内部的各类信息档案进行收集汇总及集中管理，能够为企业的日常运营提供基础的信息服务。从电力企业档案管理现状看，其中存在的因人为管理因素而引起的档案整理不全面，纸质档案存储时限短等问题，对电力企业档案管理的精准性及共享性造成了阻碍。为确保电力企业能够在信息化社会中提高档案管理水平，使电力企业档案管理实现创新，应致力推进和加快电力企业档案数字化进程，实现公文信息快速运转的档案数字化管理，以适应信息化社会形势。

二、电力企业档案数字化建设进程持续推进的基本原则

明确电力企业档案数字化建设思路。国家电网公司及下属电力企业要加快企业纸质档案向电子档案的转化进程，采用数字化加工技术手段，明确电力企业要以提高档案管理的信息化水平为基本目标，借助新的传播媒介及档案存储介质，形成档案计算机化管理、数字化存储、网络化联结、共享式应用这一管理格局。

细化檔案数字化管理方案。电力企业档案是企业资产留存及查询的主要渠道和基本依据，对电力企业日常运营状况评估起到重要的辅助补充及佐证作用。（付凤荣，邢文静.试论新时期如何做好电力企业档案管理工作[J].人力资源管理，2016（10）：277-278.）电力企业档案数字化建设要细化管理方案，着重对数字化档案建设的内容、标准、范式进行明确，完善管理细则，形成管理方案。

做好质量管理。电力企业档案数字化首先要做好档案目录数据库的完善，采用相同的文件接口与国网档案管理信息系统进行对接，建立相应的档案目录信息库。其次要对电力企业档案的数字化编码、纸质文件扫描、电子图像处理、网络数据挂接等重点环节实施质量全过程监督。

三、推进电力企业档案数字化进程的相关方法

重视电力企业档案数字化进程建设工作，做好资金及人员投入。电力企业管理者首先要对电力企业档案数字化进程建设给予高度重视，投入充足的资金和人员，满足档案文件的分类、储存、录入需求。结合电力企业实际情况，企业管理者要做好建设资金、管理部门、管理人员的投入及配置。围绕电力企业档案数字化管理，成立专门的领导及管理小组，然后由各个部门承担相应的数字化档案建设及管理职责。例如，电力企业办公室及财务部门应做好数字化档案馆的人员协调及经费申报，在专项经费的使用监督上由项目监督部门全程跟踪。在数字化档案构建素材的获取上，如档案的照片、图像资料，可由电力企业运营部具体负责。在档案信息系统的设置上，尤其是数字化档案系统所需的硬件配备、设备维保及质量验收上可由电力企业科技部门及信息部门共同完成。通过各个部门的联动，提升电力企业档案信息的应用频率。

完善电力企业档案数字化数据库建设。第一，对电力企业档案资源进行分类，形成电子档案数字化信息目录，结合电力企业纸质档案册号，对档案的内容、名称、明细等进行电脑录入，确保录入信息的准确性。第二，为提高电力企业档案搜索的精准度，在构建电子档案资源数据库后，可以更进一步建立电力企业档案信息资源的时间数据库，通过在档案资源后附加档案录入的时间信息，既可节省档案文件查阅时间，又可借助档案信息资源的实时整理及统计，辨别区分档案的年限、时段、新旧程度。

对电力企业档案数字化转化及加工进行重点质量监控。电力企业档案数字化转化及加工环节，要以《国家电网公司纸质档案数字化加工技术规范》、《照片管理规范》等文件规范作为实施标准。具体到电力企业各类电子档案的扫描及保存格式，一般将黑白二值图像格式应用到电力企业文书档案及电力工程项目的文档转化上。如档案文件较为重要，可以采用分辨率不低于3000dpi的真彩色图像扫描格式。在文件类型的保存上，以CEB文件或PDF文件为宜。涉及到电力企业的工程图纸等文件，可以采用以TIFF为存储格式的黑白二值图像扫描方式，如经过矢量处理，在文件格式的选择上应首先考虑DWG。在电力企业电子档案扫描的质量控制上，一是要对纸质档案经扫描后的图像顺序进行核对，检查页数与档案号是否与原件保持一致，避免出现漏扫现象。二是数字图像的页面黑边及页面污点要去除，并对其倾斜角大小进行控制，确保扫描图像能够顺利打开。三是针对电力企业不同类型的档案文件，对高速扫描仪的使用范围及设备参数进行分类。四是将扫描后的电子档案文件及时传输挂接到电力企业的数字化档案管理系统，并对电子档案的名称及数据完整性进行验证，如有错误，及时修正处理。

电力企业档案管理质量反映了电力企业日常管理状况，对提高电力企业内部管理水平，促进电力企业内部信息沟通起到重要作用。在电力企业管理内容趋于增多的背景下，针对档案管理，要致力通过档案数字化建设，使电力企业档案管理实现精细化、信息化、共享化。