关于做好高等院校二级学院办公室工作的几点思考

刘莲　樊广华　仵允锋

摘要：高等院校二级学院办公室是学校的重要组成部分，随着社会的不断发展，对二级学院办公室管理工作有了更高的要求。本文从学院办公室管理存在的问题、职能特点出发，提出做好高等院校二级学院办公室工作的改进对策。

关键词：高校；二级学院；办公室管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）21-0024-02

随着我国教育事业的快速发展，办学规模的不断扩大，办学层次稳步提升，办学水平不断提高，在校生人数不断增加，为适应社会和学科的发展，许多高校普遍采用“两级管理，以院为主”的管理模式。二级学院办公室是二级学院从事日常事务管理的办事机构，是学院的中心枢纽和综合管理部门。它接受学校相关部门的业务指导，贯彻执行学院领导的意图和要求，承担学院的教学、科研、师资队伍、学科平台、学术交流等方面的组织、协调、管理工作，是高校教学、科研和行政管理工作能够顺畅有序运行的关键环节。

一、高等院校二级学院办公室存在问题

1.管理规章制度不够完善。学院办公室管理规章制度大多存在着一些弊端和不足，缺乏切实可行的、创新性的管理机制，导致它与实际管理工作要求存在脱节的现象，无法满足新时代高等院校二级学院实际的管理工作需求，而且，在制度上缺少对于管理人员的管束和奖励性办法，往往使管理人员对于上级部门分配的任务被动性的接受，按章办事，工作疲于应付，影响了工作的主动性和积极性，无法形成合理可行的管理工作体制。

2.职能目标不清晰。办公室管理人员要明确工作的职能目标，这样才能进行有目的性的工作，增强服务的效率，提高工作质量。服务和督查相辅相成，充分发挥学院办公室的职能作用。但是就现阶段存在的状况来看，二级学院办公室管理工作的职能目标不够清晰明确。

3.服务意识较差。办公室人员重办事、轻参谋，缺乏对政策的深入研究，很少参加业务培训，不能及时学习现代化管理知识，业务素质得不到提高，导致服务不够细致，工作效能不高。而且现阶段随着办公室人员年轻化，管理人员自我意识过强，普遍缺乏服务意识，缺少全局观念。

二、高等院校二级学院办公室管理工作的职能特点

1.服务职能。学院办公室人员的服务工作是以院为中心，从学院发展的大局出发，立足于为领导服务、为教学科研服务、为广大师生服务。平时注意协调学校和学院的关系，及时传达学校的教学科研信息，心中有为学生服务的意识，给学生关怀，主动深入基层，跟学生打成一片，及时关注学生的思想动态，在职权范围内设法解决，在职权范围外的及时反馈给领导，争取尽早解决。

2.参谋职能。办公室人员是领导的参谋和助手，为领导的工作决策做好前期准备。要搜集各类信息，深入调查研究，把握决策取向，在适当的时候为领导出谋划策，提供有效信息和建议，辅助领导工作的完成。

3.督查职能。二级学院办公室需要处理学校各个职能部门下发的大量的文件和政务，在日常工作中，需要对文件进行分类管理，督查工作进度和执行情况，从而确保学校学院各项方针政策得到真正落实。如果学校的各项政策落实不到位，会严重影响学院日常教学或科研工作，继而影响学校的整体工作。因此，学院办公室督查功能必不可少。

三、做好高等院校二级学院办公室管理工作的对策建议

1.建立和完善办公室管理机制。建立和完善办公室日常工作规章制度，可以规范管理行为，提高管理服务质量，使办公室管理更加科学、更加规范、更加合理。这样办公室的各项工作都能做到有规可循、有据可依。要做到权责清晰，分工明确，工作落实到人，同时增强办公室人员的团队协作精神，遇到紧急工作任务时，能够团结协作，相互支持和帮助，确保工作任务的圆满完成；制定和完善办公室管理工作的工作程序。工作流程的混乱是大部分单位普遍存在的问题，这就导致了好多问题不能清楚地找到负责人、相关人员互相推诿、贻误工作等情况。因此，制定完备的工作程序，将办事人员的职责做一个明确的分配，每件事、每项工作都具体到个人。比如接待事项，本科生和研究生教学、日常管理档案，科研档案管理，印章的管理和使用，会议室使用的管理等，都有明确的规范和流程，才能做到井然有序、忙而有效；制定可行的激励措施。奖励积极配合工作的管理人员，可以给予适当的物质奖励或者精神上的奖励（比如在全院教工大会上口头表彰，学院或者学校层面发放奖励证书），从而激励办公人员全身心地、热情饱满地、积极主动地投入办公室的管理工作中去。

