融入科研管理过程的机构知识库建设策略研究

张闪闪(中国科学技术信息研究所，北京 100038)

随着世界各国对科学事业投入的不断加大，科研产出呈现日益增多的趋势，在互联网环境条件下，如何保证这类信息资源以数字化的形式存储、管理并且得到高效的利用显得尤为重要。机构知识库(Institutional Repository，IR)正是这一背景下的产物，它是机构管理科研成果、传播学术知识、支持全社会创新的重要机制，逐渐成为其知识基础设施的重要部分，成为支持数字科研和数字教育的重要工具[1]。据国际著名开放存取名录OpenDOAR(Directory of OpenAccess Repositories)的实时统计，2010年8月，在OpenDOAR网站上注册的知识库数量为1 714个[2]，截至2018年3月8日，机构知识库数量已达3 513个[3]，是2010年的2倍多。

现有的机构知识库主要分布在120个国家中，其中美国最多，为502个(占14.3%)，其次是英国和日本，分别为258个和217个，而中国目前为104个[4]，数量较国外相比有一定的差距。从现有的对于机构知识库的研究来看，目前国内的机构知识库处于信息收集、存储和共享的初级阶段，尚未融入到科研管理过程中，如何使机构知识库消失在科研流程中(Invisible IR)[5]，改变传统意义上的独立机构知识库濒于死亡(IR is Dead)[6]的状态，成为知识创造、传播和应用全过程的知识工具之一，以及为整个机构科研管理和创新提供支撑服务的综合性平台，更好地支持科研管理过程，成为现有机构知识库工作者的重要任务之一。科研工作的大力支持，科研产出日益增多且类型丰富，如何有效获取、存储、管理及应用本机构产生的知识资产，达到促进学术交流与传播利用的目的，是各机构科研和管理人员面临的一个重要挑战[7]。

1 融入科研管理过程的机构知识库建设的作用和意义

科研管理过程实质是信息化管理的过程，是对科研信息资源进行收集整理统计分析并加以利用的过程[8]。即通过制定相应的科研发展规划和政策，建立相应的协调运行机制，使人力、物力和财力资源等得到最优化配置。机构知识库则是对各种科研资源进行整合的平台，目前国内部分高校也都建成了自己的机构知识库，将科研管理和机构知识库有机地融合，达到促进学术交流和科研管理的双重效果，是机构知识库今后的发展方向，也是推动科研院所进行科研管理的有力工具。

1.1 有效利用机构知识库，实现机构内部资源的传承和交流

机构知识库资源类型丰富多样，包括研究资料、论文、报告、数据、软件、图片、音视频等，功能也包括检索、浏览、下载、评论等，现有的机构知识库缺乏与科研管理过程的融合，两者相对独立。不同的科研项目往往是相互独立的，科研人员之间的沟通，科技成果之间的共享尚不成熟，成果的再利用及转化缺乏客观条件。而互联网环境打破了传统的将人才、资源、信息、知识等科研要素作为单独个体的科研管理模式，给科研及其各要素之间的互通有无提供了良好的条件。

1.2 改善机构知识库功能，提高科研人员使用的积极性

台湾学者陈光华将学者对机构知识库的态度分为“和蔼可亲型”、“抱怨型”和“不理不睬型”[9]，3种不同类型人员的态度反映了现有机构知识库功能的单一，早期机构知识库的实践也表明，由机构成员主动提交其数字化学术资源到机构知识库的比例非常低，机构成员对机构知识库内容建设的参与度或者积极性没有预想中的高[10-11]。虽然国内的机构知识库对单一的功能进行了改进，如增加了主题标引、提供规范主题词的分面检索，实现了资源的二次开发功能，但是这些与科研人员的切身利益还存在一定差距。构建融入科研管理的机构知识库，通过信息化管理系统建立研究人员网页，展示其个人基本情况和学术成果，采用统一的元数据标准，及时、有效、准确地采集用户科研信息。同时，科研人员可自行对机构知识库中个人科研成果等进行编辑，从而来提高个人影响力。

