传统档案管理转型提升策略研究

黄波

（北京精密机电控制设备研究所，北京 100076）

1 企业档案管理转型的迫切性

物联网技术、移动通讯技术及云计算技术的应用日益广泛并具有广阔的发展前景，将不可避免地对档案知识管理产生深远的影响。信息化大背景下的档案管理转型需要在保障安全的基础上，利用现代化手段将信息和知识资源进行集成整合，并嵌入到企业业务活动中，才能真正实现档案知识的价值。档案管理转型既需要与业务活动智能化相协调，又需要不断从自身进行有价值的知识挖掘。

企业档案管理转型是业务活动智能化的协调性要求。除了原始的见证性、管理性、法规性纸质文件需要大量签署来保证生产过程的可追溯性，试点开展档案数字化造成了企业档案共容共生的双轨制管理现状。但总体来看，更多原始记录趋于无纸化，电子业务流程正在完善，业务环节产生的保密及利用问题都在逐步解决，加上电子档案法律性地位的确认，整个业务活动向着智能化大步迈进。从产品全生命周期管理角度考虑，档案作为产品整个生命周期的重要凭证和记录，需要从源头就保持知识链形式和内容的统一。另外，业务活动的重心在哪里，档案工作就需要主动配合协调。既然生产过程已经逐步智能化，企业档案更要先行先试点，与生产过程和企业管理活动真正协同发展。真正的业务协同式管理需要更新档案管理理念，实践单轨档案管理模式，才能实现档案管理转型。

企业管理转型是档案知识管理发展的必然要求。企业档案与企业生产活动息息相关，产量和范围的扩展导致了文件形态的变化和文件数量的剧增，这使企业档案管理活动更为繁琐而价值性不够凸显。企业档案管理模式已经进入到知识管理模式阶段，对于隐藏在文件和档案中的知识，只有通过良好的需求引导和模块建构才能实现档案的价值。企业档案同样需要将档案知识结构进行很好的梳理，对共性问题制定流程化范式，对特殊问题进行范例式模块化，优化生产和管理流程，更大程度上为生产决策提供支持。另外，从企业资源基础理论角度来看，企业档案是重要的无形资产和信息资源。提升企业的核心竞争力毋庸置疑需要保持无形资产的战略性和独特性。因此，企业档案还有很多的地方需要挖掘和注入新理念。关注知识价值、强调知识利用和创新是档案管理发展的方向，注重自身知识挖掘是企业档案管理转型的理念支撑和必然趋势。

2 企业传统的档案管理模式存在的问题

管理流程不统一带来的理念误区。传统的纸质档案在长期的管理过程中有相应的制度和标准来固化。由于业务革新产生的电子文件在形成文件的业务系统中运行并受控，便“被认为”已经完成归档工作。事实上，电子文件只有完成业务系统向电子文件管理系统的移交，才能以正确和独立的方式来保证档案的原始凭证性。双轨制下纸质和电子文件管理流程不统一使用户对档案工作产生了误解，大量电子文件滞留于业务管理系统中无法完成管理责任的转移。理念误区对档案工作者来说是日后工作推进的阻碍，对最终用户来说并未提供便利的档案知识利用条件。

管理模式不成熟带来的资源浪费。电子文件是社会信息化技术发展带来的福利，它本应带来的是工作效率的提升和保管档案成本的降低。档案的门类划分上，传统的纸质档案分类方式中电子文件归属于特殊载体档案，而纸质档案实体还会从内容上进行分类。这样在单轨制管理模式尚不成熟的前提下，部分档案不仅需要完成纸质文件的归档，还需要转换为光盘等特殊载体进行双套归档。这样的双向浪费出于对虚拟载体的不信任，并且为档案工作增加了工作量和成本。企业管理活动会产生大量的电子数据，这些数据却由于安全性和利用性考虑需要完成纸质和特殊载体的双套归档，大量重复工作是暂时性双轨制现状下必须付出的代价，而这样的人力、物力的资源浪费完全源于尚未形成系统的管理模式。

管理制度待优化带来的供需偏差。长期的档案管理理念极为注重档案的原始记录性和凭证性，纸质文档因其痕迹可见性而备受信任。电子文件则由于尚未完全以法律、制度和标准等体系固化下来，出现了推进困境。端对端的服务，我们目前所秉承的是记录观，用户所持的是效率观。企业档案的价值于何处，可追溯性所代表的不止是对责任的定位，也代表着用户利用档案的可操作性。用户的需求更多的是对效率的追求，而没有制度保障的电子档案则无法为用户便利地提供服务。因此只有管理体系的完善才能从流程、方式和环境上保障供需端的有效对接。

3 企业档案管理转型发展思路

企业档案管理转型是一个长期的过程，双轨制过渡向单轨制不是一个简单的操作，与此同时转型理念需要统一思想、多层兼顾，转型模式需要试点先行、逐步深入，转型保障正在逐步完善、推敲明晰。随着电子证据法律地位的确立和智能制造的业务系统推进，企业档案管理转型迎来了前所未有的发展契机。

