简议高校设备仪器类固定资产档案管理

初雪

摘 要：地方高校努力抓住机遇在国家的新兴战略发展形势下，致力于培育创新型人才，达成积极的转型，努力建设地方的应用技术大学。培养合适在生产一线工作的的动手能力极强的高层次技术型人才成为当务之急。大大提高设备仪器类的固定资产的投入，尤其是设备仪器类固定资产的管理需要重视并强化，维护它安全和完整，使它的最大使用利益发挥出来，确保高校的持续稳定、健康和协调发展是档案管理部门一项重要任务。本文针对高校设备仪器类固定资产档案管理的现状，来分析现有的问题，提出加强资产档案管理的对策措施。

关键词：高校；设备仪器；固定资产；档案管理

一、前言

在中国的新战略中，当地的学院和大学，抓住机遇积极创新人才培养，积极转型，根据当地的教育现状，创建一个理工大学，在服务领域培养能力，培养出适用于一级生产线的人才成为当务之急。地方高校现在有的技能培训体系和实验培训课程已经变成优化转型中的重点。在机遇快速发展的背景下，设备仪器的状态类型的固定资产投资在大大增加，每年有数以百万计的科研和教学工具的重要任务，这些仪器在使用在科研实验和教学设施的同时，还会产生生产管理的实际维护等实际问题。重视和加强设备仪表类型的固定资产管理，并重视维护它的安全性和完整性，发挥它的最大效益，确保稳定、健康、协调的发展是一项重要的资产文件管理任务。

二、固定资产项目设备档案概述

（一）固定资产项目设备档案的概念

固定资产项目设备档案，本文将设备固定资产专门档案，项目文件是指工程在施工时的仪器设备的固定资产（设备、组件或材料）研发、制造、测试、采购、运输、验收、安装、调试、操作、维修、翻新与退休的整个生命周期的形成的原始记录很有保存价值，在整个设备图纸与文本文件的生命周期中产生的所有材料，包括书面记录、磁盘、照片、图纸、胶片等。

（二）固定资产项目设备档案项目设备的特点

固定资产，产生的文件也非常丰富，汇总了设备文件的固定资产具有以下共同特点：（1）真实性。设备档案是针对某一特定项目和特定设备的设置和生产文件，主要反映设备寿命运动的实际情况，是设备生命周期全过程的真实记录。设备上的所有文件都是图纸、文字和音频材料，反映设备的真实状态，不能随意更改或篡改。（2）完整性。虽然设备类型非常复杂，但如果设备是标准产品，就一定会有相应的标准设备存档数据；如果不是标准的设备，也将会根据设备的开发过程产生一套相关的配套文件。同一套设备的文件会是一个有机的整体，其内容是相互关联的、一致的，存在于一个完整的集合中。（3）完整性。一套设备应提供全套的设备文件，如果缺乏任何记录、设备操作和维护将很难去维护，设备文件必须要保证它的完整性。

三、高校设备仪器类固定资产现状分析

高校设备和仪器的固定资产在一定程度上代表着学校的办学实力，取决于教育的水平，反映了学校的科研水平。在新形势下，对于地方高校的转型，设备仪器和其他固定资产非常重要，是一个主要的刚性指标评价，发挥着尤为着重要的作用，同时也可以培育学生实践、实验和创新的能力。工程设备仪器等固定资产，例如，从资金来源、设备仪器和其他固定资产等来源来看，大部分的钱来自政府各级教育部门，国家和省级的纵向基金，学科，科研平台、工程实践中心，特殊的建设资金，也有中央财政和地方高校基金支持等其他多种方式；另一方面，学校设备和仪器的固定资产也有校企合作的横向资金，企业捐赠和校友捐赠的比例也随着发展在增加。

从固定资产的使用和保管来看，特定账户的相关部门、教研室，具体的物理对象存储在实验中心的部门，有关固定资产分配在资产管理和日常监督，表明在固定资产的管理和使用之间的分离。从固定资产的使用来看，在学校范围内的大部分范围内，只有少量的校外使用，这导致管理具有很多的困难，但还是可以保证及时有效的反馈仪器和设备的维护。固定资产设备档案管理，由资产管理部门相关文件设置和具体报价高校和部门相关单位固定资产投资项目提出、制定，过程设备设计、施工、竣工和匹配的设备采购、制造、安装、调试和基金等过程中使用不同的步骤去建设全面的文档集合，图纸、音像资料具有很大的保留价值，如资产管理科负责档案，最终形成设备文书类文件，将高校固定资产转移到档案管理部门。这些条件显示固定资产类仪器最终蔓延，关闭，因为其利用率低，尤其是个别大型精密仪器。甚至出现了一些现象比如某些仪器只有个别教师使用一年几次，缺乏维护，缺乏开发和协作造成固定资产现状的教育资金的浪费，会成为无法实现经济效益和社会效益的工具。

四、固定资产档案管理存在的问题

学院设备仪器类固定资产档案管理的功能，一方面，资源共享和设备用于提供详细的基础上，充分挖掘了现存的设备的潜力，做出合理的设备档案。单位部门之间在学校有效的流动，提高设备利用率，减少重复购买造成资金上的浪费；另一方面，为所有单位和实验室提供必要的基础数据和市场信息查询作用，协助编制教学、科研、行政设备年度采购计划，建立防火墙，防止国有资产的部分流失。对大学学校健康类设备仪器档案管理固定资产的稳定和快速发展起着决定性的作用，但仪器设备等固定资产档案管理在高校并不是很适应高校的转换和高速发展，主要表现在以下几个方面：