1.3 与绩效挂钩，为科研管理提供新的量化渠道

科技论文、科技报告等反映了课题组成员的科研能力。目前科研机构对于科研人员的奖励内容基本是基于发表期刊论文、获取专利的多少，奖励来源主要是科研人员自行统计上报。这一方面忽视了科技报告、科研数据等在科学研究过程中的重要性；另一方面基于个人统计既浪费大量的时间，同时缺乏统一的元数据标准规范，数据重用性较差，每次提交的数据都是在规定年度内，不具有回溯性。将科研绩效评价融入到机构知识库中，对论文、专利、科技报告、会议报告等科研产出进行实时性地监督、收集，同时以机构知识库中的浏览、下载频次、引用情况[12]等作为考核依据和标准，将这些内容都以量化的方式展开，实现机构知识库与科研绩效的有机融合。

1.4 规范科研活动、实现科研过程痕迹化监管

将机构知识库与科研管理信息系统有机链接，可以支持科研项目(尤其跨机构、长期项目)对项目科研成果进行管理和评价；支持围绕项目工作流、信息内容驱动的项目管理和项目资料与成果管理；同时将机构知识库的内容对象能力扩展到复合数字对象，可用来支持对科研项目复杂内容的有机组织[1]。科研项目涉及不同类型的数据对象(如对象、工具、地点、方法等)，内容复杂多样，在机构知识库中对科研各阶段及其产出对象进行语义标注和管理，采取新的技术方法来组织、发现和利用机构知识库中的数据，构建科研人员的知识空间，一方面可以帮助科研管理部门等机构围绕科研流程来规划、汇交、审核、共享、处理项目成果；另一方面存储格式的规范化，减少了上传的复杂性，提高了科研人员资料上传的积极性，推动机构知识库和科研管理的双赢。

2 国内外机构知识库建设的研究现状分析

国内目前的研究主要是机构知识库与科研管理分开的研究，而国外则已提出相关方面的研究，而且机构知识库正发展成为科研管理的重要工具，以下为国内外关于机构知识库和科研管理系统等方面的研究进展。

从现有研究来看，国内外已有大量对机构知识库和科研管理系统的研究，如Ware M B以45个机构知识库网站为基础，指出机构知识库平均资源数目仅为1 256个，并且大部分是论文和灰色文献(技术报告和工作底稿)[13]。Prosser D认为机构知识库为机构提供了一种存档知识并使得知识可用的方式，对研究者来说，机构知识库能为其作品提供中心存档，代表其研究经历的简历，增加了作品的传播和影响；对机构来说，保存机构的智力成果，提高机构的可见性和声誉；对社会来说，使得世界的研究成果可以被访问，保证长期保存研究成果[14]。张晓林利用从知识内容形态到知识应用形态的场景谱系和从个人到机构的需求谱系组成的二维框架，综合分析业界思考与实践，筛选机构知识库可能的发展方向[1]。张旺强等对IR+、Zentity、Islandora等几个典型新型开源机构知识库软件进行调研，并对开源机构知识库软件在本地进行实际的安装测试，为机构知识库建设选择开源软件提供参考[15]。

国外也有部分学者提出机构知识库在科研管理系统中的重要作用，如Names D认为国际机构知识库发展的一个重要趋势是机构知识库在支撑科研管理方面的服务功能的拓展[16]。Cojocariu等基于高校科研管理提出通过信息技术提供现代化最佳解决方案，以数据库系统为基础为科研项目的各个过程提供所有相关信息的明确证据[17]。Ma J等通过ARP技术尝试建设科研管理中机构知识库的数据交换，以减轻科学家的负担，便于科研的进展[18]。Ezugwu A E等通过数学模型建设科研过程中的资源管理系统，优化动态网络环境中的资源分配或任务调度，灵活地通过管理系统和调度模型进行科研工作[19]。

此外，国外一些机构已经开始尝试开展机构知识库和科研信息管理系统的融合研究，如英国、德国、芬兰、瑞典等欧洲国家开展了机构知识库与科研信息管理系统的衔接研究，并开发了相应的操作平台，满足了科研机构开展科研管理的信息需求[20]。德国马普学会eScidoc知识库对科研各阶段产出对象进行语义标注和管理，实现了机构知识库与科研过程的结合和互操作、支持科研工作流、进行科研评价等服务[21]。爱尔兰、荷兰的国家NARCIS门户等，实现了机构知识库与科研管理信息系统的集成，使机构知识库发展成为科研管理的重要工具[22]。

