无纸化办公对档案管理的新挑战分析

任正琼

摘 要：随着我国信息技术的高速发展，计算机行业的发展越来越成熟。在日常生活中人们使用的手机、电脑这些电子产品越来越普遍，计算机成了现代社会办公的必要工具，从而加速了无纸化办公的发展。电子信息技术不断发展使现代社会迎来了新的网络化办公热潮，但是无纸化办公在档案管理方面也存在一些问题。为了加速办公自动化程度，就要努力解决档案的管理问题。本文简单介绍了无纸化办公的特点，主要阐述了档案管理面对的新挑战，以期为档案管理工作人员提供帮助。

关键词：无纸化办公；档案管理；特点；新挑战；研究

由于我国的科学信息技术发展越来越好，在各行业的应用也越来越广泛，尤其是对档案管理部门有很大的帮助。网络计算机技术的发展，加速了档案管理工作的发展，但也给档案管理部门带来了新的挑战。为了提高档案管理人员的工作效率，就要研究档案管理存在的问题并解决这些问题。

一、无纸化办公的特点

无纸化办公也称办公自动化，英文缩写是OA，即办公过程中不需要纸张，只利用现代的计算机技术进行工作，使用的办公工具主要是电脑、平板、手机等，不需要利用笔和纸记录。它的目的是降低办公成本，适应现代的绿色潮流。无纸化办公系统的出现是西方发达国家为了应对繁重的办公任务，提高企业人员的工作效率而发展起来的。无纸化办公不仅提高了工作效率，而且还改变了传统的办公方式。

电子文件的简单阅读方式代替了传统的纸质化阅读方式，利用计算机就可以发送各种办公文件，其他人员只需接收文件就可以阅读，这种方式既简单又直接，不需要经过繁琐的过程。

OA系统相比传统的纸质办公具有很大的优势，它的优点是降低了单位的办公费用，提高了办公效率，充分利用了有效资源。所有的重要文件都是经过扫描仪转化为电子版的文件，然后这些电子文件直接被收录到OA系统的文件管理栏，最后领导人对这些电子文件进行阅批。在整个办公过程中都不需要使用纸张，也不需要对文件进行装订，这样大大节约了单位的办公经费开支。

二、档案管理面對的新挑战

无纸化办公是适应现代化发展的一种产物，在飞速发展的过程中也暴露出了一些存在的问题。档案管理面对的新挑战主要是电子文件的真实性问题的挑战，实现原有馆藏档案数字化转换的新挑战，档案部门参与归档工作的新挑战，电子文件归档法律效应的新挑战，电子文件档案利用的新挑战，电子文件保管的新挑战以及新时期档案工作发展的新趋势给档案工作带来了新的挑战。以下是具体分析：

（一）电子文件的真实性问题的挑战

在进行无纸化办公时，电子文件的真实性需要考虑。由于电子文件具有轻易被删减、修改、复制和损坏等特点，因此给档案管理工作带来了新的挑战。为了提高电子文件的真实性和有效性就要采取相应的管理措施。目前针对电子文件的真实性问题采取的措施主要包括存取权限控制技术、电子印章、数字签署、密钥法等。采用这些方法只能提高电子文件的真实性，但是不能百分之百确保电子文件是真的。为了能够完全确保电子文件的真实性，就需要不断地进行深入研究，研发更高级的电子信息保护技术，同时要加强单位的电子文件管理制度，对违反规定者要严惩不贷，最大限度地降低假电子文件的出现率。

（二）实现原有馆藏档案数字化转换的新挑战

在进行无纸化办公时，要将原有的馆藏档案转变为数字化档案。现代电子化档案主要是由电子文件组成的，但是传统的档案都是纸质档案。因此将馆藏档案数字化是一个很大的挑战，更是一项长期的工作。我国的现代网络信息技术不能将传统的馆藏档案完全转化为数字化信息，但还是要慢慢进行这个过程。档案管理部门需要以现有的条件来为用户提供最好的服务，档案管理人员需要给数字化档案制定目录，要方便用户利用计算机就可以检索。同时，要征求用户的意见先将急需的档案进行原文扫描，然后再慢慢扫描其他的档案。最后再根据其他的因素如技术、人力、物力来慢慢恢复电子化文档。

