智慧城市背景下的档案信息化建设探析

于海涛

(锡林郭勒职业学院，内蒙古 锡林浩特 026000)

随着社会与时代的发展，关于档案的信息服务也在筹备建设当中。要不断引进例如云计算、微缩品数字化这类新兴技术，构建打造一个“智慧档案”的体系架构。

1 智慧城市背景下的智慧档案

在基本的数字档案之上才能建立智慧档案，档案信息化建设的基本模式是通过云计算、互联网这些高科技手段来对信息进行一个获取、分类、处理并服务。这种工作模式是未来的发展趋势，是要达到的发展目标。[1]档案部门要对新兴的高科技进行充分利用，把在一个区域内的用户和档案信息资源与部门进行联系，构建一个新的方便服务与获取的一个模式，并且能够把档案信息数据进行一个监控与整理，更好地去满足用户多元化的需求。

1.1 检索系统的建设

档案集成检索系统是利用独立的检索接口，通过相同的检索方式来对不集中、异构的信息数据进行一个集中的搜索操作。这些信息资源通过集成搜索系统能够被集中获取，然后经过系统的集合整理与分类，最后再用方便用户浏览与搜索的方式呈现出来，给用户方便快捷的体验。档案的信息集成检索不仅能够对于本地的信息资源进行检索，对相关主题内容的其他数据库也能进行检测，检索功能十分强大，不需要用户去学习多种检索工具，同时也能方便快捷地获取自己想要的信息数据，对于用户来讲是一个十分实用的选择。

1.2 物联网下的检索系统

智慧城市是通过物联网赋予每种事物感知的作用，让其有“智慧”，物联网能够使所有物体都可以被定位并识别到，从而构建一个覆盖面广的数据体系，达到数据信息共享的目的。以互联网为基础是为了传感与执行设备联网，通过对事物的感知与信息的采集处理来达到每个事物之间的相互联系。[2]

在对档案信息管理的过程中，能够把RFD运用到智慧库房的管理中，利用一些网络手段和智能检索来检查入库的档案实体的具体情况。通过这项技术不仅能够对档案使用的全过程有了记录，也使得相关的工作人员的工作平台更加智能与方便，让用户的使用环境更透明安全。

2 智慧城市背景下档案处理系统的构架

智慧城市背景下能够把许多不同行业的不同系统安装组建成一个整体，使得不同的应用系统中之间也能进行信息数据的交流与共享，还可以把不同系统中的数据进行处理与计算。虽然看起来计算处理过程很复杂，但是运用云计算就可以非常简单地解决这一不足之处。因为在云计算中会包括成百上千上万台计算机来进行数据处理与计算，就像云一样在用户周围分布，用户可以非常方便地获取到。

利用云计算这一平台，优势有很多。第一，操作简单方便，在公共的资源库之中，可以通过网络随时查询访问，在私有的云资源中，用户同样能够建造一个局域网进行访问获取资源信息。第二，云计算的可用性非常高，即使在运行中有一部分计算错误或者出现其他失误，也不会对用户的使用体验，获取信息造成任何影响；第三，就是运行成本较低，它的本质是一种规模经济，云计算的运营规模越大，相反成本投资就更少。第四，由于云相当于一个资源获取库，里面的资源信息都是公用的，因此资源共享变得越发简单。第五，方便管理和统计，减少管理成本。但是云计算并不是毫无缺陷的。首先，在安全保密性方面来说还有待提高，近年来，所发生的信息安全时间绝大部分达到80%的比例都出现于有关云计算的区域范围。其次，就是服务质量的低下，最后,在把传统平台的数据向云计算数据库中转移的过程中难免会出现平滑过渡的相关问题。

能够提高数据的储存能力以及安全性。其一，云中包含许多服务器，因此也就有了广阔的储存空间，在网络中许多种类的具有储存功能的服务器能够联合起来相互配合进行数据处理操作，能够应对成千上万的数据储存的相关操作。其二，获取资源信息的途径并不单一，如果某个机器或者浏览器出现故障，无法获取服务，用户就可以通过另一个设备进行操作，也就保障了信息获取的可靠性。