从国内外现有研究来看，改变机构知识库的功能，拓宽机构知识库的服务范围，成为整个机构科研管理和创新提供支撑服务的综合性平台，是现有机构知识库工作者的重要任务之一。网络环境下，科技成果层出不穷，科技项目复杂多样，所以，以机构知识库为基础，研究如何将科研管理过程融入其中，对科研管理过程进行痕迹化管理，形成完整项目的记录文件保存，促进机构知识资源的积累和传承具有重要意义。

3 融入科研管理过程的机构知识库的基本架构

科研管理内容多种多样，包括项目管理、科研成果管理、知识产权管理、学术活动组织、成果申报、年报编写、平台建设维护、科研管理全面业务、成果转化、战略规划、其他等[23]。不同类型的内容既有各自的特点和需求，同时相互之间又有一定的关联。机构知识库是对科研过程及其最终成果进行收集、存储、共享的平台，在数字环境条件下，机构知识库需要对现有各种已经收集的资源进行整合集成，融入科研管理过程，转变现有机构知识库的角色，实现对科研数据的实时、准确、全面、有效管理，通过科研项目管理系统、科研人员管理系统、科研成果管理系统、科研奖励管理系统的有机融合，嵌入到科研管理的整个生命周期过程中，为科研管理的各项活动提供数据支撑和存储平台，具体见图1。

图1 融入科研管理的机构知识库的系统框架

3.1 科研项目管理系统

科研项目与科研要素、科研成果、科研机构及科研绩效息息相关。当前，我国科研管理实行粗放式管理，年度、中期考核、结项验收时需要提交的资料内容有限，资料和技术细节不够详尽，有关部门很难对科研项目研究的真实性、准确性进行检验，也很难对科研过程和科研质量起到监督和规范作用[24]。在数字网络环境条件下，科研项目的管理需要摆脱传统的方式，以计算机网络技术为依托，将机构知识库嵌入到项目申报、审核、立项、实施、考核和评估等环节中，实现机构知识库与科研管理系统的集成和无缝衔接。机构知识库作为科研项目产出的数据仓储，需要定期跟踪项目实施进度，将各个阶段所产生的相关文件进行收集整理纳入到相应系统中，对科研项目实行集中统一管理，规范科研活动，也可以根据项目时间安排设置相关的提醒，提醒科研人员在规定的时间内完成相应的工作，一方面能够监督项目的实施情况，保证项目的顺利进行；另一方面还能提高机构知识库的利用率，为其他需要申请科研项目的科研人员提供时间及知识方面的帮助。

3.2 科研人员管理系统

科研人员是科技工作的主力，是具备一定的科学理论知识并从事科学研究工作的一类人。目前国内的机构知识库对于科研人员的个人学术界面不够重视，或者根本没有，这对于科研人员上传个人科研成果是极为不利的，而如香港大学的学术库[25]，对于每个学者，都有单独的学者界面，包括所属院系、专业、个人兴趣、发表论文情况等，同时还有个人学术简历的链接，可以直接进行下载，发挥了很好的“学术名片”效应；荷兰的国家研究与合作信息系统(NARCIS)，将荷兰科研项目、人员信息与荷兰机构知识库国家网络DAREnet有机结合，可通过项目、人员与研究成果进行双向查询[26]。科研人员管理系统的设计需要贴合科研人员的需求，为科研人员提供属于个人的页面。具体为，将科研人员的学术成就、个人ID、个人成就、荣誉等情况融入到机构知识库中，对科研人员的各项活动进行及时的跟踪与补充，将科研人员的所有科研项目及时地纳入到科研人员管理系统中，实现对机构科研人员的统一管理，让机构知识库成为了解科研人员的有效入口，通过科研人员管理系统更好地完善机构知识库的建设，实现科研管理与机构知识库的有机融合。