（三）档案部门参与归档工作的新挑战

在进行无纸化办公时，档案部门参与归档工作具有很大的挑战性。采用无纸化办公与传统的纸质办公既有相同之处也有不同之处。相同的是不论是哪一种办公方式归档流程都是一样的，但是归档的对象发生了变化，以前的是纸质文档，现在的是电子文档。档案管理人员要把握两者办公方式的不同之处，并在档案的归档工作上有所改变。首先需要认识到档案管理部门是重点，一切档案由档案管理部门管理，数字化档案只是档案管理部门需要管理的一部分。然后确定档案管理部门是否实现档案信息化，如果实现了就可以利用电子信息技术来进行管理，不需要浪费过多的人力物力。同时将办公自动化系统和单位的档案管理系统结合在一起，这样更有利于档案管理人员进行电子文件的管理工作。一般的办公自动化系统具有档案管理特点，可以进行电子文件的归档。

档案管理工作不仅是管理电子文件，还会有纸质文件的管理，需要对纸质文件进行归档工作。无纸化办公是一种办公方式，是相对于传统的纸质办公，电子文件和纸质文件是一体的，都需要进行归档工作，这两者是不可分割的。

（四）电子文件归档法律效应的新挑战

在进行无纸化办公时，电子文件的归档法律效应是必须要考虑的因素。电子文件可以利用计算机进行识别，能够在介质中存储起来，还可以任意传送。电子文件被归档后就可以便于档案管理人员查询和提档，但是电子文件的法律效应是个存在的问题。对于档案管理部门需要保证电子文件归档后的法律效应，需要进行更深入的研究。

电子文件归档后可以用数字签名来保证文件的真实性，利用数字水印技术保证电子文件的版权不受侵害，利用数据加密技术防止数据被他人拷贝。通过这些技术手段可以使电子文件归档保存后仍具有法律效应。利用电子档号章来确保电子文件的归档工作是否完成。电子文件和纸质文件归档工作应该保持一致，利用电子档号章可以有效地确保电子文件的法律效应。

（五）电子文件档案利用的新挑战

在进行无纸化办公时，电子文件档案的利用是一个新的挑战。电子文件的利用也是档案管理工作的一部分，电子文件只有得到充分应用才能发挥它应有的价值。电子文件的查阅和电子文件的利用是分不开的，只有查阅了电子文件才会有选择性的利用。对于电子文件的查阅和利用来说，需要制定完善的管理制度。要对档案的查阅权限进行控制，要对开放文件进行实时记录。用户需要利用的电子文件，首先要申请查阅，再进行多级审批，审核后就可以访问文件。电子文件具有在线查阅的功能，只有利用档案部门的软件才能打开阅读，其他的软件不可以打开。档案要想充分发揮作用，就要利用现代化管理手段来提高档案利用率。

（六）电子文件保管的新挑战

在进行无纸化办公时，电子文件档案的保管是一个新的挑战。电子文件与纸质文件的存在方式不同，这给档案管理部门的文件保存工作带来挑战。

电子文件的保存很重要，一旦发生文件的丢失情况就会损失惨重。电子文件在保存时不仅要存储在电脑中，还要进行相应的备份，这样可以防止文件丢失。在网络迅猛发展的同时各种计算机病毒、电脑黑客也随之而来，计算机病毒可以破坏电子文件，黑客可以盗取电子文件，这就使得电子文件的安全性令人堪忧。为了保证电子文件的安全，就要对数据进行备份，还要能够恢复电子文件。数据备份就是对数据进行刻录保存，只有完善备份才能保证电子文件更好的利用。

（七）新时期档案工作发展的新趋势给档案工作带来了新的挑战

在进行无纸化办公时，现代档案工作发展趋势也是一个新挑战。档案管理工作的发展趋势主要有以下五个方面：第一，无纸化办公越来越普遍。由于我国经济不断发展，档案的社会化程度越来越高，不仅是出现在办公大楼还出现在普通人的视野中。第二，无纸化办公的要求越来越高。现代人对档案的需求很高，因而档案被高度重视。为了满足不同人群的需要档案管理人员要收集各种类型的档案，要提高档案的开放程度，要将档案工作与时俱进。第三，无纸化办公的科技含量越来越高。传统的纸质办公需要花费大量的人力物力财力，而现在的无纸化办公发展越来越好，由半自动化慢慢变为现在的全自动化，有些企业利用各种数据库技术实现了全自动。第四，无纸化办公与其它学科的融合程度加强。档案管理工作需要有专业知识的人来管理，要有很强的业务能力，但是在不断发展过程中，档案管理工作从独立的个体慢慢融入了其它的学科技术。这种融合能够推动档案管理工作，是档案发展的必经之路。第五，无纸化办公的功能趋向多样化。由于不同的人对档案的需求不同，就需要使档案工作的功能呈现多样化。

三、结束语

总而言之，无纸化办公给档案管理带来新的挑战，档案管理者需要积极适应，要努力克服这些存在的困难，要不断加强学习无纸化办公的各种业务，精通档案管理的相关工作，这样才能推进无纸化办公不断发展，才能加速现代办公的自动化程度。

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