帕累托80/20分析法在降低药品盘亏率中的应用

吴顺有，赵普军，孙成春

随着药品的种类和数量与日俱增，科学管理和使用药品已成为医院药事管理的一个难题［1］。帕累托80/20分析法作为医院药品管理的有效手段，已被国内多家医院采用。帕累托80/20分析法是由意大利经济学家和社会学家帕累托发现的，最初只限定于经济学领域，后来这一法则也被推广到社会生活的各个领域，深为人们所认同。帕累托80/20分析法是指在任何大系统中，约80%的结果是由该系统中约20%的变量产生的。目前各医院普遍采用的是帕累托80/20分析法管理药品，即抓住关键，把特殊管理药品（麻醉精神药品）和贵重药品单独专人管理，剩余其他药品统一管理的模式。借助这种管理理念和对麻醉精神药品、贵重药品的管理经验，笔者把剩余的其他药品（除麻醉精神药品和贵重药品）中价格相对较贵，用量大，容易出现管理漏洞的药品，即盘亏品种中的20%，占据总盘亏金额的80%，组织专人“专柜”管理，实行交接班制度，账目日清日结，切实提高发药准确率和盘点账物相符率，减少事故和浪费，节省资金，达到科学管理的目的，并且将盘亏率控制在1‰以内。

1　资料来源

笔者所在医院住院药房以每个自然月的最后一周为盘点时段。按照医院信息系统（HIS）中已设置的药品存放位置即货位码打印出理论库存量的盘点前清单［2］，按实际清点数量一一对应，汇总盘亏部分。选取2014年10月—2014年12月住院药房盘点表为基础，分析盘亏部分的类别组成和百分比，以2015年度各月的盘点结果盘亏部分为持续改进组。

2　分析方法和结果

2.1分析方法采用回顾性分析统计2014年10月—12月盘点表中盘亏品种数、所属类别和所占盘亏百分比，使用帕累托80/20分析法，找出影响盘亏率的主要因素，专人集中管理，合理安排药品的出入库。

通过表1分析结果可见，抗生素、免疫调节药、神经系统用药和中成药所占品种比例是26.39%，占总盘亏金额的71.21%，是盘亏的主要因素，可以作为主要管理对象集中管理。

表 1　2014年10月—12月盘亏品种数、百分比构成表

2.2主要因素分析与措施制定对2015年度各月盘亏结果持续使用帕累托80/20分析法进行分析汇总，加强管理影响盘亏率的主要因素。在管理过程中通过鱼骨图分析汇总影响集中管理的因素，制定合理的措施保证集中管理药品的账物相符率。将2014年10月—2015年12月盘亏率（金额）做成折线图（图1），经过持续改进，月盘亏率控制在1‰以内，达到预期目标。

图 1　2014年10月—2015年12月盘亏率（金额）折线图

2.3逐项分析原因根据图2有针对性地制定相应的措施防范工作差错。

2.3.1品种筛选选准品种是成功实施既定目标的基础，运用帕累托80/20分析法选择影响结果占20%的关键变量，将盘亏品种按照类别分组，核算每一类药品占总盘亏金额的比例，找出大约占总盘亏金额80%的前几位集中管理。

2.3.2人员管理人的因素是管理工作的重点和难点。必须通过严格的规章制度，严明监督、奖惩机制，同时不忘关怀、帮助有困难的同志。工作期间不允许脱岗，必须离岗的情况下，需要找相关人员替岗，特殊情况要向上级领导请假，当班人员重新分配岗位，保证上班期间岗位有人。多与工作人员谈心，及时掌握思想动态，多做思想工作，有特殊思想波动者及时换岗。严格交接班制度，定期巡查、抽查，对账物不符的情况要责任到人。加强核对，核对药师签字或盖章，做到出了问题可以追查，核对药师负责当天的交接班工作，严格交接班制度，双人签字，责任到人。工作期间工作场所不准聊天，不准打电话，违规者处罚做值日一周。

