关于电子档案管理中的相关问题研究

摘 要：随着科技水平的日益发展与人民生活水平的不断提升，自动化办公设备登上了历史的舞台，这也就意味着纸质的文件、信息等档案将会跟随者科技的进步逐渐走向电子化时代。相比纸质档案，电子化管理档案更容储存和获取，它不但给管理人员带来的极大的方便，而且还为管理方和使用者都节省了许多时间；不仅如此，电子化档案还解决了距离的限制问题，实现了通过网络的传输功能，当然使用它的人也就越来越多了。但是，新事物的发展总不会一帆风顺，电子档案管理工作的道路上有时也会布满荆棘，要想提升自动化设备的工作质量，就需要强化对电子档案的的管理，同时加强对电子档案中突发问题的研究。

关键词：电子化；档案管理；研究

一、纸质档案与电子档案的管理工作的差异

1.纸质档案与电子档案保存方式之间的差异。电子文件相对于纸质信息更加容易储存，它有着易于查找、方便传输和储存空间很小的优点，不过电子文件也有一些方面的不足，比如它的安全性没有纸质文件高，遇到网络上一些黑客的话，很容易非法浏览档案信息。因为计算机在工作中会遇到很多问题，比如系统、软件升级，或者电脑出现故障等问题都有可能会电子档案的丢失，对管理工作造成诸多的不便。而纸质档案尽管在管理方面相对麻烦，但是安全性较高，保存时间也较长，只是储存方面涉及到一些日常对纸张的处理问题。

2.档案归档方式的差异。电子档案与纸质档案在归档方式上有诸多不同，不只是归档时间上有所差异，就连选择上也有物理归档和逻辑归档之分。物理归档在备份电子文件这一方面占有很大优势，所以可以进行脱机保存；而逻辑归档则更方便查询和获取，经常用于信息的网络传输中，而且逻辑归档更大程度上会使文件更全面。在纸质档案归档这一方面则较为麻烦，不仅要分为文件和项目分别归档，而且还要将档案交于专职部门，操作方面过于复杂。

二、电子档案管理现状分析

计算机对电子档案的产生有着巨大而长久的意义，可以说计算机应用的发展和日益完善造就了电子档案的应运而生。但是，几经周折后计算机电子档案始终没有一个明确的概念，直至二十一世纪初国家质检部门颁布《电子文件归档与管理规范》之后人们才对这一概念有了深刻具体的了解，认为电子档案是使用计算机进行储存、浏览和传输的一种数据文件，它一般具有以下几个特点：第一是电子档案相对独立，因为计算机网络可以相互传输数据这一特点，使电子档案没有固定的储存位置，也就是说它可以是一个存在计算机硬盘、U盘甚至网络磁盘中，转移和获取灵活方便；第二是对计算机的依赖性很强，电子档案的整理、查看、归档、转移和获取每一项都是依靠计算机程序来完成的，如果离开电脑将无法对电子档案进行操作，现今科技能达到的最大程度也只能如此；第三点是存于网络系统中的电子档案有安全风险。尽管计算机网络使用起来方便快捷，对大众保持开放，但是这也会成为它的缺陷，因为可能会有不法分子利用网络上的一些漏洞非法浏览甚至修改档案信息，这就给电子档案造成了真实安全的问题考虑，不仅是这样，计算机方面如果出现意外故障的话，也有可能造成数据的遗失或损坏，所以源文件还要记得备份。

三、电子档案管理中存在的问题与改进对策

1.档案管理观念落后及管理不规范问题。由于部分单位对电子档案的重视程度较低，觉得对电子档案的管理不用太过在意，这样造成了单位对全新的电子档案管理方法缺少应有的认识，或者他们的认识程度只局限于传统的纸质档案之中，这样会由于理念的封闭性导致单位发展进程的缓慢。而且电子档案在保存工作中没有连贯性与完整性，管理工作存在着登记管理和可移动数据放置方面的漏洞，所以在对电子档案的管理方面要有一定的规范。首先要增强管理部门对此工作的认知程度，其次要制修订相关的管理规范与法律法规来保障管理工作的科学性、严谨性，然后就是保密性问题，管理部門要对管理员进行制约，对计算机的网络安全也要经常性检测，对保密级电子文件要有专门的管理规范，这样规范到每一步的做法才能真实、有效的改进管理制度。

