高职院校成人教育档案管理初探

陈立学

成人教育档案管理是高职院校学生档案管理的一部分，很多高职院校成人教育档案的管理存在很多问题，不像全日制在校生档案管理的规范。本文分析成人教育档案管理的特点、存在的问题等，从河北建材职业技术学院实际出发提出解决方案，从而提高成人教育档案管理水平，能够更好地为继续教育学生和企业服务。 Preliminary Study on the Archives Management of Adult Education in Higher Vocational Colleges

Abstract： The archives management of adult education is a part of the students' archives management in higher vocational colleges. Unlike the archives management of full-time students， the archives management of adult education， which has many unsettled problems， is far more unstandardized. In this paper， based on the practice in management of Hebei Construction Material Vocational and Technical College， I propose a solution by analyzing the characteristics and problems of the adult education archives management.ln order to improve the level of adult education archives management and provide a better serve for adult students and enterprises.

Key words： higher vocational colleges， adult education， archives management

高职院校成人教育档案的特点

社会性强：成人教育是指不同于普通全日制教学形式的教育形式。成人教育没有年龄和性别限制。通过这个成人教育过程，使社会中的成年人增长能力、丰富知识、提高技术水平和专业能力，或使他们学习新的专业知识，从而获得重新选择职业的机会。成人教育是社会性较强的教育，学生多为社会在职人员，学生涉及数量和范围较多，不像普通高等教育学生那样集中和好管理。

种类多：成人继续教育学历可分为四种形式，分别是成人高考（学习形式有脱产，函授，夜大）、高等教育自学考试（自考）、广播电视大学（电大现代远程开放教育）和远程教育（网络教育）。以上四种教育形式各有不同，除成人高考以外，其他三种学习形式都不需要参加成人高考。在学生录取、专业课程设置、学位授予、上课形式等各方面也存在较大差异。所以档案成分相当复杂，管理起来有一定的难度。

高职院校成人教育档案管理现状

重视程度不够。学校职能管理部门对成教档案管理没有给与相应的重视。在成人教育教学过程中，很多高职院校成人教育管理人员紧张，没有安排专人管理档案，而是一人多职管理着整个成人教育的过程，没有多余的时间和精力对档案材料进行收集、整理，从负责人到成教管理人员都没有时间顾及档案工作，忽略了档案工作的必要性。其次，成人教育管理人员还有外聘和临时工，没有编制，工资待遇低，对于工作有一定的懈怠性。

没有规范的管理制度。近些年，高职院校成人教育规模和形式快速发展。近些年可以跨区域，跨省份的进行全国范围的招生。我院现在有重庆大学远程网络教育和石家庄铁道大学函授教育俩种跨区域的学习形式。因此成人教育档案材料的内容、种类都有他们自己的一套模式，我们继续教育中心基本承用合办学校的管理模式，而没有修订自己的的管理规范和制度。

高职院校成人教育档案涉及的范围

针对高职院校成人教育档案管理而言，主要由以下几个方面组成。

文书档案。主要是指成人教育相关文件、条文、规定等资料，学校举办成人高等教育的批准或证明材料；学校在各设区市开设的所有站、点的数量及批准或证明材料；学校及站、点举办成人高等教育的基本条件，学校承办本、专科函授教育，要由学校提出申请，经所属教育行政部门审核同意，报国家教育委员会批准。承办继续教育，要经本学校主管部门批准，报国家教育委员会备案。本、专科函授教育招生要列入国家高等教育招生计划。

招生档案。这部分档案主要是新生录取工作，其中包括录取通知、新生报到、新生安排等等事项。

学籍档案。对新入学的学生学籍进行管理，包括学生登记、学生证件、学生名册、学籍变更材料等。经过所在单位批准，按国家规定，考试合格录取的在职学生，需要按照教学计划，参加函授站组织的面授、复习和考试以及毕业设计（毕业论文）和答辩等占用的工作时间，应为公假，工资应按标准照发。函授生本学校教学计划要求，参加集中学习和开学典礼、毕业典礼等活动，费用应由所在单位解决。函授生所在单位应全力支持他们的继续学习，帮助他们解决在学习中遇到的困难。

