内部控制原则要求下的高校自主采购招标事项探析

2018-07-14杨兴运

中国乡镇企业会计 2018年5期

杨兴运

一、引言

高校采购工作在实施全面预算和政府采购的大前提下，对未纳入集中采购目录范围的采购项目等，符合自行采购条件的，高校可以自行采购。采购有多种方式，招标采购是一种规范、常用的采购形式。采购主要受《合同法》约束，招标在受《合同法》约束的同时，还需要遵守《招标投标法》的约束。公开采购的形式，如果完全按照招标程序进行就是招标，招标包括在采购之内。如采购虽然公开，但规则却不完善和规范，就不是招标。凡是以招标名义进行采购的，必须受到相关法规的约束和规范，内部议标已经被排除于招标采购之外，认为是一种询比价采购。高校自行采购，也应当把公开招标作为主要采购方式。

招标活动多由招标代理机构组织，高校自己组织招标的情况目前也不少。1.政府集中采购目录范围以外的项目；2.采购限额以内的、包括零星、单位应急采购；3.依法必须进行招标，政府采购部门不便执行，有特殊使用要求的项目采购；4.设有专门机构、专业人员从事招投标事项，单位机构、规格设置、专业水准符合招投标法有关要求，依法具备自行采购招标能力的；5.需要向业务和行政主管部门做好备案和核准。符合招投标法规定，具备上述条件，可以自行组织招标采购。

本文仅从行政事业单位内部控制规范的原则性要求角度，结合高校自主采购招标管理实践，分析查找存在不规范的问题，提出相应风险管控措施，以利于提高单位经济效益和管理水平。

二、自主采购招标活动应遵循内部控制规范的原则性要求

财政部2012年11月29日，印发《行政事业单位内部控制规范(试行)》，自2014年1月1日起施行。该规范(试行)第五条，规定了单位建立与实施内部控制，应当遵循全面性、重要性、制衡性、适应性等四原则。全面性原则有两个含义，一是经济活动的决策、执行和监督的全过程控制，对整个经济活动进行全面控制；二是体现全员控制。重要性原则，指的是关注重要活动和重大风险，是建立在全面性基础之上的重要性。制衡性原则，指重要的事项不能由同一人或者同一部门单独完成,而必须在其他部门或者人员的监督与制约之下进行。职责分工、治理结构、业务流程办理等，体现制约与监督性。适应性原则，是指随着管理要求的提高，内部控制要适应单位经济活动的调整、外部环境的变化，而不断修订和完善，做到符合国家有关规定和单位的实际情况。

高校采购工作是单位重要经济事项，采购部门在学校中也是高风险部门，花钱绩效问责，是敏感问题。采购招标工作质量好坏，关乎采购事项能否顺利实施。采购招标事项办理应体现《行政事业单位内部控制规范(试行)》规定之内容。全面性原则、重要性原则、制衡性原则、适应性原则应体现到采购招标的全过程：立项申请、招标文件编制、发布公告、接受报名、组成评标小组、确定开标评标日期、开评标、结果公示、接受质疑投诉、合同签订、项目验收、档案保管等各环节各事项，要实现全面、全过程的控制。

三、当前高校自主采购招标管理存在问题分析

（一）治理结构方面存在问题

目前，高校单独设立采购招标办公室，根据采购事项不同分为货物类、服务类、工程及修缮类等，配备工作人员负责采购招标工作。采购招标办公室具有独立性，这是最好的。有些高校将其设置在财务处、国有资产处、或者后勤处，指定专人做此工作，或安排兼职。有些高校从各部门抽人临时组建采购招标小组，由后勤处牵头，成员单位包括纪检、审计、财务、工会等部门。实际工作中，由于具有临时性，流于形式较多。治理结构形同虚设，达不到监督及相互制约的目的。

（二）不相容岗位分离执行存在问题

采购环节的不相容岗位主要有：采购需求的制定与内部审核、采购文件的编制与复核、合同的签订与验收、验收与保管等。具体表现在：采购预算编制和执行分离；采购方式决定和执行分离；采购经办项目有关技术参数的需求确定和审核的分离；采购的招标人与使用人分离等方面存在或多或少的问题。实际执行中存在单位领导或部门领导说了算，细化环节和人员分工不明确等问题。