高校招投标档案存在问题及规范化探究

章 文 丽

(上海交通大学 招投标与政府采购办公室，上海 200240)

0 引 言

自从《中华人民共和国招投标法》和《政府采购法》颁布以来,招投标采购活动在高校的校园建设、设备采购、服务采购等领域发挥了保驾护航的天然屏障作用，招投标活动对于有效遏制经济领域腐败问题产生、规范高校 经济工作、强化高校国有资产管理等具有重要用[1]。高校档案工作是学校事业发展的一个重要基础[2]。1989年国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》和1993年发布的《高等学校档案工作规范》，其中前者是《档案法》在高校的具体实施办法,属于行政规章这一层面的,带有指令性。它如同“尚方宝剑”,给高校档案事业提供了法律保障,使全国高校档案工作向法制化、程序化、标准化方向迈出了关键的一步[3]。高校招投标工作的发展离不开档案管理，以档案的形式进行记录保存，是不可替代的原始记录材料。招标文件资料种类繁多，在立卷和归档上应遵循文档资料的形成规律，以保持文件资料的有机联系，便于查找和使用[4]。招投标档案是每个招投标项目的重要法律依据[5]。随着市场化经济的快速发展，高校招投标档案数量多种类杂，头绪繁多，条理不清。急需找出存在的问题，进行规范化管理探索，改善招投标档案管理的被动局面，为招投标工作的顺利开展打下坚实的基础。

1 高校招投标档案的特点

招投标档案包括所有新建工程、修缮工程、设备采购、软件采购、图书采购、家具采购、物业管理等项目，在进行招投标活动中直接形成的具有保存价值的文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料及配套的电子文档[6]。招投标档案特点是：不可替代性的原始资料，备受关注，查阅机会多。招投标档案还具有一定的保密性特点[7]。

为了加强廉政建设，上海交通大学成立了招投标办公室，现有的招投标科室是从原来的各个职能部门分离出来，重新组合而成招投标办公室。

2 高校招投标档案管理的现状

随着全球信息化科技的飞速发展，国家对高校的建设发展越来越重视，“双一流”高校专项建设开始启动，在国家教育部专项财政资金的大力支持下，高校的采购招标数量和金额也逐年攀升，比如高校扩建校区新建教学楼群和修缮房屋等工程设计类各种招标项目也日渐增加，科研实验室急需购买大量仪器设备等，相应的招投标档案资料日积月累也越来越多。

我校招投标管理办公室2012年6月成立，2013年共归档招标档案206项，初期档案资料每个项目用绳子捆扎，封面注明项目编号、项目名称和项目单位，内容由三大部分组成：招标文件、投标文件和招标过程资料文件。随着闵行校区二期建设开始，不仅需要新建大楼还要内部装修和配套(包括购买内部家具仪器设备等)，2014年共归档招标档案368项，数量猛增。而且种类由最初的设备和工程类招标，扩展到物资类和服务类招标。2015年归档招标档案材料增加至528项。2017年归档招标档案材料攀升至675项。相应地带来招投标档案管理问题颇多。招标档案材料由经办人分别保管，各自为政，有的装在盒子里，有的放在箱子里。

3 招投标档案管理存在问题及改革举措

(1) 数量多。招投标档案数量增长迅速，档案材料杂乱无章，特别是工程招标档案，投标文件有70～80家，有许多各种图纸和材料，容易出现头绪既多又杂乱无章，随着工作量越来越多，急需规范。

(2) 问题碎。日期未填写；招标申请表和招投标采购审核表盖章不完整；归档清单和招标申请表的项目编号不一致(建议招标申请表、招标公告、招标文件、中标公示用同一编号)；合同和中标通知书未放到最前面；招标代理项目的招标工作报告中的投标商名称和报价有误；专家抽取记录表无负责人签字等。

(3) 种类杂。除了办公使用的通用设备和科研设备，还有新建工程的工程类、服务类等档案资料，种类繁多，内容丰富。

(4) 变化快。随着招投标工作的深入推进和接触的业务范围逐渐增宽，市场经济带来的各种各样的新问题层出不穷。

(5) 质疑多。随着招投标业务数量的快速增加，当今市场经济形势下，法律意识普遍增强，招投标工作备受关注，形势严峻，也给管理人员提出了更高的要求，质疑投诉大幅度增加。招投标档案详实地记录了招投标的全过程,为监管部门进行事后监督提供了重要的客观材料依据[8]。要求务必把不可替代的招标现场纸质材料整理保存好，以备复查时调阅。