教学档案。主要包括教学大纲所生成课程，包括文档、试题、教务等管理过程中形成的文档、试题、人才培养方案、课程及任课教师名单、线上课程及教师名单，课程所在平台名称等相关资料。

學位档案（通过学位考试）。学习结束毕业后通过要求的学位考试获得相应的学位，主要包括学位工作文件、学位申请、学位论文、综合评审等。

毕业档案。成人教育学生在完成学业后，在承办校方准予毕业的情况下，完成毕业名单、毕业论文、毕业照采集、毕业证签领、学员通讯录入等工作。

学生对自己的档案不够重视，查阅和使用效率低下

承办成人教育的部门没有分门别类的意识，将成教学生的档案与其他资料混乱放在一起，没有专门的放置场所，导致部分学生档案出现丢失与损坏等现象。由于学校不够重视档案管理，与合办学校接洽不及时，导致部分档案出现缺盖公章，内容不完善等情况。还有一些学员不及时参加相关的学习或半路终止学习的，使得档案中断；还有一部分学员一时所需学完之后不需要相关学历了，就放弃了领取毕业证等，使得档案不完整。

加大管理宣传力度，成教学生参与进来

学生档案记录了学生在学制期内的主要活动内容，包括了成绩、平时作业完成情况相关表现等，我院的成人教育包括重庆大学远程网络教育和铁道大学函授教育，它们都有自己的管理平台，学生的整个学习过程都有电子记录，这些档案资料对于成人在今后的工作中至关重要，为学生的档案提供了可靠性和真实性。其次，对于成教学生来说，他们在本职工作岗位上的表现也是档案记录的一部分。成人教育学生大多是已经工作的在职人员，或者是从中专、高中、技校毕业的学生，他们没有重视档案的意识，认为提高学历就是为了一本毕业证，不积极的参与学习过程，从而丢失整个学习过程中的部分环节。而他们在继续教育过程中的表现和记录，是社会、企业分析和评估他们在工作中的重要依据，档案管理合理化至关重要。需要引导学生对自己的档案提高重视，认真的完成档案的收集、更新、归档等，逐步落实档案细节，为今后在工作中的档案提供必要的依据。

成人教育档案管理规范化

根据教育部《普通高等学院学生管理规定》、<<河北建材职业技术学院学籍管理规定（试行）》，结合我校成人高等教育实际情况，制定我院成人教育管理办法。规定中包括学生入学与注册、学制和学习年限、课程考核与成绩记载、毕业与学位等方面。毕业生应当按要求参加电子信息采集。成人高等教育执行国家高等教育学历证书电子注册制度，每年颁发的毕业证书信息均报省级教育行政部门注册。重庆大学网络教育学生的档案在学生完成学业后由总院统一封存邮寄到我院学习中心，然后连同毕业证一起发放到学生手里。保证整个学习过程档案信息完整性。

成人教育档案管理的意义

成人教育档案的科学化管理，对于高职院校的发展起到一定的推动作用。是高职院校中成人教育水平的真實反馈，经过对成人教育的档案的分析，可提出适应社会各个领域的教学规范，为越来越多的专业性人才服务专业的行业。成教档案科学化的管理，一方面提高成教档案管理人员的工作效率和质量；其次可以对成人教育教学起到推动作用，从而培养更多优秀的成教毕业生，更好的为社会服务。

随着我国教整体育事业的迅速发展，成人教育已经成为我国高职教育事业中的一部分，同时也是提升我国综合受教育水平的具体措施，为社会在职人员提供继续学习的机会，因此，成人教育档案管理的科学化，对提升社会群体的再教育水平提供保障，同时也为我国的文化教育的发展提供必要保障。