“一转变、二投入、三建设”改善基层档案管理工作

黄光辉

近年来，基层机关事业单位的档案管理工作有了长足进步，处于高速发展健全期，在这个过程中也暴露出一些问题，笔者调研分析了当前基层档案管理工作存在的问题。笔者进行了积极有益的思考，提出了改善基层档案管理工作应对措施，即“一转变、二投入、三建设”。

一、机关事业单位档案管理的主要内容及存在的问题

事业单位是由政府利用国有资产设立的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。根据事业单位的性质和特点，其档案资料主要包括党群档案、行政档案、实物档案、声像档案等文书档案，科研档案、基建档案、设备、档案等科技档案，还包括人事档案、干部档案、财会档案、执法档案、业务档案等，种类繁多、涉及范围广泛。机关事业单位档案资料直接记述和反映事业单位建设、管理、规划的发展过程，不仅具有现实的依据作用，而且具有历史的查考和凭证作用，机关事业单位档案的实用价值在于它能满足建设和发展的需要，提供相应的原始依据和准确的信息、数据，在实际工作中发挥借鉴和凭证作用。

近年来，全国档案管理工作步入新阶段。档案事业在档案法制建设、档案馆库建设、档案资源建设、档案信息化建设、档案开发利用及服务民生等方面取得了新进展，机关、团体、企业事业单位以及城市社区和农业农村档案工作全面发展。但经笔者调研分析，目前基层机关事业单位在档案工作管理上仍存在管理重视程度不够，档案管理人员素质参差不齐，档案硬件设施较落后，档案信息化严重不足等问题。

二、改善基层档案管理工作的思考

要从根本上改善和提升基层档案管理水平，必须首先从思想认识上转变观念，加强对档案管理工作的重视程度；其次，必须深化投入，加大档案管理工作的人力资源、硬件设施的投入力度；最后，在档案管理工作还必须加强制度化、过程化及信息化的建设力度。笔者将以上对策措施，归纳为“一转变、二投入、三建设”，具体阐述如下：

1.转变观念，加强档案管理工作重视度程度

思想认识水平决定一项工作开展的深度和广度，要改善档案工作管理水平，必须在思想认识进行转变，也就是“一转变”，特别是分管档案工作领导及档案工作人员，要充分认识到档案管理工作在推进机关事业单位发展所起到的重要作用。要提高档案工作的重视程度，必须将档案管理工作列入单位常态化管理机制之中，经常不定期的开展档案工作管理的检查督导。

2.深化投入，加人档案管理工作资源投人度

加大档案管理工作资源的投入力度，需从两方面加强，也就是“二投入”。一是，加强档案管理人力资源方面的投入力度；二是，加强档案硬件设施方面的投入力度。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员，加强档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，充分地发挥他们的工作主动性、积极性和创造性。

3.创新机制，健全档案工作制度化建设

“无规矩不成方圆”，任何管理的先导便是制度建设，用制度去约束和管理，才能实现管理的规范化、科学化。建立科学的档案管理体系，首先要创新机制，健全档案管理的规章制度，建立档案管理的组织机构、分工责任制、档案管理流程制度、归档制度、考核制度、档案归档标准化建设制度、档案管理奖惩等规章制度，逐步完善形成档案管理制度体系，指导和约束档案管理工作，逐步使档案管理工作规范化、制度化。

4.提高认识，重视档案工作过程化建设

过程化即为在事件的管理过程中，注重事件实现的过程化管控，做好事件的过程管控便会顺气自然实现事件的最终目标，并将事件完成的过程资料详细记录备份。档案工作也应该做好过程化管控，详细做好相关事件的过程化归档和记录。例如，某基层旅游局，在招商相关企业开发本地旅游资源时，由于开发商在相关开发过程中，存在违规操作的情况，当地旅游局做好了相关招商和工程管理中过程化档案资料的记录存档，在追究相关开发企业责任的时候起到关键佐证作用，避免了事故发生。在档案管理过程中，注重过程化档案记录的重要性，通过过程化资料发现问题可以及时纠正、修改，通过过程化资料归纳总结的经验可以吸取、纠正。要做好基层机关事业单位档案管理工作，必须要加强档案管理中的过程化建设，注重事件的过程记录，以求可以客观真实的还原过程中发生的真实事件，最大限度的发挥档案在后续查询、追责、履约、借鉴上的重要作用和意义。

5.与时俱进，加快档案管理信息化建设

在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确指出了要加快档案信息化建设的步伐和力度，逐步形成档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。因此，档案信息化是今后发展的趋势和重点，基层机关事业单位要提升档案管理水平，就应该与时俱进，逐步加快档案管理的信息化建设。管理档案的信息化建设就是利用现有的计算机网络技术，将各项原始档案电子化，进行智能化的收集、分类、统计和分析，方便快捷的给利用者提供可参考的数据、信息和决策依据，释放人力成本，增加了檔案资源的可查询、可利用率。要做好档案管理信息化，在具备信息化建设的硬件条件下，必须加强信息技术的应用，主要是档案管理系统的开发与维护、档案信息数据库建设等。同时，档案管理信息化的趋势，对档案人员的综合素质提出了新的要求，因此加强档案管理人员的继续教育和业务培训，不断学习更新知识，才能担当起档案工作信息化建设的重任。

基层企事业单位档案种类繁多、数量巨大、涉及范围，健全改善档案管理工作意义重大。在“十二五”规划期间的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》以及“十三五”规划期间的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中均对新形势下的档案管理工作提出了新要求。因此，要改善和提升基层机关事业单位档案管理工作水平，应该积极策划、逐步实现“一转变、二投入、三建设”。