3.3 科研成果管理系统

科研成果是科研人员工作成果的展现，形式一般包括论文、专利及著作等，随着科学的进一步发展，为了杜绝学术不端、保证科学成果的可信度以及可检验性，与科技项目相关的支持其论点和结论的科学数据，包括音频视频和其他形态的非文本信息(Non-Textual Materials)成为了科学的基本要求，也逐渐纳入到科研成果的范畴之中，目前很多机构已经建立了相应的科研数据管理平台，如哈佛大学的Dataverse、斯坦福大学Digital Repository以及约翰霍普斯金大学的DataConservancy等。

科研成果管理系统的设计要改变以往存储的单一功能，实现科研成果与机构知识库相互融合。机构知识库作为机构内部知识收集、知识保存和知识传播的平台，拥有机构内部最全面的信息资源，如期刊、会议论文等可以定期和现有的数据库平台进行资源的交互匹配，更好地发现现有数据库平台中机构论文不完整的现象，如作者机构名称不规范所引起的数据库统计结果偏少的现象，通过机构知识库和数据库的互通互联，协助数据库厂商更好地规范本机构的论文，减少因机构名称不规范所产生的“无机构”论文。同时可以利用机构知识库中的数据进行知识开发、知识管理等再利用，规范现有的科研成果，进一步推进机构知识库建设，实现成果与知识库的良性循环。

3.4 科研奖励管理系统

各个学校都针对科研成果提出了不同的奖励政策，政策内容包括对于科研立项奖励、科技成果奖励、学术论文奖励、学术著作奖励、专利一级重大科技项目贡献奖等。奖励的流程通常是登记、上报与审批、公示与监督、发放，这种方式虽然能够最全面地收集到符合奖励标准的相关内容，但与奖励内容无关的著作、科研数据等往往被忽略，这些内容同样是科研人员的科技产出，属于科技成果的一部分，但是却因为制度限制而不能完全收集。在数字环境下，这些资源需要进行整合，建立定性与定量相结合的考评机制，并为此机制建立完善的回溯及使用过程。一方面需要将科研绩效考核系统与机构知识库相结合，使量化内容有迹可循；另一方面需要在机构知识库中规范相应的元数据，如奖励时间、奖励政策、奖励金额等。既方便科研处相关负责人员核对科研人员每年产出，统计发现校内潜力学者，另一方面也是对现有机构知识库的一种完善，更好地促进机构知识库的发展。同时在奖励时也可以将是否在机构知识库中上传，机构知识库的浏览和下载次数作为考核标准之一，以机构知识库中的成果条目作为科研人员绩效考核的量化标准之一，建立机构知识库与绩效考核之间的映射关系，使机构知识库真正地融入到科研管理中，为科研人员所使用，为科学发展提供支撑。

4 融入科研管理过程的机构知识库资源的获取流程

在数字环境条件下，机构知识库需要对现有各种已经收集的资源进行整合集成，融入科研管理过程，转变现有机构知识库的角色，实现对科研数据的实时、准确、全面、有效管理，通过科研项目管理系统、科研人员管理系统、科研成果管理系统、科研奖励管理系统的有机融合，嵌入到科研管理的整个生命周期过程中，实现科研数据的自动收割。

该平台需要融合自身资源以及机构内部的数字资源，实现机构知识库与购买数字资源的无缝衔接，一方面丰富机构知识库的检索结果，提高科研人员对机构知识库的利用率，增强对机构知识库认同感；另一方面，随着用户对平台依赖性的增强，上传资料的积极性也会不断提升，机构知识库的内容也会更加丰富，最终实现机构知识库的良性循环发展，具体流程见图2。

将机构内部的数字资源嵌入到机构知识库中，也就是将现有机构知识库的资源分为自存储资源和机构购买外部数字资源两部分。机构知识库自存储资源，一般包括论文、科技报告、科学数据、会议PPT等，这部分资源由于在用户存缴时已经设置了相应的开放权限，所以，当用户进行资源检索时，可以直接反馈给用户；机构购买外部数字资源，首先，当用户通过机构知识库发出检索请求指令时，内部系统可直接链接到资源平台进行查找，对于查找到的内容，根据开放获取程度分为开放与非开放资源，针对开放性资源，可直接向用户提供原文链接供用户直接使用，而对于非开放性的资源，首先需要提供给用户资源的使用权限说明(如费用、使用权限等)，用户可以选择放弃或购买资源，一旦用户选择购买资源，则费用直接呈缴至数字资源的费用收支系统中，然后通过原文传递提供给用户资源。此外，根据用户个人信息及检索记录，平台也可以在检索页面提供与检索内容相关的信息，提供主动推送服务，帮助用户不断调整检索词，使用户能够得到更加准确、全面的资源，这部分资源同样可通过上述方式实现。也可以建立科研群和主题讨论群，增加用户获取科研管理过程信息的渠道，方便与信息提供者的沟通，同时也能强化信息提供者的提交意愿。

