高速公路工程档案管理

袁逦瑕

摘 要：在高速公路工程质量管理中档案管理是很重要的，无论是公路工程施工的过程中的质量管理，还是在检测工程质量以及最后的工程验收方面，都是重要的凭证。处理好档案资料，并能准确归档，可以为高速公路的建设过程中的工作提供正确的依据，少走弯路，较少消耗，降低损失。做好工程档案管理工作，对高速公路工程建设有着极其重要的影响。文章首先分析了当今社会高速公路档案管理中存在的问题与不足，根据这些问题提出可操作的、具有实际意义的、有针对性的对策，希望可以对高速公路工程档案管理方面的工作提供一定的帮助。

关键词：工程管理；档案管理；工程资料；竣工档案

中图分类号：U415.1 文献标志码：A 文章编号：2095-2945（2018）20-0195-02

Abstract： Archives management is very important documents in freeway engineering quality management， whether in the process of freeway construction quality management， or in the detection of project quality and the final project acceptance. Dealing with the archival data and being able to file accurately can be the correct basis for the work in the process of freeway construction， less detours， less consumption and lower losses. To do a good job of engineering archives management has an extremely important impact on freeway engineering construction， this paper first analyzes the existing problems and shortcomings in the archives management of freeway in the present society， and puts forward some feasible， practical and targeted countermeasures according to these problems， in the hope of providing some help to the freeway engineering archive management work.

Keywords： project management； archive management； engineering materials； completed archives

1 当前我国高速公路档案管理的现状与问题

目前， 我国高速公路建设工作正处于持续不断地快速发展当中，因此产生了许多项目的工程档案，但是由于许多不利因素的影响，比如高速公路从业人员需要有很强的专业能力、工程持续的时间非常长、费用高、项目复杂以及参建单位鱼龙混杂，各项资质不齐等等，导致高速公路工程的各项资料、竣工文件等整理起来相当困难，档案管理工作进展缓慢，各项资料的质量与价值不高，没有办法将档案与工程同步验收。以下是存在的一些问题。

1.1 对资料整理工作重视不够

相较于工程资料而言，工程建设工作作为一个建筑物是可以实际测量结果的，是社会各界人士都可以看得见的，它的各项衡量指标都是明确的，更容易取得进展。而工程资料相较于工程建设而言，更容易被忽视，常常等到工程验收工作都要进行的时候才想起资料问题，于是，工作人员开始补作业，赶进度，导致很多资料难以取得想要的结果。

1.2 对档案管理的法律监控不严

虽然我国有关于工程档案方面的法律， 交通行业主管部门也制定了一些规定， 但这些规范的标准仍然不够明确，不够详尽，不够完美。这就导致参建单位对工程资料整理工作的重视不够，采取应付工作的态度，虽然各个参建单位也制定了一些资料管理方面的细则，但是这些细则还是不够健全，导致资料的内容、深度、详细程度都有一定的欠缺，也很难保证文档归档工作的有效进行。

1.3 对工程资料的管理规范不强

虽然在高速公路工程建设期间，各个阶段相应的资料都会准备，但是这些资料更侧重于日常性使用，而忽略了整项工程最后的环节，即资料的整理、编码、归档工作，使得这些资料的规范性不强。

1.4 缺乏全面人才

工程负责人，监理单位负责人以及施工单位负责人对国家高速公路工程相关的档案管理法了解不深，专业知识掌握严重不足，综合素质偏低。目前，施工方负责的档案资料多由现场的技术人员完成，但是这一层面的作业人员普遍文化水平不高，而施工单位对其的培训力度不够，重视不足，导致施工过程中产生的工程原始文件不规范、价值不高；监理单位人员大多数都没有参加过正规的国家监理工程培训，持监理工程资格证书的工作人员更是少之又少，使他们没有与工作相匹配的专业能力，对现场签证工作把关不严；虽然有一些工程单位专门配备了一些人员从事档管理工作，并且这些人员也具有档案管理所需的专业知识， 但他们又对工程建設方面的知识又掌握不够，更有甚者对工程建设的知识一点都不了解，这就使得档案管理与工程技术融合不到一起，导致高速公路工程建设与档案资料管理的工作很难做好，极难开展。

1.5 现实因素对工程档案保存的不利影响

随着高速公路工程建设的不断发展，相关工程档案也在不断的增加，这就使得文档的保存存在一定的困难。一方面由于纸质档案很多，保存不易；另一方面文档数量多，查找起来工作量很大，通常使用的手工检索方法更是在实际操作中困难重重。

