企业合同管理的问题及对策

余沛然

合同管理是现代企业经营管理的重要组成部分。通过对合同管理业务现状研究，主要存在三方面的问题，分别是合同管理信息化不成熟、合同管理机制不完善和合同管理人员专业素质不高。为解决以上问题，本文提出三项对策。第一，优化提升信息化综合实力；第二，建立健全合同管理机制；最后，提高合同管理人员专业素质的同时重视合同管理人才的培养和利用。现代企业合同管理需要实时总结和分析经验，谋远略，以求发展。

在全球经济条件下，我国企业的合同管理水平不断提高，合同管理日趋规范，信息化水平也逐年提升。在国家宏观经济政策与市场经济的影响下，合同管理的重要性日益凸显。如今的各种企业领导和企业管理人员，不但要提高自身的专业技术知识，更应该增强自身对企业合同管理的重要性的认识。

一、合同管理在企业管理中的地位

1.生产经营活动的规范性要求必须进行合同管理企业在经济运行的过程中，其管理主要涉及产、供、销三个环节，而这三个环节都是由合同来连接的。合同管理的好坏，直接影响企业的生产运营，因此合同的合规性与合法性显得尤为重要。以唐钢不锈钢公司2012年的合同业务量为例，物料采购合同量占32.64%，销售合同占34.56%，设备采购合同29.65%、其他合同3.15%

2.法律风险的可控性要求企业必须加强合同管理。法律风险与其他风险的重要区别就是法律风险具有可控性。根据引发法律风险的不同原因，可以将企业法律风险分为外部法律风险和内部法律风险。外部法律风险是由市场、客户、国家政策等外部因素引起的，企业对其发生无能为力，所以，企业的外部法律风险是不能完全规避的。然而企业的内部法律风险，是由企业自身的原因引发的，企业管理对内部法律风险的发生起到了决定性作用，而且企业通过采取措施可以控制其发生，合同管理作为内部风险管理的一个重要内容，是引发企业内部法律风险的关键因素，因而通过加强合同管理，构建以合同法律风险防范为核心的现代管理体系，把合同法律风险消灭在萌芽状态，成为现代企业规避法律风险的重要途径。

二、合同管理存在的问题

1、合同管理信息化不成熟。通过信息化来实现合同全过程的管理与监控是现代合同管理的趋势，合同管理信息化的使用可以对合同的查询、审批、履行、监督等业务进行全方位的管理和监控，并形成合同前期拟定、合同评审、合同签订、合同履行和合同监督等流程全过程动态管理机制，也就满足了合同执行部门与合同管理部门对其他合同相关财务和法律等专业方面的需求。信息化是合同动态管理的基础，实现了企业信息化并不代表就实现了合同的动态管理。需要解决存在的多个问题：合同信息过旧、不完整、不准确，更新不及时；信息录入、核查、修改等工作责任不明确；合同管理、项目管理、财务管理、法律管理等相关业务模块未完全实现科学合理的整合，导致工作效率低的同时也造成人员和时间的浪费。

2、合同管理机制需要不断完善。在企业中实现全过程动态的、科学的合同管理，必须建立相关的合同管理机制，需要进一步将合同管理全动态过程活动的内容制定详细的规章制度，在实际操作过程中有据可依、有法可循。但有的人员对制度重视程度不够，导致工作落实不到位。表现为工作态度自由散漫，能少干就少干，甚至有不作为的行为，造成不良后果却没有人承担责任，缺少完善的问责、监督机制。

3、人员专业素质需要不断提升。全过程动态的、科学的合同管理不再只局限于简单的合同归档、合同整理等工作，现在的合同管理工作更为专业和科学，涵盖的知识领域更为广泛，因此对合同管理人员专业素质要求也越来越高，必须熟悉法律、企业管理、经济学等多方面的专业知识。但目前，合同管理人员专业素质与此有很大差距，其次企业对合同管理的重视程度也间接影响了人员专业素质的提升。

三、合同管理的对策

1、优化提升信息化综合实力。明确与合同管理相关部门及人员的职责，扎实做好统计、录入等基础性工作，保证信息的真实性、完整性和及时性。信息化总体架构上要优化各模块的对接和使用，实现信息化与合同管理相关管理模块科学合理的整合。在此基础上根据需求和职责，完善合同管理相关人员在办公信息化平台基础上在各相关模块之间调用、查询信息等功能。通过建立健全流程问题反馈及监督管理机制，促进流程问题的优化和管理，通过流程跟踪进行追责和问责，最终通过信息化完成合同全过程的动态管理。技术人员对出現的问题可及时进行处理，根据需求可以开发新的信息化模块，他们的工作是信息化正常运作的有力保证。因此，要重点吸引培养信息化人才，为建设一流信息化平台提供有力的技术支持和保障。

2、建立健全合同管理机制。完善合同管理机制，并进一步细化合同管理相关制度。制定合同管理制度时应加强内部沟通，建立完善沟通机制，将在日常工作过程中发现的问题及时汇总并完善到相关制度中，再通过制度进行指导落实工作，实现完善制度与工作实践形成一个良性循环。针对合同管理制度落实不到位、执行力差的问题，要明确责任人，建立健全问责、监督机制。企业管理层要明确合同管理在企业发展中的重要作用并予以重视，在了解员工的思想动态基础上开展管理工作。要加强企业基层人员主观上对合同管理制度的重视，可通过宣传、培训、文化娱乐活动等方式增加合同管理相关制度的学习，还可将合同管理相关人员的工作量化，与绩效考核机制相结合，提高员工工作积极性。同时要强化内部监督，规范管理行为，营造良好的企业文化氛围，构建良好的合同管理机制。

3、提高合同管理人员专业素质的同时应重视和培养此类人才。企业内部要重视合同管理工作，重点选好用好合同管理人员，明确合同管理人员发展方向，建立其职业发展通道。通过建立完善的监督、考核机制对合同管理人员进行综合评定。通过举办学习班、讲座等灵活多样的培训形式，提高合同管理人员工作技能和业务素质，充分发挥企业文化的导向作用，提高全员合同管理意识，从思想上真正意识到合同管理的重要性。

现代企业合同管理要发展，需要实时总结经验。立足于可持续发展的角度，提出行之有效的解决方案，谋划长远发展。