基于汇文信息系统的中文纸质图书验收工作思考

韦晓红

摘 要 文章介绍了汇文信息系统图书验收的功能，简述了目前图书馆验收工作的流程。对图书馆验收工作中发现的问题进行了总结与思考，并对验收工作提出了几点建议。

关键词 汇文信息系统 图书验收

1 图书验收工作的目的

图书验收在此是指图书馆验收人员对书商配送到馆的纸质图书，依据双方所订合同、图书馆的采访订单进行检查、核对、确认的过程。通过图书验收，一方面可以剔除与图书馆资源建设不相适应的图书，保证图书采访质量，减少图书馆损失，进而促进图书馆功能的发挥。另一方面可以纠正图书加工过程中出现的错误，确保图书加工的质量， 有利于以后图书馆服务工作的开展。

2 汇文信息系统验收功能简介

（1）订购验收。订购验收是对订单组织中已订的数据进行验收。主要验收新书的套册、质量、价格并分配新书的财产号和条码号。主要包括几个步骤：①新书质量的检查。②新书与系统中的订购数据核对并修改。③对验收确认过的新书进行财产号和条码号的分配。需要注意的是，订购验收是在采访模块中已做过图书的采访订购工作，图书到馆后采用的验收程序。

（2）非订购验收。非订购验收与订购验收不同的是，图书到馆后在采访模块中再做订购组织工作，然后再进行验收。

（3）批量自动验收。当图书馆将编目外包给书商后，书商在异地将新书加工好，并编制好带馆藏的MARC數据，生成一个批量自动验收文件。验收人员可以使用该功能将批量自动验收文件导入汇文信息系统中，一次性完成图书的验收及典藏工作。

（4）验收清点。验收清点是图书馆使用批量自动验收功能后，图书馆验收人员将批量自动导入的数据与实际到馆的图书时行清点比对，核查自动验收数据中的图书复本数与价格是否与实际到馆的数量相同，保证汇文信息系统中图书验收情况与实际情况一致。此功能一般与批量自动验收功能配合使用。

3 我馆目前图书验收工作流程

3.1 由书商聘用的来馆加工人员（以下简称加工人员）负责订购验收工作

（1）补做订购。汇文信息系统订购验收的前提是，在汇文信息系统中存在订购信息，而本馆的采访订单是在汇文信息系统之外完成并发订。所以，在订购验收前必须补做订购工作。加工人员先根据书商提供的配送清单，将MARC数据导入汇文信息系统采访模块中，补做订购数据。然后开始加工图书，给图书贴磁条、盖章。

（2）完成订购验收。打开订购验收界面。首先选择一个到书的书商，在此书商下新建一个验收批次A。其次，在该验收批次A下进行新书的验收。通过扫描图书封底上的ISBN号码等不同的方式，检索出图书的订购信息，根据到书的实际情况进行验收，然后进行个别登账，分配图书的财产号与条码号、索书号及馆藏地，点击保存即完成了一种图书的验收。待所有图书清点完成，打印标签，给书贴上条码、财产号、索书号。

3.2 我馆验收人员负责验收清点

加工人员完成A批次图书的订购验收，并将该批次图书编目完成后，验收人员开始A批次图书验收清点。打开图书验收清点界面，先选择好书商，然后选择该书商属下的验收批次A。接着，选择验收的方式。本馆一般都是通过扫描图书封底上的ISBN号码按种逐条核对实际到馆图书的复本数、条码、财产号、ISBN号码、索书号、书名、作者、出版社、价格等信息是否与汇文信息系统中相应的订购验收数据相同。如果有不同，先记录下来，最后统一修改。

3.3 财产核算

图书验收清点完成后，利用汇文信息系统采访模块中财产账统计程序，将验收完成的所有批次图书时行汇总，并根据实际图书情况核对，扣除问题图书的相关账目。

4 验收工作中发现的问题

4.1 账目问题

（1）有未清点到图书时。图书验收清点完成后，仍有未清点到的图书时，汇文信息系统在进行账目汇总时，仍按照全部清点到的状态统计财产账，并未扣除未清点到图书的账目。

（2）价格有错误时。验收清点时发现某一图书实际价格与订购价格不符，在编目模块修改此书010d 子字段的价格后，在财产账目统计时，汇总的金额仍按修改前的价格统计。

4.2 重书较多

一是在同一书商配送的不同验收批次中出现相同数目的新书。二是不同的书商配送了相同的新书。三是书商配送了与本馆馆藏中完全相同的书。四是书商配送了与本馆馆藏装帧不同，内容相同的书。

4.3 图书质量不高的情况时有出现

在验收清点某个合作书商配送的新书时，验收人员发现图书的质量问题特别多。有的书印刷得不清楚；有的书中有空白页；相同的复本书高低不同；相同的复本封面颜色不一致；有一种书在裁边时被裁掉了部分内容；有一种书作者、出版社、封面颜色相同，但内容不同。

