乡镇档案管理新特点及对策探究

刘昌勇

加强乡镇档案管理对于促进乡镇政务公开、完善基层事务管理、提高政府公信力具有十分积极的作用，随着信息化时代的到来转变乡镇档案管理方式成为亟待解决的问题。本文阐述了乡镇档案管理的作用，分析了乡镇档案管理的新特点，从构建信息管理系统等方面探讨了完善乡镇档案管理的对策，旨在为探索乡镇档案管理提供新的思路和理论上的指导。

随着我国社会政治经济的快速发展城乡一体化进程逐步加快，居民的生活生产水平提高，乡镇档案管理也成为乡镇高质量发展和建设的重中之重。加之信息化时代的到来更是冲击了传统的乡镇档案管理模式，实现档案管理的电子化和有效性是十分有必要的。

1 乡镇档案管理的作用

乡镇档案管理的作用主要有：第一，为后续的乡镇管理工作提供依据。乡镇档案是将乡镇工作的具体做法用文字的形式保存下来，具备真实性和可靠性，而乡镇机关的工作具有一定的重复性，那么在遇到性质内容相同的工作时之前的档案就是一种很好的案例说明。第二，有效保障乡镇机关的利益不受侵害。档案存在的目的就是为了证明之前工作的完整过程，在出现多方矛盾无法说明清楚的时候可通过查阅之前的档案说明情况有效避免群众的误解。第三，为乡镇机关后期的工作提供经验保障。乡镇工作繁杂档案管理中仔细记录了工作处理的方式、不足和今后改进的方向，可有效避免在同样的工作中出错。第四，服务社会，通过乡镇政务信息公开更多的群众可以了解到政府的政策变化，也可以给其他乡镇机关提供信息参考。

2 乡镇档案管理的新特点

2.1 数字化和信息化要求更高

乡镇机关的档案主要是分为全宗档案和非全宗档案两类，全宗档案就是整个单位事务的档案管理，需要注意的是像人口普查、经济普查等是专门类别的要定为非全宗档案。对于这些乡镇档案的管理传统上是定期进行文件材料的收集在年底统一整理归档查缺补漏后装订成册，按照当地档案管理部门的规定进行档案存放。但是随着计算机技术的推广对于乡镇档案管理的数字化和信息化提出了更高的要求，档案管理不仅是收集存放各种纸质的文件材料，更重要的是要将乡镇日常工作中出现的各种档案转化成数字化信息存放在计算机平台上，以便在日后的工作中查阅和检索。

2.2 保管期限更长，服务范围更广

传统的乡镇档案管理由于存放条件的限制使得档案不能长时间保存，但是在现代技术支撑下档案保管的期限更长、服务的范围更广。这主要体现在以下几个方面：第一，档案收集类别划分科学合理，服务于乡镇经济发展和进步，在进行档案收集的时候可以将有利于推动乡镇经济发展的历史性资料单独存在，在需要进行做法借鉴的时候快速进行调阅；第二，充分利用信息化平台，对乡镇的档案进行加工处理，及时将乡镇的创新政策和档案资料形成汇编，有限度进行信息公开，不仅保障了居民的知情权更为其他乡镇的发展提供了档案信息方面的帮助，最大限度提高了档案的有效性。

2.3 档案管理人员素质要求更高

乡镇档案管理人员在以前很可能会在乡镇内部找一些文化水平不高的居民负责，一方面拉近了群众和政府之间的关系，另一方面有效节约了乡镇的财政开支。但是随着计算机在乡镇日常管理中的使用和普及档案管理也需要将原先纸质的文件材料更多保存在计算机中，这就要求管理人员不仅要具备熟练的计算机操作能力还要有辨别乡镇日常事务分类的能力、政务信息公开的能力等等。

3 完善乡镇档案管理的对策

3.1 树立正确档案管理观念，构建完善的档案管理体系

乡镇档案管理是乡镇管理的重要环节，首先，乡镇领导要转变传统的档案管理观念，要认识到档案管理对于促进乡镇经济发展的重要作用。只有乡镇领导足够重视才可能投入更多的时间和精力在档案管理方面。其次，乡镇领导要在班子会议上进行研究，制定出适合乡镇日常事务运行的档案管理制度，制度不仅要落实档案管理的时间节点还要将管理责任落实到人。最后，乡镇档案管理体系的建立需要定期进行完善，也需要加大对其的财力支持，确保档案管理工作的顺利开展。

3.2 搭建档案管理信息化平台，创新档案管理模式

乡镇机关想要实现新发展，就需要时刻关注社会的变化，在档案管理方面想要搭建档案管理的信息化平台，首先需要购买先进的设备，这是实现档案管理数字化、信息化的基础和前提。只有拥有了先进的设备才能把更多纸质的文化转化成数字化的信息，才能实现数字化的存储和检索，才能上传至政务信息公开系统服务于社会大众。其次，要经常性对档案管理平台进行安全性维护避免出现平台瘫痪或者受到病毒攻击等情况。再次，加强乡镇档案管理模式的学习，要积极引进适合本乡镇实际情况且新颖有效的管理模式。同时，乡镇领导要引导档案管理人员加强管理模式上的探索、创新。

3.3 加强专业技术培训指导，提升档案管理人员素质

乡镇档案管理是一项系统而又复杂繁琐的工作需要专业性强有责任心的工作人员担任，这就要求相关部门在安排人员的时候要慎重。想要不断提升档案管理人员的素质需要做到：第一，要根据实际情况定期组织档案管理人员进行业务知识培训，培训内容要针对档案管理人员当前存在的不足和问题，要能够切实提高其业务水平。培训方式可以采取外出学习和邀请经验丰富的行业人员现场授课相结合的方式。第二，对于档案管理人员自身来说，要加强自主学习的能力，不断进行自我提升。

乡镇档案是记录整个乡镇整体发展的重要载体，也是促进其经济发展的助推器。传统的纸质档案管理模式已经不再适应现代乡镇工作的需要。想要实现乡镇档案管理的数字化、信息化，就需要乡镇领导认清现代社会的发展趋势，了解信息化时代背景下乡镇档案管理的新特点，从而转变传统档案管理的认识，重视构建新的档案管理模式，不断引进新设备做后盾，配备专业管理人员进行文件材料的搜集分类整理。只有这样，才后期需要使用乡镇档案的时候才能在最短的时间内找到，才能更好发挥信息共享、服务社会的作用。