浅议办公室保密之“三要”

钱泓住

【摘要】在机关单位中，办公室的工作环境较为特殊。工作环境相对较为枯燥乏味，信息高度集中，同时承担公文管理和保管的职责，因而对于办公室文秘工作人员的工作提出了相应的要求。但是在具体的公文管理和保密工作当中，又存在着诸多问题和风险。因此，从增加自我保密意识、做好保密文件处理办法、正确处理公文的利用与关系等方面，对具体的工作人员提出了相应的要求。

【关键词】办公室；保密

在机关单位中，办公室文秘人员的工作性质和岗位较為特殊。由于工作的关系，办公室文秘岗位居于信息交流和传递的核心位置，是信息传递的关键环节。文秘人员除了服务好单位的公文运转、信息传递和相应的待人接物之外，如何做好保密工作，是机关单位办公室工作的一项重要要求。

一、要增加自我保密意识

单位办公室文秘人员的工作岗位较为特殊，身处信息繁杂、上传下达、沟通来往的关键岗位，在信息高度集中的环境当中，对于办公室文秘人员自身的保密意识就提出了较高的要求。增强办公室文秘人员的自我保密意识，绷紧保密工作这根弦，可以说是办公室文秘人员和文秘岗位的首要要求。首先，对于工作中不直接接触的敏感信息和相关内容，能够做到不探、不传、不讲，以实际行动做到不打听、不了解。最好的保密工作，就是控制信息的传递和知晓范围，工作中少一些八卦的心理和习惯，多一些责任心和警惕意识，自觉的对于无关信息不去了解和扩散，就能有效避免泄密事件的发生。其次，对于自己因为工作关系需要掌握的信息，则需要做好信息的保守工作。办公室文秘岗位所掌握的信息没有小信息，其实任何一个消息或者内容，都能造成很大的影响。这就要求办公室文秘人员在工作当中，对于与自己工作范畴有关的信息和内容，要能够做到守口如瓶，不向外传播。从根本上做好相应的保密工作。最后，则是在工作当中养成细心、谨慎、谨小慎微的行事风格和工作作风。往往一些信息的外泄造成的影响就是由于办公室文秘人员在工作当中，由于粗心大意、工作不谨慎而造成的。因此，单位的办公室文秘人员和文秘工作人员在具体的工作当中，应当细心谨慎，具有责任心，才能做好相应的保密工作和提高保密意识。

二、要做好保密文件处理办法

在具体的工作当中，办公室文秘人员和文秘工作人员应当严格按照单位的相关制度和要求，做好文件的处理传递和保管。对于那些涉及秘密应当保密的文件，做好保管工作，严格控制文件的传递和知晓范围，避免保密信息的外泄。文件传递过程完毕之后，按照单位的规定做好涉密文件的清退工作。在传递的过程当中要保管好文件，做到不该看的人不让他看，不该知道的人不让他知道。而对于那些不涉及秘密的普通文件，则也应该做好文件的保管和处理，避免文件的遗失遗漏或者保管不当。无论是对于秘密文件还是普通文件，一方面是做好清退、传递等文件传递工作。而对于失去时效性，不需存档的文件，则应该做好相应的销毁处理工作，从而严格规范地执行好单位的相关文件保管和处理的规定和办法。而对于有些单位制度不健全的问题，办公室文秘人员和文秘则更应该主动作为，大胆创新，在文件的保管处理，尤其是秘密文件的处理方面，提出自己的意见和建议，摸索方法，不断完善制度和要求，从而使单位的文件管理控制工作更好地建立健全和自我完善。

三、要正确处理公文的利用与关系

由于文秘工作岗位的特殊性，对于具体工作人员的工作能力，除了要求具有耐心、责任心、细心的基本品质之外，对于自身业务的学习掌握和灵活使用，同样也有着不同的要求。具体来说，对于公文的使用制作和处理，办公室文秘人员应该具有极其敏锐的观察力、鉴别力和判断力，能够做到恰当的公文使用恰当的公文体例形式，传递给恰当的接收方。如对于上级单位要严格使用请示报告，对于平级单位要多用函件的形式，而对下级单位则做好通知的发放。首先，只有体例形式的得体恰当，才能保证具体事情在交流传递和工作的推进过程当中不被延误。其次，在具体的公文制作当中，应该严格按照公文的标准和格式要求制作公文，避免出现五花八门的问题，从而为单位良好的对外形象做好保障。最后，则是对于单位收到的各类公文和文件，能够做到及时处理准确传递。在处理的过程当中胆大心细，既不将文件传递给错误的接收人和接收方，又要保证文件及时高效地传递，不被遗漏和延误，从而做好办公室文秘人员和文秘工作岗位的本职工作。

在单位中，办公室文秘人员的工作环境较为特殊。办公室文秘人员的工作环境相对较为枯燥乏味，同时又是信息高度集中和承担公文管理及保管职责的工作岗位，因而对于办公室文秘人员的岗位工作要求也就提出了相应的耐心细致、责任心强和保密到位的基本要求。但是在具体的公文管理和保密工作当中，又时刻存在着问题和风险。因此，从增加自我保密意识、做好保密文件处理办法、正确处理公文的利用与关系等方面，就对具体的工作人员提出了相应的要求，增强办公室文秘人员和文秘工作人员的自我保密意识，做到细心谨慎，具有责任心，严格按照单位的相关制度和要求，做好文件的制作、处理传递和保管工作，从而做好本职工作。

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