探索如何提高人口和计划生育档案管理水平

马福华 鄄城县卫生和计划生育局

一、加强对计划生育档案工作的重视

（一）计划生育档案工作之一是为流动人口提供服务。在档案管理工作中可掌握人口流动的方向，明确流动人口的基本信息，进而实现对计划生育的控制，使流动人员能够满足生殖健康的需要。信息档案管理平台的建立是保障流动人口信息共享的基本平台，借助信息平台的管理功能，可以实现对流动人口的资源信息共享，对落实计划生育政策具有重要作用。另外，信息平台对于征收社会抚养费具有重要意义，其信息共享功能可以避免出现重复收费，重复发证等情况。

（二）人口计划生育档案基于群众信息需求，可实现对计生工作的科学优化。在计生档案管理中，可以通过档案信息搜集，在信息系统中为群众提供反馈平台，并充分解答群众在计划生育中所遇到的不解问题，还可对政策法规等进行详细阐述，并要求群众提供经验建议，形成能够满足群众需求的档案。

（三）计生档案管理工作是保障计划落实严肃性的基础。根据《计划生育法》、《流动人口管理法》、《计生服务条例》、《抚养费征收法》等相关的法律条文规范的落实，行政部门需要以法规为基础，强化自身的执行力与监督力，在满足计生工作科学性的同时，提高群众的维权思维。各种法律条文的落实对行政工作带来了新的需求，需要保障档案内容的真实性，档案的全面性，执法的严肃性。

（四）人口以及计划生育档案管理是控制人口增长的客观需要，其按照性质可以分为民主管理以及政务公开。在此工作中，既要满足控制人口增长的需求，也要夯实群众基础。所以，在档案管理中落实政务公开具有必要性，需要在管理中开展政务公开工作，以公平、公正的政府形象，满足群众的客观需要，维护群众的基本权益，落实以人为本的管理原则，使群众能够在计划人与中发挥主观能动性，保障民主管理以及民主监督的科学性。在档案管理工作中，可明确档案信息，推行孕龄妇女基本信息、流动人口信息的科学性，借助档案管理工作，保障整体工作的公开性与透明性，保障群众对信息的知情权、参与权。

二、认真分析和解决人口计生档案管理中的弊端

（一）认知存在矛盾。在档案管理中，很多员工对档案管理工作的认识不足，没有给予高度的重视，甚至认为档案管理工作没有实际意义，这是在工作认识上存在的问题。

（二）档案内容虚假。在档案管理中，很多部门存在隐瞒真实信息的情况，在管理上存在不全面性，整体管理工作存在明显的形式主义，导致整体工作存在漏洞，甚至有些部门存在档案造价情况，对整体工作的有序性、规范性造成了严重影响。

（三）监督严重不足。检查监督人员没有认真分析实际工作中存在的问题，监督力度不足，在思想上、行为上没有给予高度重视，导致档案管理工作出现滞后性。

（四）人员素质不足。许多部门的管理人员由于档案专业知识缺乏、在具体工作中缺乏操作能力以及应变能力，影响了档案管理水平的提高。

三、档案管理工作的规范化以及现代化

（一）落实标准化、程序化、制度化的工作方法，夯实计生档案管理工作的理论基础。

1.在程序化、制度化的档案管理工作中，制定整体的工作流程，在档案的搜集工作、整理工作、著录工作、存档工作中，均按照部门统一的制度、程度等对其进行全面落实。

2.定期对档案进行全面核查，精化档案管理内容。这是实现档案管理标准化、制度化的基础。不同的档案需要设置不同的保管期限，管理中很多文件无法对其进行考核，存在重复的情况。管理中需要对重复文件进行清理，并对所有文件进行核查以及清点，保障整体工作的规范性。

3.档案的重新组合是实现档案管理规范化、程序化的基础。在具体工作中，需要对混杂的安全进行充分分类，并将内容较多的档案进行细化管理，按照科学的标准对其进行重新分类整理。

4.统一分类号是保障检索效率的基础。在信息系统中，计算机检索具有十分明显的优势，能够保障检索内容的全面性。在分类管理中，按照相关的标准对不同内容、日期的档案进行分类，并对其进行控制。

（二）强化数据支撑，实现档案管理工作的现代化

1.循序渐进，分层管理。在管理工作中，根据不同档案的重要程度，利用效率等，决定其是否需要开放，并对其进行分层管理。在管理工作中，赋予价值较高、开放程度较高、利用频率较高的档案优先整理权。

2.分级著录，优化程序。档案著录时，可将整体工作进行分层，对价值程度不高，内容较为单一的方案实行案卷级的著录。对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合机著录；对利用效率较高，内容较为重要的文件实行文件级的著录。

3.分门别类，充分利用基础档案。基础具有优势的档案在著录过程中，可以对其进行引目录处理，对其进行标引，进而实现档案的科学分类。对于形式较为特别的档案，如“病历档案”、“案件”等则可以将其进行直接录入，在计算机内输入人名、日期等，利用计算机对其进行统一分类。

四、重视人员素质管理，优化档案管理质量

（一）强化实践型、高素质人才培养。在信息档案管理中，档案管理人员不仅要具备很强的管理知识，还需要具有一定的计算机应用能力，能够熟练的对计算机基本功能进行操作，具备一定的信息处理能力，并具有一定的岗位适应能力，成为现代化信息素养的高端人才。

（二）重视档案人员的在职培训。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。

（三）积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累。很多档案人员随人已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。

（四）合理调配人才，优化人才结构。将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。