3 档案的服务系统

智慧城市下的公共信息服务平台有两方面的优势：第一个优势是对原始资源的一个整合与处理，使之形成一个整体的信息资源库；第二个优势能够智能化地对信息进行分类处理，能够为用户提供一个多样化的智能服务。所以，想要把档案信息化做到最好，首先应该思考如何把档案与智慧城市的公共信息服务的平台联系起来。

首先要想充分利用档案中的数据信息，仅仅建立一个内部的区域网是不够的，还应该建立一个外部的服务网站，并在其中设置一个搜索模板，把在互联网上的信息数据进行一个处理与计算，为用户提供全方位的资源。即使“一站式”服务需要非常复杂的操作与处理，但是有了云计算的支持，就能够大大提高方便性。

4 实现档案信息化建设的对策

4.1 政府政策扶持

一个体系的建设背后必定有政府的支持，档案信息化建设也是如此，政府应该在这个建设中起到一个引导作用。有了政府的支持能够让智慧城市背景下的档案信息服务建设更加完善与方便。政府在组织活动的规模与资源上就已经决定了政府最大信息资源的拥有者的地位，所以政府的扶持对于档案信息化的建设有很大助力。除此之外，政府代表的是国家，在资金与信息资源上有别的部门无法比拟的优势。对于政府的需求主要体现在两个方面：一方面要制定完善关于档案信息建设的法律法规，为其的发展运营营造一个健康的环境氛围。比如政府可以为其构建一个对信息的搜集以及共享的平台。另一方面也是最重要的资金支持，可以减少对档案建设相关的税收来降低建设成本。

我国的智慧城市的建设现阶段还处在初级阶段，许多方面并不完善，市场机制也并不成熟。但是如果有政府政策以及资金上的支持就能够加快对于智慧城市背景下档案信息化的建设，在一定时期内就能看到明显的成果。[3]

4.2 对于市场的把握

市场是在档案信息化建设中的一个必要因素，市场驱动能够让信息服务体系的建设全部可以让一些商业机构进行操作，信息的收集与处理和开展业务都是按照市场的需求来完成的。市场驱动力之下，能够给档案信息化建设更多的自主权，能够根据市场的供求关系来提供服务。而且在市场竞争的状态下可以让信息服务机构不断增加自身的实力。和政府驱动作比较，市场驱动更加灵活高效，能够根据具体情况而随机应变。

在市场驱动下的建设，主导因素必定是市场，所接受的每一项需求都是市场的需要，中间没有过多的干扰因素，所以灵活性很高。除此之外，在这种模式下，由于信息服务机构直接面向的是市场，市场中每一个客户的具体要求与需要都是各不相同的，不能进行大的分类，由此也就促进了业务的细化分与多项服务。最后，在市场模式下的服务企业机构都是自负盈亏的经营模式，会大大提高机构的发展积极性。

相比政府的驱动，市场需求能够更好地发展建设档案的信息化，因为能够给企业以更多的自主权，能够根据实际情况及时进行调整。但是相对的，市场要求也会更高，市场需求旺盛，客户都具有较高的信息消费水平等，这些其实都是我国当前信息市场所欠缺的一些因素。因此，在智慧城市背景下的档案信息建设的开始阶段仍然需要政府的扶持与干预。

5 结 论

随着物联网以及信息时代的来临，对于一些数据的获取和整理已经成为人们日常生活中的一部分，如何更好地、方便快捷地对档案信息进行一个处理分析是现在需要解决的一个问题。要充分利用“云计算”这些相关的技术，并且积极博得政府的支持与扶持，才能对档案信息建设有一个好的发展。在市场的驱动下，也要遵守相关市场秩序与规则，逐步从政府驱动向市场驱动发展。信息化建设并不是一个一蹴而就的工作，需要随着市场与社会以及人们观念的转变的基础下随之进步的一个项目。笔者认为，只要脚踏实地，做好每一步该做的事情，必定会朝着一个好的方向发展。

[1] 鲁冰莹.聚集“智慧档案”建设的前瞻构想 [J].浙江档案，2014(6)：14-15.

[2] 郝伟斌.面向智慧城市的档案信息化 [J].档案管理，2013(7)：9-10.

[3] 邬家鹏.智慧城市下的档案信息化建设探析 [J].云南档案，2016(1)：46-48.