2.3.3药品维护交替、上下错开摆放相近似或同名不同规格、同名不同产地的药品；使用不同颜色的标签区分相近和相同品种；加大药品的间隔距离，避免过于拥挤，互相混淆；实际工作中发现，有些同志数学运算能力较差，非整数的加减乘法运算错误率较高，这种现象在年纪较高的药师身上尤为突出，清点错误可能影响盘点结果的准确度，因此，实行“5S”管理，提升工作效率［3］，药品上架要摆放整齐，整盒药品每垛或排应以五十或一百的倍数摆放，便于计算；拆零要适度，避免清点环节的计算错误；非整箱药品要做标记；破损药品集中存放，人为因素造成的破损价值超过50元的要照价赔偿；未知原因的破损如果价格较贵应与供应商协调处理。

2.3.4工作环境如果条件允许可以购买自动摆药机，减少人为出错的概率；有条件可以扩大集中管理药品的区域，使药品摆放更合理；集中管理药品应该有监视系统，调配人员尽量固定，人员配备越少越好，最好有防盗设施，一旦出问题可以缩小排查范围。

图 2　集中管理药品账物不相符的因素

2.3.5其他因素增加节假日值班人员的数量，合理考核绩效，这样才能调动工作人员积极性；指定专人负责在有限范围内外借药品，其他人没有外借药品权限；公司补换的药品由库管统一处理，并通知相关人员。盘点时间要选在库存量相对较低的月底，这样库存基数较小，得出的数据较有说服力。

2.3.6系统问题一旦发现问题，及时联系网络中心处理，如果问题解决不了，应联系上一级药师协调。

2.4管理工作采用PDCA循环发现问题，制定计划，执行计划，检查执行情况，对发现的问题按程序处理，对不能处理的问题进入下一循环。从人员管理、药品维护、工作环境和其他因素方面，集思广益，开拓进取，对发现的问题集中讨论，列入制度，强调交接班制度，责任到人。通过帕累托80/20分析法年盘亏率已经由2012年2.1‰、2013年1.8‰、2014年2.0‰下降到2015年1.41‰；同时2015年11月的盘亏率为 0.99‰，2015年 12月盘亏率0.92‰，完成月盘亏率小于1‰的既定目标。

3　讨论

帕累托80/20分析法在分析盘亏数据得出的主要影响因素包括抗生素、免疫调节药、神经系统用药和中成药约占盘亏率品种数的26%，盘亏金额约占盘亏总金额的71%，即20%的关键品种，决定了总体中80%的盘亏量。上述类别药品在各大医院都属于用量大，金额相对较贵，品规、产地相对较多，包装相近情况突出，日常管理易出问题，在选择关键变量的时候要着重关注。选择关键变量是运用帕累托80/20分析法的关键基础，前期汇总数据时一定要在点库准确的基础上进行，不准确的数据可能增加工作量，监控不需要监控的品种，遗漏了真正该监控的品种。

每个月点库后都要重新调整影响盘亏率的品种，增加品种根据点库情况决定，减少监控品种根据实际情况决定，多次调出和调入的品种重点监控。因为人员和场地的限制，集中管理的药品数量有限，部分品种在使用过程中会出现之前监控的因素发生变化的情况，例如：以前易混淆的相似品种停产或召回，不再供应临床；每年的特定时期，例如秋收或春节，住院病人数量大幅减少时，药品的发放量也大量减少，相对出错频率也会降低；药品在周期性的重新招标时，老旧品种大量调出，新品种没能及时到位时，药房药品的品种数量会有相应减少，摆药量，出错率也会有所下降，相对应剩余的品种就要调回原库房继续使用。

盘点时的总库存量对盘亏率的百分比有重大影响，基数过大可能掩盖结果的真实性。盘点选在月底月结前总库存量较小，月底药库送药前的周二或周三会有一个比较合理的库存基数。引入精益管理理念［4］，合理库存，增加医院的流动资金，同时减少药品积压。

实际工作中药师工作积极性的高低也和经济因素有一定关系。工作中可以考虑纳入必要的奖励机制，提高工作人员积极性，从而提高工作效率。多人干一项工作时容易产生攀比心理，因此岗位职责有待于进一步明确到个人，并按照情况纳入绩效考核中。品管圈［5］同样可以应用到日常管理中，从小范围做起，提高工作热情，带动每一位药师参与住院药房的建设，强调人的作用，充分发挥人的潜力［6］。