图2 融入科研管理过程的机构知识库资源的获取流程

5 融入科研管理过程的机构知识库的建设策略

机构知识库是科研产出的重要存储平台，完善的策略是整个机构知识库发展的关键，不仅可以为机构知识库的工作人员提供良好的工作流程，同时也能够为科研人员提供良好的保障，提高科研人员主动上传科研成果的积极性，有利于更好地实现科研管理和机构知识库的融合，增强机构知识库的竞争力，进而提升整体科研实力。因此，要推进机构知识库的建设需要从强化科研机构对科研成果的管理意识、推进科研成果的资源建设、重视科研成果的痕迹化管理等方面入手，实现对科研数据的优化管理，使机构知识库真正融入到科研过程中，最终实现共赢。

5.1 强化科研机构对科研成果的管理意识

机构知识库是以科研人员的科研产出为基础的全面管理平台，是以科研产出为纽带的科研机构活动的整体监控系统，是以科研产出为核心的科研人员绩效评估的计量凭据仓储，是以科研产出为前提的科研机构科研资产的持续积累和传承手段，是以科研产出为主体的科研机构科研项目管理的行为规范[27]。因此，机构知识库的建设中，一方面需要强化机构知识库的功能，增强对科研过程全流程的监管意识；另一方面增强科研人员对机构知识库的依赖性，改变科研人员对机构知识库的传统认识，从知识共享、知识交流等层面重新认识机构知识库。

5.2 推进科研成果的资源建设标准

要保障机构知识库的快速发展，需要以科研成果为核心，将学术期刊、技术专利、会议录、学位论文及其他相关信息资源整合于同一系统中，并对科研成果资源进行标准化管理，如资源类型标准、元数据标准和资源存缴标准。

5.2.1 资源类型标准

从目前国内现有的资源文件类型来看，资源主要包括期刊论文、会议报告、PPT、科学数据、项目资料等，而对于专利、图片、音频、视频等多媒体资源涉及较少，在全民科研成果转化时期，机构知识库的资源建设应向多元化方向发展，专利成果及其转化内容的存储，对科研用户也会更具有吸引力，从而能更好地推动机构知识库的发展。

5.2.2 元数据标准

元数据是机构知识库可持续发展及日后系统升级、数据迁移、数据交换等过程的重要依据，通过设定完整的元数据标准，将科研数据以知识元为基元，以科研实体为对象，将分散于机构知识库平台内外存储的知识资源进行有序组织和链接，实现领域知识的最大化存储组织和服务。此外，还对这些元数据进行规范，规范、一致、准确、高质量的数据格式是保证机构知识库可持续性的重要基础，也是机构知识库实现科研管理的重要保证。

5.2.3 资源存缴标准

根据科研项目的来源和性质，资源一般采用强制与自愿相结合的存缴标准，对于受到国家财政支出的、企事业单位委托、科研机构自主展开项目，属于职务性产出，属于机构内部的资产，因此应该强制要求存缴，供机构内部科研人员参考学习使用；对于科研人员个人产出，不涉及机构内部资源的，可以根据科研人员自身的意愿采取资源存缴的方式。

