高校教学秘书提升工作效率的必要性及方式研究

陈妍 大连财经学院

对于高校的教学管理工作来说，教学秘书发挥着重要的作用，一方面在高校教学管理中扮演着桥梁与纽带角色，另一方面是院系教学工作顺利进行的保障。因此，要充分的认识教学秘书工作的重要性，并采用提升教学秘书工作效率的策略，从而为高校健康、快速发展提供重要保障。

一、高校教学秘书提高工作效率的必要性

（一）工作性质的必然要求。教学秘书在院校教学管理中扮演着重要角色，主要工作任务是为教务处、系主任、辅导员、院级领导、教师以及学生等提供服务，工作内容涉及了课表编写、成绩单打印、教材征订等方方面面。由此可以看出，教学秘书工作是一项极为繁杂的工作，这就要求教学秘书要注重提高工作效率，从而保证各项工作的顺利进行

（二）高校规模化发展的要求。随着高等院校的扩招，学生数量呈直线上升，高等教育的正由以往的精英式教育转变为平民化教育。随着学生数量与专业课程设置的增加，加大了教学秘书的工作量，但是受到各方面因素影响高校并未增设教学秘书岗位与编制，使得现有的教学秘书队伍无法处理繁重的工作。为此，要想适应高校的规模化发展，作为教学秘书要注重提高自身工作效率，以积极的工作态度应对每天的工作。

（三）教学改革的需要。随着我国的教育事业的发展，高等院校间的竞争与较量日益增强。为此，高校要积极转变传统的教学模式，注重引进毕业设计管理系统以及创新实践系统等。然而，这些新技术与新系统的引进要求教学秘书提高自身的工作能力，只有这样，才能够抽出时间学习与掌握新方法，从而实现教学改革目标，保障工作质量与效率。

二、教学秘书在教学科研管理中的工作职责

（一）日常教学管理。教学秘书要加强日常的教学管理，具体工作内容是整理与归档各类纸质与电子资料，包括了文件资料、学生考试成绩、校外兼职教师的档案资料等，这样便于教师日后进行查询。除此之外，在做好资料整理工作之外，还要负责日常的诸如事项，诸如教学计划资料收集，教师调停课安排，监考老师与考试时间安排等。总之，作为一名教学秘书平时要处理大大小小的诸多事情，只有秉承着认真负责的态度做好这些繁琐工作，才能够推进高校各项教学工作的顺利进行，否则，极容易酿成教学事故，影响了教学管理工作质量。

（二）服务职责。教学秘书属于高校的科研管理人员，其工作职责是服务于学校领导以及全体师生等，在二级学院以及学校职能部门间扮演着信息传达的角色，确保院系各个领导以及全体师生及时的得到校级发布的信息。

（三）协调及参谋职责。教学秘书在教学管理工作之中要善于处理多种关系，包括处理师生间的关系、院系领导和教师以及教研室主任的关系等。与此同时，在平时的教学管理过程之中，一旦发现任何的问题，教学秘书的一项重要任务是及时的分析问题产生的原因，并第一时间将问题反映至院部领导，根据校领导的指示快速的执行任务，从而为高校的教学管理质量与效率提供重要保障。

（四）参与教学科研任务。随着时代的进步与发展，国内外教学管理理论层出不穷。为此，教学秘书在做好平时的教学管理之余，要积极的参与至教学科研工作中，及时的掌握最新的教学管理思想，并在实践活动中灵活的运用管理理论，这样不仅可以提升自身的综合素质，而且促使教学管理工作效率得到大幅度的提升。

三、提升教学秘书工作效率的途径

（一）提高对教学秘书工作的重视

为了保障教学秘书工作质量与效率，关键在于学校要从思想层面上认识到教学秘书工作的重要性，注重对资源的优化配置，同时，要加强对教学秘书的培训，建设一支高素质的教学迷失读物，在保障教学秘书工作质量与效率同时，为高校教学管理工作奠定人才基础。此外，学校的领导者要重视建设教学秘书队伍，正确的处理好编制、晋升制度、职称评定以及奖励机制等问题，适当的提高教学秘书的地位，增强教学秘书的职业自豪感，使其积极投身于工作中。

（二）制定教学秘书岗位准入机制

对于高校的教学管理工作来说，教学秘书无疑发挥着十分重要的作用，一方面保证了教学活动的顺利进行，另一方面保障了教学质量。因此，对于教学秘书的聘用，高校不可放低标准，要注重考核教学秘书的管理思想、专业素质、创新意识以及服务意识等。

（三）教学秘书要注重自我完善

1.思想素质。首先，作为教学管理的主要执行者实施者，教学秘书要端正自身的政治方向，并提高自身的职业道德水平，认真细致的做好日常的工作，避免因出现教学事故而扰乱了教学秩序。除此之外，鉴于教学秘书工作的特点，教学秘书切不可以有得过且过、敷衍塞责的思想，全心的为教学管理部门以及全体师生提供优质的服务。

2.心理素质。高校教学秘书工作十分的繁杂，极容易使教学秘书产生职业倦怠。因此，为了提升教学秘书工作的效率，教学秘书要善于进行自我心理调节，积极向上的面对工作中的难题，并在岗位中充分实现自身的价值。

3.能力素质。高校教学秘书工作是一项兼具了复杂性与系统性的工作，所涉及的内容众多，对于教学秘书的能力素质要求较高，尤其对教学秘书的学习能力、沟通表达能力以及规划能力要求较高，究其原因是，教学秘书只有善于学习，不断的丰富与完善自身的知识面，才能够在工作中运用最新的教学管理思想，从而保障工作质量与效率。此外，教学秘书工作平时要处理多种关系，要求教学秘书具备良好的沟通表达能力，这样有利于处理各种问题，避免沟通中引发矛盾。

结语：综上所述，教学秘书作为高校教学管理的基层工作人员要认识到自身工作的重要性，在平时的工作之中积极探索与总结新的工作方式，认真的做好本职工作，不断的提高管理水平与能力，从而为推进高校发展迈向更高的一个台阶打下坚实基础。