记忆观与效益观并重的转型理念。从档案管理角度来看，档案管理必须保证其凭证性和可追溯性；从企业档案用户角度来看，档案需要便于利用并可提供决策支持。双轨制向单轨制的转型，既需要保证单轨制后电子文件的原始记录性及其法律证据地位，又要保证电子文件在用户端是便于利用并可以提供决策支持的。一方面，档案管理者需要更新理念，更加注重档案知识价值的挖掘。不能因为对纸质载体档案的管理已经轻车熟路，档案管理者就宁愿花费大量的时间和精力去维护双套管理现状，而不去探索电子文件档案管理的新路径和新价值。另一方面，用户需要强化档案意识，配合确保电子档案的可靠性。在档案双轨制向单轨制的转型阶段，会出现一段时间内的管理无序。这样的情况需要用户的积极配合，既要协助探索节约成本的新方式，又要确保电子文件归档的真实可靠性。企业档案管理转型需要档案管理者和用户在转型理念上达成一致。我们所共同追求的不是简单的双轨向单轨的改变，真正的转型是通过理念的统一和模式的转变，达到供需的匹配和档案价值的实现。

力求无缝衔接的转型模式。企业档案转型是一个长期的过程，不可能一蹴而就，现阶段需要关注的问题是保证档案在衔接环节不出现纰漏。这样就需要对企业档案的现行管理情况进行分析，挑选某些业务智能化的产品进行试点运作，实施增量文件的电子化；同时，针对存量档案要根据业务要求和信息获取的实际需要，适当对部分档案进行数字化，双管齐下才能保证档案的历史联系性。虚拟的电子文件既容易造成有用信息流失，又有部分信息的有机联系难以追溯的风险，因此在业务系统智能化和数字档案馆建设尚未成熟的前提下，需要在增量和存量上综合考量，确保转型阶段的档案均有迹可循。但是，双轨制转型只是过渡阶段，日后的单轨制统一才是转型实施的最终目的。

标准化流程化的转型保障。新时期业务活动趋于智能化和情景化，大量的企业档案已经或者即将产生数字版本的档案。有哪些电子文件会随之产生，哪些电子文件中的信息更有利用价值，如何进行电子文件的分类和结构化并进行归档等等，都是需要通过结构化和标准化确定下来。只有完备的标准化体系为业务活动和档案管理活动提供基准，才能保证档案资源的有效可用性。现阶段，电子文件的法律证据的法律地位已确立，企业的数字档案便可以此为参照。另外，纸质档案管理拥有覆盖全生命周期的管理规范和标准体系，但在现有的参考体系中，电子文件只能作为数字档案归属于特殊载体类。我们所缺失的面向电子文件全生命周期的完备体系标准，正是实现单轨制不可或缺的关键点。关于标准化的体系构建，各门类的电子档案都面临着同样的问题，也需要从上至下的标准化体系重构。

4 企业档案管理转型提升策略

企业档案在“质量终身责任制”的推行背景下更具见证价值，同时现阶段的档案管理转型是一个长期过程，包含着理念、载体倾向、制度完善等全方位的改革升级。大环境影响及自身发展驱动下的转型是挑战也是机遇，因而有必要根据企业档案管理转型的具体情况提出提升策略：

（1）供需匹配，提升利用价值：业务活动智能化以及知识管理发展对档案提出了新的要求。企业档案在未来不仅需要继续保证其见证价值，更需要从用户需求出发挖掘和提升利用价值。另外，对查询量较大和使用频次较高的企业档案进行档案数字化，提供方便情景化利用和利于知识系统构建的档案利用服务。

（2）手段创新，推进模式革新：要实现企业档案新的发展，双轨制向单轨制的模式转变是必然选择，转型期重要的是做好增量文件和存量文件的双管齐下，利用信息化手段推进转型模式的革新。对于已经实现电子化的部分企业文件，应探索全数字化的管理流程和无纸化受控归档移交，未来的归档可以是清单式选取、标准化审核、自动由受控到归档的数字归档流程。更多的针对门类的个性化开发可以加强用户和档案工作者之间的互动衔接，并且更加精准到位地服务。与此同时，企业的业务系统也正在智能化发展，档案的手段创新也需要跟随业务活动创新，实现电子文件的全过程管理并提供更有价值的知识情景化服务。

（3）构建体系，确立条件保障：企业档案制度体系的重构，是确保转型顺利进行的重要保障。首先需要将档案在纸质和电子归档方面要求和规划纳入职能部门的计划当中，并通过对完成物的审核进行有效的闭环考核管理；档案部门应该对档案的归档和移交工作提出要求，并对文件形成机构的文件管理进行指导；制度方面需要对业务流程、文件流转流程、档案管理流程进行统一的标准固化，以进行统一的制度约束和调配。明晰职责、固化流程、统一标准、闭环考核，构建完善的档案体系，并结合实际发展需求进行及时调整和优化，才能为企业档案管理转型提供保障。