新时期我国人事档案信息化管理的现状及思考

阳静

【摘要】本文基于信息化视角对我国事业单位人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入分析，并就我国事业人事档案信息化运用时间中存在的问题及不足进行了分析，还就完善我国事业单位人事档案信息化建设提出了一些对策和建议，为我国事业档案信息化建设的进一步完善及推动我国事业档案信息化管理提供参考。

【关键词】事业单位人事档案；信息化；人力资源管理；数字化

在我国目前的人事档案信息化管理过程中，尽管出现了不少单位与软件开发商合作研究的现象，然而却缺乏国家统一的规范标准，人事信息化资源尚未得到充分运用。所以，本论文试图通过研究国内外的相关成果，以我国目前的人事档案管理工作现状为切入点，进一步披露人事档案管理中存在的不足之中，分析其中的内因，以提出科学化的管理建议，不断推进我国人事档案信息化管理工作。

一、人事档案信息化管理中存在的问题

（一）人事档案信息化建设缺乏总体规划。总体规划的缺失，导致其信息化建设进入瓶颈。根据我国整体人事管理需要来看，总体规划应注重两个方面的综合发展：一是微观规划，将任务落实到最基层，要求企事单位履行信息化建设责任。二是宏观规划，以中央政府为主导，将任务逐步向下分配，形成巨大的人事管理网络，将其覆盖到全国，实现真正的信息化管理。但是，我国经济发展和科学技术力量，不足以快速实现覆盖全国的管理网络。

（二）标准化、规范化工作有待提高。我国人事管理方式，随着经济和社会的发展不断革新，但是国家性政策文件，却已有20余年未曾颁布新规。目前各地所遵照的管理政策，是在上世纪90年代初出台的《干部档案工作条例》。该《条例》与我国当前国情以及人事档案管理方式已存有代沟，信息化铺天盖地的改革浪潮中，要求各行各业都能够以此为方向，逐渐优化自身产业结构，并实现高效、合理、科学的管理。而一些省市在人事信息化的建设过程中，由于缺乏国家性文件的支撑，即中央统筹管理措施的缺失，导致至今无法在该领域实现信息化管理。因此，应加快出台相应要求，使人事信息化能够建立在统一标准之上。

（三）信息化程度不高，资源共享程度不够。在信息化建设的过程中，并非所有地区均无法投入足够的资本，一些发达城市，早已将系统开发出来，并投入到事业单位进行使用。科学技术在资金的支持下，满足了目前的信息化管理需要，但是，使用者技术能力薄弱，信息化认识度较低，最终造成了系统的浪费。单以经济发展来看，若采用逐步发展的方式，以各大城市为核心，成扩散状发展，虽然会受到资金短缺的制约，但是仍旧能够予以实现。技术应用的落后，对信息化管理人事档案造成了一定的阻碍：比如信息的录入方式匮乏，我国当前仅有光学识别和键盘来进行各种可行的录入方式，前者使用成本颇高，且对原资料要求过高，进而降低录入效率，而后者需要效率极低，同时需要增加大量的人力成本，同时速度过慢。在录入方式上，我国缺乏有效的方式予以支持，并未对方式进行统一，技术标准的差异性，形成了快速大范围覆盖使用信息化管理人事档案的最大阻碍因素。

二、提升事业单位人事档案信息化管理的途径

（一）做好档案数据库和档案管理系统的同步优化工作。随着我国经济体制由计划经济向市场经济转变的不断深入，要求人事档案管理工作由传统转变为现代化的人力资源管理，这是时代进步的必然要求，同时也是实现事业单位管理转型的重要途径。我国多年来的事业单位人事管理制度，大多参照党政机关干部管理制度。建立规范的数据库管理系统，是档案信息化建設的技术支撑。在建设和开发数据库的过程中，档案信息数字化系统，在实现文件处理向数字化管理的转变过程中，有着至关重要的作用。而建立数据库是一个漫长而又复杂的过程，它需要长时间的积累，是一个由低到高、由单个到群体的发展过程。在这个过程中，需要档案业务人员和电脑技术人员的紧密配合，并结合实际情况的变化，灵活开发、建设。一个具有“活性”的数据库，必然有着较高的利用频率和实用效率，不再是单一的库而是一个系统性的库。

（二）树立科学的事业单位档案管理人才观。在信息化档案的建设中，树立科学的人才观是重要的前提条件。科学人才观的树立，有利于在档案信息化的建设中，不断培养各种优秀人才，更好地推动档案信息化建设工作的发展。只有树立档案信息化建设中的“人才是第一资源”的意识观念，才能更好地健全、完善人才队伍的建设工作；只有不断强化人力资源管理部门的人才意识，才能更好地重视、研究人才的管理及培育规律。为了实现人尽其才的用人目标，应不断改善职工的工作环境，创造各种条件激发人才的创造性思维及工作热情。调动人才工作的积极性，首先需要在工作中做到赏罚分明。其次是强化宣传工作，鼓励那些工作表现突出的职工。再次是及时总结服务效益经验。最后是建立健全绩效机制。

（三）开展多途径的档案信息化人才培养模式。充分发挥教育资源优势，在高等院校中设立档案信息化专业人才的培训基地，为事业单位培育一支具有高研发、管理能力的人才队伍。我国目前拥有29所设置档案管理专业课程的高等院校，这些都是开展档案信息化建设工作的重要人才来源。事业单位在档案信息化建设的过程中，强化与高等院校之间的合作，学校运用既有的教学设施、科研以及师资优势，为事业单位源源不断地提供高质的专业型人才。此外，事业单位还可以运用高校完备的教学设施，引导在职人员参与高校及科研院的相关培训，或听取有关专家的座谈会等，这些都是在职档案人员学习、掌握新知识、新技术、新技能的重要渠道。

（四）狠抓事业单位档案网络安全建设。我国的档案信息化建设，迫切需要解决安全隐患问题。多年来，我国的信息技术安全的发展存在着一定的滞后性，而有不少信息化设备和信息技术是通过进口引进的，这些都大大降低了信息化的安全性。主要有以下措施防范档案信息化系统受到损害：

1.不定期的扫描、检测服务器和客户机中的文件，为档案文件设置权限，积极主动采取措施防御病毒的入侵；

2.建立以网络管理为平台的再现报警软件，当病毒入侵网络中的任何一台机器时，网络管理人员便能够比较及时、准确地开展巡查工作，并采取相应的措施；

3.实行严格的物力隔离。网络有内网和外网之分，外网具有国际性和开放性的特点；而内网又称局域网，是封闭式的网络，为内部工作人员所用。严格实施内网和接入外网的计算机之间的物理隔离，能够有效防止内网因病毒或黑客入侵外网而遭受损害。

三、结束语

随着我国市场经济体制的逐步健全，事业单位的人事档案信息化管理是一种必然趋势。信息化时代背景下，社会生活的各个领域都发生了不小的变化，人们的信息需求也发生了重大的变化，尤其是对信息获取的时效性需求。这种新的需求将促使着人事档案管理部门，重新定位档案管理的地位及管理方式方法等。

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