2 做好高速公路档案管理工作的对策

为了解决高速公路档案管理与高速公路工程进度不统一的问题，在工程项目开始阶段就要注重档案管理工作，从一开始就要严格把关管理工程资料的质量，使之可以在交工验收时提供可信的、有价值的资料。有条理的对档案进行归类、存档，为今后档案的查阅提供便利。

2.1 制定高速公路档案管理方面的法律

到现在为止，我国对于高速公路档案管理方面的法规以及行业规定并没有一个明确的标准。对工程施工过程中产生的资料应如何收集、整理、分类、存档、编号以及装订等都没有明确的要求，这对高速公路工程档案管理方面的工作开展十分不利，为了保证档案的完整与质量，就必须制定一些章程从源头上对资料的收集进行要求，来保障档案在形成过程中资料的完整、齐全、准确、有价值。档案在存储过程中也要制定有关文档编制、装订、编目、保管方面的相关规定，统一标准严要求，使高速公路档案管理工作条理分明，保障档案整理分类有章可循、有序进行。达到高速工程项目档案符合专项验收的要求。

2.2 遵守档案管理权责分明

高速公路建设项目当中不论是建设方、施工方还是监理方都要建立健全项目档案管理制度， 要在制度中明确个人的职能，只有将责任落实到个人身上，档案管理工作才会有序进展，才能保证一项工作有人做、使大家能够相互配合。

2.3 保障施工资料时效性与真实性

高速公路建设项目档案要求所有档案的记录一定是在工程建设过程当中实际发生的，并且要保证记录的时效性，即随时发生随时记录而不是进入项目结束期为了验收要求，相关工作人员加班加点填制的各项资料，真实的材料是高速公路工程竣工验收的关键， 也是检验工程建设质量的重点。工程资料的形成从施工原始记录开始， 其真实性体现在施工原始记录所记录的事件是确定的某一时间段， 与确定地点发生联系的分项工程或施工工序。施工记录所表明时间跨度应与分项工程的具体时间一致， 现场完成施工记录， 随之归档保存， 不得进行任何添加和修改。施工数据的完整性应体现在施工记录体系的各个组成部分相互补充、相互验证， 不强调一张图表囊括所有施工信息。

2.4 制定制约措施， 确保归档的资料完整

一项工程在开始之前，参与工程的各项队伍应该明确自己的权利和义务，分清自己的工作范围，把项目文件材料的收集、整理、分类、归档， 作为合同（协议）的重要内容确定，明确参建各方应该准备哪些材料，又对材料有怎样的质量要求。同时，在工程建设发展当中，作为工程的监理单位，应该严格坚守自己的工作职能，严格把控工程资料形成的各个环节，在工程货款支付阶段，也可以加强档案管理。可以将资料是否完整、真实、齐全作为一项考量目标，如果没有达到约定的要求，比如高速公路工程档案整理不到位、文件流于形式、毫无价值等监理单位可以要求参建方限期改正后再支付，在签订合同之时可以将这项条款列入范围，若未按约定完成，可以拒绝支付货款。这样在法律的干预下以及监理单位的监督下，保障工程资料的真实、完整、齐全这个目标就不再遥不可及了。

2.5 重视人才培养工作

只有提高档案人员在工程建设方面的综合素质，才能使高速公路工程的档案管理工作做得更好。当前，工程档案管理的工作人员关于专业方面的知识水平不够，这在极大程度上给文件管理工作造成困难。可以采用人才培养方法对高速公路工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行档案业务知识培训，提高档案管理人员的综合素质。

2.6 提高档案管理效果

高速公路项目中涉及大量的资料，而这些资料对高速公路工程的运行、安全、养护具有十分重要的作用。注重工程资料的保管的目的在于这些资料的后期使用， 档案只有被使用才能实现它的价值，而这些档案可以给高速公路今后在运营过程中所进行的养护、维修工作提供依据。合理利用档案资源，充分发挥档案资源的应有作用。

2.7 运用现代化技术进行档案管理

可以对档案进行信息化管理，合理利用计算机及有关的现代技术，把档案中的内文著录，然后根据类别归档，并对资料进行索引，方便用来检索，使档案管理逐渐走向数字化。工程质量管理人员应该建立适合的档案管理系统，并将所有档案分类，先做出目录，然后逐级录入档案的具体内容，做到简洁明了，方便查找，当需要相关信息时，可以快速找到，做到管理工作的数字化。且电子档案方便存储，携带方便。

3 结束语

高速公路档案管理工作都是庞杂、细致的，这要求管理人员细心、认真且有耐心，坚持这一态度并且按照管理规章制度去做，就能做好高速公路档案管理工作。这样就能为高速公路工程施工、建设、养护、扩建、改造提供重要依据，亦可以为日后其他公路新建设计或是科学研究提供参考。

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