1.由于固定资产设备参与单位数量众多，设备文件的传播就很难避免，设备文件分散管理的现象在许多单位都出现了。例如，仪器仪表的校准记录保留在仪器检查部门，一些验收材料保留在設备采购部门，甚至一些设备的随机信息被保存在设备用户的手中。设备文件分散保存，设备文件的完整性不能得到控制或保证，也不利于档案的借阅和利用。

2.设备仪表类多样化管理，从固定资产的设备仪表类申报、采购、管理、使用各环节的固定资产综合管理的矛盾来看，设备仪表等固定资产的档案的保存属于管理部门。虽然从管理的角度来看这对权力的制衡和监督有利，但从文件管理的角度来看，校园的一部分部门更偏向设备仪器类型的固定资产采购和使用的资产文件的不理解甚至觉得没有价值，个人认为确实多此一举，在实际工作中不注意固定资产购买的原始数据收集、在使用过程中也没有注意到维护记录、测试报告等数据的收集，就更不用说及时归档了，所以在这个多元化的管理系统中，固定资产缺失文件的每个环节都是一团糟，不难理解。从档案管理的可追溯性上看，似乎是和每个部门的责任有关但实际上没有关系，所以它带来的综合管理档案管理负担，甚至会导致无法完成基本的资产文件信息，限制资产档案管理工作有序。

3.自2005年起，国家对固定资产项目进行验收，并将其列为专项验收项目。对固定资产的计量设备档案管理提出了新的要求和挑战，项目档案必须是固定资产的专业管理，设备档案管理也要有一定的管理标准和规范。许多单位在设备档案管理中开始探索一种新的管理方法，但由于缺乏经验和标准和规范的不完善，设备档案的归档标准、规范和目录管理都还没有形成完整的体系。

五、设备档案管理的重要意义

固定资产项目管理的重要环节之一是设备档案管理，并有重要的意义，不能轻易忽视。

1.仪器类大学档案管理应固定资产，必须按照管理给档案管理部门权限，尤其是设备仪器等固定资产文件管理监督运行的实际情况和实际情况评估，是固定资产文件有关部门和有关部门的领导责任绩效考核的内容之一。各单位领导要加强高校档案的管理意识，做更全面的档案工作，依法提高管理水平，把资产档案挂在档案工作的墙上，在口中大声朗读，在实践中实施。为了更好的管理设备档案，必须建立一套科学、规范、可行的设备档案管理系统，有效地避免问题，要对档案管理的漏洞和缺陷进行分散的设备档案管理。实施集中设备档案管理是一种非常实用的方法，即对设备、设备管理、设备安装、维护、设备使用的原始作业指导书进行集中管理。设备文件的集中管理可以使原文件保存良好，保证文件的完整性，并且可以随时充分的利用档案。

2.设备文件是使用和维护的重要依据。首先，许多设备都需要安装和调试，设备文件为它们的安装和调试提供了基础。其次，安全、持续的运行都需要维护，通过对归档设备文件的检索，可以快速、及时、准确、确定维修、维护计划，是设备维护的重要基础。最后，设备在运行过程中经常出现故障，设备文件是设备事故分析、识别、调查和处理的重要依据。

3.固定资产档案由档案管理部门的有限人员完成。高校要建立档案管理部门，通过资产管理部门形成一条直线，覆盖每一所高校的人员。具体说，由人事档案管理部门负责组织、协调、指导资产档案的处理，在各二级单位配备兼职档案员，接受专业档案指导培训档案管理部门。在档案管理部门的指导下，资产管理部门负责资产档案材料的收集、筛选、整理和开发。第二单位资产管理人应当在兼职档案管理员的指导下完成本部门资产档案的收集和报告工作。这些工作的内容应该总结为相关人员和职位的工作职责，并包括在绩效考核中。这就解决了缺乏档案保管员和缺乏专业知识的问题。

4.随着设备的磨损问题与技术的进步，设备档案技术更新是设备管理的一个好帮手，现有的设备将逐渐被淘汰，不能满足社会的需求和技术进步的需要，尤其是自制设备，必须根据测试的需要，做一些修改和更新。通过对原始设备文件的研究，技术人员会发现许多原有设备的不足，制定技术改造方案并实施真实的技术改造。因此，设备文件可以为科技创新提供基本信息，是技术更新非常重要的好帮手。

六、结语

设备和仪器固定资产档案的管理在高校的发展中起着尤为重要的作用。高校应该加强政策上的支持，重视组织系统安全，人员安全，建立设备仪表信息管理和信息共享平台，使设备文件管理等固定资产发挥其最大的功效。设备是固定資产项目的主要的建设内容，设备档案管理也是固定资产项目管理中的重要组成部分。只有制定合理的设备档案的范围和标准管理，才能进一步建立和改善相关的管理制度，确保设备档案管理的规范性，从而使设备档案管理更加的科学化和规范化。管理固定资产设备档案，给固定资产投资项目档案管理打下夯实的基础。

参考文献：

[1]江群.论固定资产项目设备档案的管理[J].山西科技，2015.

[2]芦珊.加强固定资产档案管理的途径探析[J].行政事业资产与财务，2011.