(6) 发生原因。高校的招投标工作是新兴事物，相应的档案管理的经验积累少，能够依章执行的的规章制度相应也少，需要在工作中循序渐进的逐步摸索优化。招投标活动各个环节紧密相连，所形成的文件既是该环节办理完毕的审批结果，也是进入下一个招投标环节的证明材料[9]。

(7) 改革举措。在收集立卷完整的招投标业务材料的基础上，制定了各种类型档案的归档清单和目录，保障了档案资料的真实性和保密性，优化细化招投标档案管理的各个环节：如设置了档案室，专人管理档案，实行信息化管理电子档案等。

4 规范化管理招投标档案的实践和建议

为规范和加强学校招投标项目档案管理，确保归档文件完整，准确和系统，以利于今后有效地保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规以及“上海交通大学档案工作条例”“上海交通大学执行政府采购开展招标投标货物实施意见”等规定，结合学校实际，采取了一系列措施并制定了相关规章制度。

(1) 制度到位。为了进一步规范校内招投标活动，学校制定了校内招投标政策。2015年1月1日经学校招投标工作领导小组审核通过的“上海交通大学招标采购管理文件汇编”正式发行，其中在第47页:上海交通大学招标采购档案管理办法(试行)对档案类型、归档内容、归档时间和归档清单等有着详尽的要求。严格执行归档、登记和借阅的管理制度。制定“招投标业务归档资料清单”见表1。

表1 招投标档案材料归档清单

(2) 保管到位。建立适合招投标档案管理需求的库房保管环境，严格遵照库房保管的“八防”(即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫)要求。“八防”是档案库房保管的最基本要求，是维系档案寿命的根本所在[10]。

(3) 人员到位。当前大部分招投标单位没有配备专职的档案管理人员，表现在工作中积极性不高、责任意识欠缺、他们没有明确的全程管理思想，所以在具体事务中不能够正确把握住招投标过程中的关键性“节点”，缺乏必要的流程控制，致使一些具有保存价值的招投标过程文档没能及时“捕获”[11]。现在设置专人专岗负责档案的整理归档，并定期对招投标档案进行整理清点，对做好清点记录。从人员设置上保障了档案工作的有序稳定和人员保障。

(4) 组织到位。学校成立了招投标领导小组，定期对招投标领域的重大决策和校内制定的新政策讨论把关。招投标是一项专业性很强的业务性工作，会遇到各种各样意想不到的复杂问题，逐渐学会了以问题为导向的学习专业知识和相关法律法规。

(5) 信息化到位。长期以来我国的招投标档案主要是纸质档案，具有一定的局限性：消耗纸张和喷墨，文档容易损坏，并且占据空间，档案信息的获取和利用率较低。招投标档案电子化提高了档案管理工作效率[12]。所以信息化是大势所趋，在学校档案馆的支持下，2013年招标办开始使用招投标管理信息系统，招标项目的每一步在管理系统同步电子化上网，使纸质档案和电子化档案同步并轨运行，极大地方便了用户和供应商。可以通过电子化档案分析出的数据，方便查处那些非法挂靠、串标企业的违法事实，可以有针对性地打击挂靠串标行为[13]。信息化时代，让档案走出深闺，走上互联网成为必然趋势，档案管理的“互联网+”时代已经到来[14]。

5 结 语

综上所述，招投标档案管理是一项长期的基础性工作，档案的记录具有凭证的作用，其作用突出，是其他的材料不能替代的，而且具有法律效应，在法律上具有权威性[15]。随着学校招投标业务的持续增加，需要在完善管理制度、重视组织建设、提升管理人员素质和加强信息化建设等方面不断探索，改变招投标档案管理的被动局面，提高对招投标工作的满意度，更好地为学校教学科研服务。档案的规范性对高校档案工作进程起到了至关重要作用。

经过以上规范化管理招投标档案的措施落实执行，效果明显，中央巡视组2017年4月份巡视我校时，抽调了32份招投标档案，能够在1 h之内找到并送至巡视组驻地，保证了档案的真实性和完整性，巡视组对资料的准确性和完整性充分认可，受到了上级主管部门的表扬。招投标档案规范化研究的探索才刚开始，以后需继续与时俱进，继续探索并深化招投标档案工作，勤于思考，理论联系实际，争取把工作做到更好。