探讨新时代医院档案管理规范化的对策

汤晓静

摘要：随着改革开放的不断深入，计算机网络的不断发展，规范化管理医院档案工作显得尤其重要。规范化管理医院档案工作不但可以提升一个企业的管理水平，做好医院档案的开发和利用工作，还可以发挥医院档案管理工作的自身价值，为经济发展和社会进步作出应有的贡献。本文拟对建设新时代医院档案管理规范化问题进行探讨，供参考。

关键词：经济社会发展；医院档案管理；规范化

医院档案管理是指收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用医院档案的活动。医院档案记录着一个国家、公司和单位的历史沿革，它可以真实地反映一个国家、单位、企业职能活动的过去的整体面貌，同时也为以后的工作提供资料参考和利用。新时代医院档案管理工作的规范化、标准化是医院档案管理工作的重点之一，是提高医院档案工作效率和质量的基本保证。新时代的背景，要求医院档案管理工作必须要运用科学的原则、方法和手段，才能使医院档案管理与时俱进，适应新形势，使医院档案管理工作逐渐规范化、标准化、现代化。

一、新时代医院档案管理规范化的作用

医院档案是一个单位发展、建设的重要无形资产。随着新时代的不断发展，医院档案管理工作也显得越来越为重要，逐步受到社会各界的重视，尤其是现代化、信息化的发展，医院档案管理工作的现代化更是刻不容缓。要使医院档案工作适应新形势的发展，做好医院档案管理标准化、规范化，是實现医院档案工作现代化的关键环节。

医院档案是单位的一项重要的信息来源，医院档案管理工作是信息产业的重要组成部分。医院档案对于单位做出各项关键决策提供了一定的依据。规范化的医院档案管理，可以为今后医院档案资料的查找和利用提供方便，为单位的信息收集具有巨大作用，才能发挥医院档案最大化的贡献，成为单位信息来源的动力。

二、医院档案管理存在的问题及因素分析

（一）医院档案管理观念落后，重视不够

医院档案管理工作者在观念认识上比较落后，认为自己就是一个“仓库管理员”，只负责各种资料的收集和整理，对于现代化的医院档案管理的重要性没有足够的重视，认为保管好就行，处于了一种松懈、安于现状的状态，落后的医院档案管理观念，缺乏现代化创新意识，严重影响了医院档案管理规范化的进程，使得单位不能很好地利用医院档案中有用的信息资源。

（二）医院档案管理人员素质有待提高

医院档案管理工作是一个需要有一定责任心，工作认真、细心、严谨的岗位，专业素质要求也较高。然而目前医院档案管理工作人员多数综合素质偏低，新时代新形势对医院档案工作人员的素质的要求更高，管理者的整体素质问题更加严重。对于医院档案管理工作缺乏认识和重视，安排一些年龄偏大、兼职、新调动人员做医院档案工作，导致医院档案工作的质量得不到保证，严重影响管理工作的效率和水平。

（三）管理技术手段落后，设施陈旧

同样由于对医院档案工作的重视不足，财力投入偏少，使得陈旧的医院档案管理的设施得不到更新，基础设备缺乏，很多医院档案室存在到不到规定的安全指标，建设不规范、不标准，严重阻碍了医院档案管理现代化的建设。我国大多数单位的医院档案室的管理技术和手段落后，依然停留在传统的手工工作方式，跟不上科学技术手段的不断更新，没有对医院档案工作信息开发和编研的意识。有些医院档案室随配置先进设施，管理人员却不利用，使其搁置成为摆设，先进的管理技术也就流于形势，没有实际的操作和利用，因而造成人力、物力和财力资源的极大浪费。这种现象严重制约着新时代医院档案管理规范化的进程。

三、新时代医院档案管理规范化的对策

医院档案管理工作对我国经济发展和现代企业制度改革发挥着至关重要的作用。要规范化管理好医院档案工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的医院档案管理工作研究成果，不断适应医院档案管理工作的新形势，完善医院档案管理工作的新要求，激发医院档案管理工作人员的历史责任感和使命感。

（一）全面普查案卷

这是实现医院档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性医院档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重复现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）提高案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响医院档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响医院档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进医院档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于医院档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于医院档案规范化管理。

（三）严格立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍医院档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现医院档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现医院档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进医院档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。

（四）用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。

（五）实施“以我为主”的归档原则

“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进医院档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。

当然，实现医院档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了医院档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。