5.3 重视科研成果的痕迹化管理

痕迹化管理是指在管理工作中，不留间隙或空白、死角的缜密的工作记录。科研管理过程的痕迹化管理就是指在科研管理工作过程中，把与科研管理相关的人和成果都记录下来，通过科研项目管理系统，对科研管理过程所涉及到的原始记录、图片、电子档案等各种资料进行统一收集、整理、规范、归档、保存等过程，是提高科学化生产的一种重要手段。目前我国科研成果主要是粗放式的管理方式，在资源的提交时间、提交内容、提交格式上没有统一的明确的规则，对于科研成果的真实性、完整性和准确性没有明确的判断标准。机构知识库的建设要重视痕迹化管理，如统一科研成果的呈缴流程和标准、统一科研成果的使用规则、规范科技成果的传播机制等，对所涉及到的科研过程进行痕迹化的监管。对于科研人员来说，可以通过机构知识库了解科研项目的申请等一系列过程及时间，还可以通过机构知识库了解机构内科研项目的申请情况，发现潜在的合作对象，为其提供指导；对于科研管理人员来说，可以通过机构知识库监督项目的实施进展，科技成果的转化等，有助于判断今后的资助方向。

5.4 建设基于深度揭示和关联的知识组织体系

机构知识库为原来孤立、分散于不同科研人员的科技成果提供了整合平台。集成分布的多方资源、链接不同类型的科研成果、设计简单易操作的呈缴流程是机构知识库发展的主要方式之一。因此，需要图书馆发挥机构知识库在科研成果管理上的引导和推动作用，通过科研成果管理系统，加强知识组织体系建设，加强文献内容的知识关联，加强项目创新过程的痕迹化管理，形成项目过程完整的记录、报告。同时，需要进一步开展联合的、交互的知识组织体系建设，进行知识组织体系开放利用技术与工具的研究实验，拓宽和提高机构知识库的知识发现和知识组织能力，开展知识单元、知识自动获取、知识组织与存储、知识融合与服务系统相关的理论、方法、技术与应用的研究[28]。

5.5 重视机构知识库的服务功能

机构知识库平台是以为用户服务为最终目的，必须不断创新和拓展机构知识库的服务功能，提高科研人员对机构知识库的忠诚度。如通过技术实现机构知识库与已购数字资源的嵌入，利用机构所购买的数字资源，将本机构内部的机构知识库平台和数字资源互联，当用户在机构知识库中输入检索词时，不仅能够链接到用户上传的文章，同时能直接链接到所购买的数字资源的主页，为用户提供一个新的资源获取渠道，培养用户利用机构知识库进行文献查找的习惯；也可以通过科研绩效管理系统实现科研成果的痕迹化管理，将科研人员所提交的各种学术成果进行登记备案，对科研人员、科研成果进行实施的监督管理。同时也可以通过机构知识库提供学科服务、建设学者个人主页、为科研处提供统计分析报告等服务，保障机构知识库的可持续发展。

5.6 建立机构知识库的权益保障机制

权益问题一直以来是机构知识库建设过程中的一个既复杂又关键的问题，涉及到科研人员的权益问题，如果对科研人员上传的文件，尤其是未出版的数据(如科学数据、会议报告、PPT、项目资料等)进行知识产权的保护，是机构知识库工作人员必须考虑的问题。科研工作人员比较关注其科学贡献的认可度以及应用科研数据的方式，保障其获得科学荣誉和奖励、聘用和晋升的机会[29]。科研资助机构比较看重的则是科研数据为其所带来的行业公信力[30-34]。一方面，尚未出版的数据属于科研人员的自主产权，虽然已有成熟的思想，但并未被公众认可，科研人员往往会担忧成果被他人窃取而不上传；另一方面，现有的机构知识库并没有充分的作者权益保障机制，一旦出现利益冲突，科研人员无法得到足够的保障，阻止了科研人员进行成果的上传。机构知识库要融入到科研管理的过程中，必须改变现有的状况，制定完善的权益保障机制，保障科研人员的权益。

6 结 语

科研管理是对科研信息资源进行收集整理、统计分析并加以利用的过程，机构知识库则是对科研资源有效整合利用的统一平台，融入科研管理过程的机构知识库平台是推动科研院所进行科研管理的有力工具，对促进机构知识库内部资源的积累和传承，增强科研人员对于机构知识库的认同感，加强科研人员的交流和合作，优化科研管理过程具有重要的作用。建立包含科研项目管理系统、科研人员管理系统、科研成果管理系统、科研奖励管理系统的机构知识库平台，融合机构内部的自存储资源和购买的数字资源，实现平台之间的互联互通，是推动科研人员知识创新的动力所在，是实现科研管理信息化的需求所在，是实现机构知识库长远发展的关键所在。