浅谈职业技术学校档案信息化的几点措施

摘 要：随着我国经济的现代化发展，我国职业技术学校也在不断改革进步，特别是结构设置、人员安排、战略体制方面。但是，随着这样的高速发展，数据资料也源源不断地堆积起来，如何有效整理、存放这些资料，成为阻碍单位发展进步的难题。本文旨在对职业技术学校的资料档案管理进行研究。

关键词：档案整理;职业技术学校;信息化;措施

0 引言

职业学校档案管理贯穿整个学校活动，是一切活动的依据和保障。而基层的职业学校档案不仅关系着一个职业学校工作的开始、发展和结束，更影响着整个职业学校的运行情况。随着时代的发展，信息量的增多，职业学校档案的信息化程度也进一步提高，但从目前的情况来看，职业学校档案信息化建设水平无法满足现代社会对信息化程度的需求。由此，找到这些问题和不足之处，并提出解决方案和措施，成为解决基层职业学校档案信息化程度不足问题的必要途径。

1 目前职业学校档案信息化建设存在的主要问题

从硬件设备上来看，基层职业学校有关档案信息存储的工具设备仍然处于较低水平，很多基层职业学校未全面具备多种大型存储信息工具，或者设备属于较低端水平，导致纸质档案的转换、加工处理以及管理分析等等工作受到了严重影响，基层档案信息化建设程度无法快速、高效地提升，信息化管理水平没有达到应有高度。

从软件环境上来看，同一档案由不同处理部门的不同人员来处理，于是就有了不同的处理方式和不同的电子格式。目前，基层职业学校档案工作人员所缺少的是统一的文件处理要求，缺少标准、准则，导致同一份纸质档案或者电子档案在不同部门人员手中经过时，转换格式和处理模式不同，给档案的信息化存储造成了一定的阻碍。

在经济的快速发展中，各单位都在寻求发展之道，都在推进经济管理制度的更新，以谋求更大的经济利益，希望在这个日新月异的时代站稳脚跟。没有学校愿意为保留学校历史的档案管理工作花费精力和人力，正是因为这样，档案管理制度建设一直止步不前，渐渐与现代化的学校管理模式、经营模式脱节。档案管理制度迟迟没有建立起来，也会让上述问题反复出现。

2 解决档案信息化问题的相关策略

2.1 需求分析

基层职业学校没有深入了解社会对档案信息的实际需求，而为了解决档案信息化建设存在的一系列问题，首先就得分析目前的形势，了解业务部门的实际需求，寻求主要管理部门的支持，对一切的问题从根本上找寻原因，这样信息化才有可能成为现实。如何解决现在基层职业学校面对的档案信息化程度不高的问题，相关部门的人员应该从根本上去思考、观察，这需要多个部门同时参与制定，然后实施。

2.2 建立健全档案管理制度

要在日渐成熟的管理技术研究基础上，将档案管理制度体制建立起来，是学校跟上瞬息万变的经济发展的必然要求。针对自身单位的数据特点和经营内容，建立属于自己的档案管理制度，用最低的人力成本和最先进的科学技术来完成对学校发展的分析，在学校发展中不断完善档案管理制度，并与时俱进，根据历史信息，结合现在的市场环境，進行分析整理，找到学校的发展之法。

基层职业学校档案信息管理应有一套统一的标准规范，其中包括业务性标准。其中技术性标准规范是最容易做到的，也是首先应该做的，它包括对电子文档的数据处理、加密、交换和水印技术以及电子格式系统的软硬件设施标准规范等等，其属于硬性操作，简单可行。管理性标准规范要求相关组织部门人员有统一、规范的管理，每个部门人员处理文件的方式都不同，这对信息的处理有一定的影响，而统一规范化处理之后，这就不再是阻碍基层职业学校档案信息化建设的难题了。

2.3 加强培养相关人才

相关机构应该在培养相关人才过程中树立天生我材必有用的观念，一个机构或者一种职业存在于这个社会中并有一定的立足之地，就说明它有可用之处。正确的人才观念在人才培养过程中是最重要的一环，必须引起重视。基层职业学校档案信息化建设除了对硬件设备有一定需要，更需要高素质人才。通过多种形式的教育方式，尽快培养出一批信息化人才，并使其进入相关机构，发光发热，为基层职业学校档案信息化建设多作一份贡献。

2.4 培养相关人员的档案管理综合能力

对于档案管理人员的选择，在招收环节，应该选择档案管理专业的人员，并对其专业能力进行考察，对社会经验方面也要有所要求。在现在的档案管理人员中进行筛选，对工作业务能力进行考核，将不适合这项工作的另作安排。适时引进新的管理技术，举办相关的知识学习讲座，让档案管理人员学习，更新管理人员的专业技巧，促使其形成更完善的工作意识。

2.5 升级档案管理技术

对于档案管理系统，应该不断地更新换代，运用最新的科学技术，让档案管理系统能够完成对大量职业技术学校数据的录入和分析。利用互联网的便利快捷，让信息档案在网络上完成传递，增强信息的时效性和准确性，提高工作效率。对于档案管理的系统，要跟随发展要求，请专业的技术团队对其进行调试，保证设备先进，运作不会瘫痪。

3 结语

职业学校档案信息化建设是一项长期而艰巨的任务，与其有关的一系列问题亟待解决，这相当于传统工作理念和传统工作模式的一次革命，基层职业学校档案信息化更是其中的基础，相当于改革的基石。无论是硬件设备的更新、软件模式的更新，还是传统管理理念的改革、人才培养计划，以及高素质人才团队建设等等，都需要细致分析每一个问题，并且时刻准备长时间的奋斗工作。

参考文献：

[1] 许岳华.新时期下加强职业技术学校档案工作的探素和思考[J].商业文化（下），2015（10）.

[2] 周月情.基层检察院在社会管理创新方面的做法、问题和对策[J].中国城市经济，2011（11）.

作者简介：陆锋（1967—），男，副教授，研究方向：体育课程教学。