2.管理档案的电子软件问题。档案的管理工作需要用到许多电子软件，但是由于网络上管理档案的软件种类较多，其操作方式也有许多不同，这就造成了文件在不同单位间的传输可能会因为格式问题造成诸多的不便。因此，建立规范的电子档案接收数据格式是非常必要的，首先应该有地方档案管理部门规定统一的电子文件模板，接着要规范统一化文件信息类型以及管理软件，然后分发至各个单位按照格式进行统一，并且熟悉更换后的软件与格式。为保证管理工作的顺利进行，上级管理部门也可以定期的请专业技术人员到各单位进行指导，只求能达到完整的档案管理体系。

3.电子档案的保存质量问题。电子档案获取后的保存工作也是不易的，因为存储在磁盘、U盘、光盘等介质中的资料可能会受到环境因素的影响，不仅要对其做好防磁工作，还要把握好温湿度的控制以免造成介质的损坏，另外还要避免外力造成的毁坏。电子文件本身是利用计算机进行操作的，而计算机难免会受到病毒黑客等的侵害，所以管理档案的机房所使用的计算机设备安全性一定要高，对于恶意攻击要有及时的扫描和应对措施，严格控制网络系统问题。另外做好文件备份工作，遇到突发情况或是更新电子档案结构出现异常时可以快速挽回不必要的损失。

4.电子档案管理安全问题。大部分档案管理人员都认为自己的工作只是负责存取档案，而普遍性的忽略了安全性问题。由于电子档案过分依赖与计算机系统，所以计算机中所存在的安全隐患也就带到了档案管理中，比如操作过程可能会遭遇计算机病毒、黑客恶意篡改信息、伪造信息等安全隐患。而电子档案的内容也可能会由于数据更新覆盖原始数据，造成不便，所以加强电子档案安全管理问题刻不容缓。安全管理工作大致可以从建立数据备份恢复系统、加强网络安全管理、双重归档三个方面来说：一、针对于电子档案安全管理的一项必不可少技术手段无疑是备份技术，它可以在计算机发生故障时将备份好的文件、数据、以及系统有效的恢复。二、对于网络安全方面，最好的办法是安装杀毒软件和建立防火墙，管理访问权限也可以通过绑定手机号码的方式来进行限制。三、由于电子文件档案诸多方面的不稳定性，可以将部分重要的档案文件信息打印出来，最做成传统的纸质文档进行板寸，所谓有备无患。

5.加强对管理人才团队的建设。建设好一个管理人员的团队是对管理工作质量的保障，在进行该方面人才建设是要根据时代的需要，培养符合型管理人才，不仅要在技术方面使之独当一面，更要加强工作人员在素质方面的教育，因为只有提高整体素质才可以更好的为用户提供优质的服务，才能更好的做好管理工作。

四、结语

档案管理在现今社会的发展中起到了至关重要的作用，无论是个人信息还是国家文献，无论是科技发展还是历史记录，伴随着社会的进步，它们都已储存于电子档案中。在这个无纸化的电子信息时代，每天都会产生大量的档案，这对档案管理工作者的素质和能力有了更高的要求。在日常工作中，应该切实了解电子档案管理工作中出现的问题，并采取应对措施加以解决，提高自己的无视能力。管理工作者也应该提升自身技术水平，争取做到兼备管理业务和计算机技术成为复合型人才，因为时代在召唤。

参考文献：

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[4]杨大鹏，丁静.论电子文件迅速发展带来的档案管理模式变革. 山东档案，2015（8）.

作者简介：丁思（1988-8—），女，河南荥阳人，本科学历，毕业于解放军信息工程大学，信息技术应用与管理专业，助理馆员，主要从事档案管理工作。