2.提高服务意识，提升服务质量。二级学院办公室是协调学校各职能部门与学院、学院之间及学院与外单位之间工作的枢纽，具有一定的服务性质。（1）作为办公室管理人员一定要提高自身的服务意识，好的服务意识决定着好的工作质量，从而保障工作的顺利完成。要主动担负起自身的参谋性职责，认真调查研究、搜集分析利于学院发展的有针对性的、有用的文件资料，提供给供学院领导思考和研究，为领导提供参考对策和意见，主动积极地为全院师生服务。（2）改善服务态度，积极为学院师生提供应有的服务，既要保障服务的质量，又能提高服务效率。要用“三心”——用心、热心、诚心对待办公室管理工作：用心学习新政策、新精神，用心体察全院师生的新动态和新变化；热心对待每位师生，笑脸相迎，有求必应；诚心服务，以心交心，以情换情，经常沟通联系老师、学生，促进学院和谐发展，提高服务效率。（3）多进行专业培训，提升服务本领，增强服务质量。例如简单的管理学、心理学、教育学、领导学、等有关文化常识的指导，提升办公人员的洞察力和分析力，提高办公人员服务质量。办公室工作任务繁杂、工作时效性强、工作量大、工作要求高，而且工作涉及到全院工作的方方面面，这就要求办公人员完全熟悉所负责的业务，做一个领导师生所期望的“通才”和“专才”，灵活运用服务的技巧，保证服务的质量，力争把工作做到让全院师生和领导都能满意。

3.提升办公人员综合素质。二级学院办公室管理人员应该具备优秀的政治理论素养和与工作岗位有关的专业的业务素质能力，这样才能做好本职工作。因此，必须重视办公室人员的队伍建设，提高管理人员的思想政治素质和业务素质。在政治素质方面，有计划、有针对性地组织专业人员进行培训和辅导，提高办公室管理人员的专业能力和思想政治理论水平，让办公人员全面了解管理工作的特点，树立诚心诚意服务全院师生的意识和高度的责任感，保障所有工作的顺利进行；在业务素质方面，学院要加强培训，为管理人员提供良好的学习机会，不断提高管理人员的业务素质和服务水平。引进高素质人才加入办公室管理队伍，起到领头羊的作用。学院办公室之间可以定期进行工作交流，互相学习，提高工作效率。二级学院办公室管理人员也要充分利用业余时间加强学习，例如管理学、心理学等方面的知识，充实自己，不断提高自身的业务素质，从而提升服务质量。

4.办公室管理的网络化。二级学院办公室管理实行网络化管理，将摆脱长期以来基于纸质办公的传统模式，逐步实现依托网络和电子数据的无纸化办公，真正体现信息时代办公室的方便、快捷和高效。如今，学院办公室网络的使用日趋频繁，与上级部门和教师学生的沟通，许多工作信息都要依赖网络传递。比如学院会议通知安排、學校文件上传下达、校内各部门信息资料的共享等都可以通过办公室管理网络（例如微信朋友圈、QQ群、飞信等先进的通讯手段）快速准确地传达到各位领导、全体教师、全体学生的手中，这样可以使上级部门的指令下达迅速，问题反馈及时，能够迅速解决其中的误会，减少工作的失误，信息的处理也更具有时效性，准时完成各项工作。

高等院校二级学院办公室工作繁重、繁杂、涉及面广，包括教学、科研、学科建设、师资队伍建设、教师思想政治工作、学生日常教育管理、社会服务等多个方面，临时性、应对性工作多。要做好学院办公室管理工作，必须熟悉办公室管理工作的职能特点，遵照规定的规章制度，强化服务意识，提高个人修养，保持上下级沟通良好，协同办公室工作人员之间关系，在创新中求发展，不断提高管理水平，来适应高等学校教育发展的新形式新要求。

参考文献：

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[4]孔奎英.对办公室管理工作的几点思考[J].管理观察，2016，（18）：67-69.