4.4 图书配送不完整

图书配送不完整的情况以多卷书为主。一般书商只配送了成套多卷书的前面几册，缺少后面的一册或多册。严重情况是只有成套多卷书中其中的某一册。

4.5 图书加工问题频出

图书在加工中出现的问题有：一是将书内标签盖住了一部分条码，使读码器不能正确识别。二是条码贴错，将A书的条码贴在B书上。三是标签贴错，将C书的标签贴在D书上。

4.6 随书光盘未验收

加工人员在订购验收时未做随书光盘的验收，在加工图书时将随书光盘从书后取下，虽然在随书光盘包装袋上写上了与书同样的条码号，但未将随书光盘移交到图书清点环节。这种做法很容易造成随书光盘的丢失。

5 对验收工作中发现问题的思考

5.1 重书问题

根据本馆采访及验收工作的实施情况，重书的来源主要有两个方面：一是本馆因素。我馆原来使用的是别的图书信息系统，采用汇文信息系统的时间不长。由于使用新系统的时间比较短，采访人员对该系统的功能不熟悉，对该系统的功能理解还不深刻，在采访操作时经常出现问题，使订单组织工作无法在汇文信息系统中完成。因此，我馆的采访订单是在汇文信息系统之外组织形成并发订。订单在发订前并未做查重工作，这就增加了采访订单中的重书出现的机率。二是书商因素。书商受利益的驱使，为了增加收益，书商除了会配送一些订单之外的书以外，还会多配、错配或重复配送本馆已订购的图书。书商经常用精装书代替平装书配送给图书馆。而这些错配、多配、反复配送的图书，本来在订购验收时，可以通过仔细核查剔除掉。但是，由于补做订单、订购验收都交给了加工人员，他们一方面为了缩短工作完成时间，草草核对甚至不核对有关信息，盲目验收；另一方面也是基于自身利益考虑，因此，加工人员不会主动剔除这些订单之外的图书、配送错误的重书。加工人员这种做法，严重削弱了验收的作用，给那些不是本馆馆藏建设所需要的图书大开方便之门。长此以往，给图书馆造成的不仅仅是金钱的损失，更会影响本馆图书资料建设的质量，进而降低图书馆的服务功能。

5.2 图书质量及图书少配状况

目前，图书市场竞争日趋激烈。有的书商实力不够，为了竞标，盲目压低标底。中标后，如果完全按合同办事，利润将大大折扣。为了追求利益最大化，书商往往采取以次充好、少配或不配图书馆订购的图书。本馆曾要求某个中标书商配送某套多卷书F，该书商的答复是，按合同的折扣率采购不到图书馆需求的F多卷书。

5.3 图书加工问题

图书加工错误不断，根本原因是加工人员二次外包。加工人员将盖章、贴磁条等手工活外包给了在校的学生，这些学生未经培训，匆忙上岗，在加工时难免出错。

5.4 财产账目统计问题

笔者反复研究了汇文信息系统图书财产账目的汇总原理，发现汇文信息系统图书财产账目的汇总是依据订购验收时的数据进行汇总。在订购验收时或验收清点时发现图书的实际情况与订购数据不同时，都必须返回到订购验收模块修改正确后，图书财产账目的汇总才会与实际相同。

5.5 随书光盘不验收原因

自从我馆购买了光盘资源库后，对图书后所附光盘的管理也随意起来。读者如需要光盘上的资料时，可以到本馆购买的光盘库下载。因此，对随书光盘抱着一种可有可无的态度。

6 几点建议

（1）本馆采访人员负责在汇文信息系统中完成图书采访工作。汇文信息系统在采访模块提供了强大的筛选、查重功能。在汇文信息系统中进行订单组织，可以筛选掉不适合本馆馆藏建设需要的图书，也可以剔除与本馆馆藏相同的书目，提高采访的质量。

采访人员在汇文信息系统组织好订单，就不需要加工人员补做订单，他们只能依据汇文信息系统中已有的订单数据进行订购验收，可以防止书商错配、多配的圖书进入到馆藏中。既可降低采访风险，又可减少图书馆的经济损失。

采访人员在汇文信息系统组织好订单，还可以准确地评价书商的到馆图书情况，为以后书商的选择提供参考依据。

（2）重视随书光盘的验收。图书后所附光盘也是图书馆文献资源的组成部分，对图书的内容起到一个补充与完善的作用。对随书光盘进行验收清点，可以保证图书内容的完整性。也可以与图书馆购买的随书光盘数据库互为补充。当随书光盘数据库中缺少相应图书光盘资料时，又或着在随书光盘数据库出现问题不能使用时，馆藏中的随书光盘就可以发挥作用。

（3）提高采访与验收人员应用汇文信息系统的水平。综观在验收中发现的问题，有一部分是由于采访与验收人员对汇文信息系统的应用水平不高引起的。应用汇文信息系统水平的高低，制约着图书采访与验收工作的顺利开展。因此，提高采访与验收人员应用汇文信息系统的水平，是目前采访与验收人员的当务之急。

参考文献

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[2] 李巴特尔.Libisys5.0 验收功能分析与应用——以呼和浩特民族学院图书馆为例[J].内蒙古科技与经济，2014（10）：79-80.