电子档案管理在银行档案管理中的应用

贾东晖

摘要：主要分析电子档案管理在银行管理中的应用问题，针对电子档案在银行管理中中的问题，共同探究在银行管理中电子档案的应用，电子档案一方面降低了银行档案管理的强度，另一方面适应了银行会计电算化的需求和应用，在此基础上提出了在银行档案管理中，电子档案管理的应用发展方向。

关键字：电子档案；档案管理；银行档案；应用

引言：

在科学技术不断进步的今天，电子档案已经成为了信息技术和银行管理相结合的产物。它是由数字电子计算机处理的档案，是通过把声音、文字、图像等信息共同储存起来、可以显示用户所需求的档案实体真实信息的档案类型。一方面能够真实反映银行业务信息，另一方面能够整合信息框架结构，有规律性地进行分類处理。

随着时代的进步发展，传统的会计档案已经不能满足日益剧增的银行管理业务，而且会计档案做为银行业务档案的一种，数量庞大，对银行经营活动的反应最为全面，在进行会计档案时，像网上银行、理财等业务等都没有明显的区分，这就导致了原本不属于会计档案管理类型的档案被强加到会计档案里面，很容易引发结构混乱、数据无效的管理局面。因此，采用电子档案，不仅是当代时代发展的要求，更是银行经营管理实际操作的重要课题，是对档案进行总结概括的最佳方式。但是，电子档案在运行过程也并不完善，文章将对银行档案管理中运用电子档案管理所面临的问题进行简单概述。

一、电子档案管理在银行档案管理中应用的必要性分析

（一）银行档案工作的压力持续增长

纸质化银行档案是造成当前物理存储空间不足，不方便银行档案信息检索和利 用的最主要原因。根据我国法律环境的现状，除涉及债权债务关系的资料有必要保留纸质形式外，在银行高度电子化的环境下，其他资料实行电子化归档完全可以满足银行档案日常管理工作的需要。但是由于相关制度的规定，银行仍保存了大量的纸质档案，且随着业务的发展，纸质档案呈几何倍数增长，对档案库房造成了巨大压力，银行档案的电子化已经势在必行。

（二）银行档案工作面临信息化时代的考验

随着计算机技术、信息技术、现代通讯技术在全社会的普遍应用，人类进入了信息社会，信息成为维持社会活动、经济活动以及生产活动的重要资源，信息化建设也就成为建立现代化企业管理机制和构筑核心竞争优势的重大发展战 略。在银行信息化过程中，传统的档案管理模式和工作流程必然面临一次变革，档案领域涌现出许多新生事物，它们对档案管理的规范化、标准化提出了更高的要求，如电子文件管理、网络传输中档案信息安全维护等。

二、电子档案在银行档案管理中存在的问题

银行档案规定期限的划分与银行的实际业务特点不相符合，在管制方面存在漏洞。根据国家相关的银行规定，有关部门要查阅、冻结、存贷款开销户记录等相关业务条款时，银行管理人员应当做好业务记录，保存好凭单收据。但是，从实际情况上来看，这些业务并未涉及到具体的账务管理，虽然保留有单据，但是没有长期保存的价值，对银行的业务进步没有过多的帮助作用；挂失记录和补发凭单收据，从性质上看应当属于会计凭证管理类型，凭证保存年限最多为15年，

与相关对顶中银行永久保管期限不相符合；另外，存贷款开销户记录，贷款开销户的的申请表应当跟随消费记录而流转，这与永久保管的条款有所冲突。

三、在银行档案管理中电子档案的应用

（一）电子档案降低了银行档案管理的强度

在进行银行档案管理的流程设计中，相对于传统的档案制度，电子档案制度，不用书面书写，降低了储存分类的难度，更加容易管理保存，在销毁无关档案方面也存在一定的优势。另外，为方便查阅档案，会计档案通常会将业务资料进行分类整理、装订和存放，并按照不同的管理体制设定不同的存留期限，这样很容易造成混乱，一方面使短期保管的档案相应延长了保管期限，另一方面，在进行档案到期销毁阶段时，必须逐项分类，这不仅大大增加了工作难度，档案保存压力也日渐加大。

（二）电子档案在银行中的应用

随着计算机的不断发展和广泛应用，传统档案的保管和利用已经不能适应现代化银行业务的要求，这极大的影响到银行财务资源的优化配置，计算机逐渐被广泛运用到各行各业，银行的业务管理也应当随着计算机的发展而不断更新换代。在相关的银行法律法规中，处理涉及到的有关债权、债务关系的资料可以保留纸质资料外，其他的业务关系资料可以保留电子档案，这符合银行的规定要求。另外，随着银行业务的不断增加，业务资料的层出不穷，纸质档案资料呈倍数增长，它们的保管对档案库房来说也是一种压力。

四、电子档案在银行管理中的发展

电子档案是银行档案管理的基础，在管理过程中，应当结合时代特点，融入业务流程，精简操作步骤，规范操作流程，降低成本管理。创新发展理念，对相关的工作内容加以合理的修改整合，做出制度上的安排。要求银行各业务部门在推出新业务时，一旦涉及到会计资料的，都应当与会计部门协调沟通，并且由会计部门规定资料的归档范围和保管期限。会计系统的开发应当随着档案管理要求的改变而改变，保证电子数据能够得到很好地存档保留。对各部门的业务系统加以整改，指定针对性的方案并相应的进行指导，降低业务难度。对存档资料进行归类整理，明确那些资料不用归档，哪些资料必须归档保管，哪些可以长期保留，哪些应当存留规定年限，以便利于前台查阅数据，整合管理。另外，电子数据应当根据实际业务需求，明确是否打印归档，避免二次归档。在满足会计核算需求的前提下，通过系统优化的方式进行合适的分档，减轻后期档案保管和销毁的工作量，可以有效简化档案的分拣工作，增加工作技巧的同时也可以提高工作效率。

结束语：

电子档案在当今时代发展当中十分重要，在银行的档案管理工作中，应结合信息化管理制度，大力推行电子存档，对纸质档案实行物理集中保管，这是各大银行档案管理的要求之一。银行要尽可能地运用电子档案进行资料的分类整理，代替纸质档案的归档存档，以减少纸质档案对库房需求的压力。同时，也要适应电子数据的不断发展变化，结合电子数据的结构特点，进行内容的扩充优化整理，支持远程查询，保证资料的查询工作，在改进会计档案坚持销毁时，应当将档案的业务价值和历史价值作为出发点，应当与银行档案相互补充、互为印证，在满足基本方针政策的基础上，创新分档原则，简化工作步骤，减低工作量，提高工作效率。

参考文献：

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[2]白敏. 试论电子档案管理在高校档案管理中的应用[J]. 中小企业管理与科技（中旬刊），2015，（01）：38-39. [2017-09-05]