高职院校教学档案管理工作存在的问题及对策

李春秋

摘 要：当前，高职院校在教学档案管理工作中还存在对教学档案管理工作认识不足、管理模式落后，教学档案管理制度不科学，教学档案管理信息化建设滞后等问题。因此，应转变思想观念，加大宣传力度；规范教学档案内容，促进管理规范化、系统化；提高教学档案管理队伍素质和管理人员技术；推进教学档案管理信息化，实现档案信息共享。

关键词：教学档案；管理问题；创新研究；信息化

中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1671-9255（2018）02-0075-03

随着我国高等教育逐渐从精英教育转变为大众教育，高等职业教育规模不断扩大，教师教研信息、科研信息、教学信息、学籍信息等教学管理数据不断增加；同时，高校学科种类越来越多，各学科之间交叉不断增强，从而使得高校教学档案信息大幅增多。因此，如何适应移动互联时代高校教学档案管理工作，提高教学档案管理水平，规范高职院校教学档案管理工作，更好地为高校教职工管理、评估、教学、科研、学生管理提供服务，成为当前高校教学档案管理工作人员面临的重要课题。

目前，高职院校教学档案管理工作和本科院校相比起步比较晚，普遍存在管理人员思想理念落后、管理制度不科学、管理内容不规范、专业素质较低等问题。这些问题不仅阻碍了高职院校教学档案管理工作的开展，也不利于提高高职院校教学水平和教学质量。

一、高職院校教学档案管理工作的重要性分析

在我国，根据《中华人民共和国档案法》的定义，档案是党和国家机关、社会组织和个人在政治、军事、经济、科学、文化、技术、宗教等工作中直接产生的具有保管和利用价值的文字、图片、实物、声像、音像等各种类型的原始记录。根据上述档案的定义，高职院校教学档案是教职工在教学工作中形成的一系列的学习资料，如专业人才培养方案、教学大纲、授课计划、教材信息、授课教案、授课课件、考试试卷、

学评教、教评学、听课记录、教职工个人总结等；教职工从事教学研究、科学研究所产生的一系列档案材料；学校教学活动和教学管理工作所产生的档案材料以及教学设备等档案材料。

教学档案能够真实地反映教职工各项工作的具体情况以及学校教学管理工作的各种情况。充分利用现代信息技术收集和整理教学档案，一方面利用数据挖掘技术分析总结出教师在教学过程中先进的教学经验、教学方法和科研经验，然后予以全校推广，从而提高全校教职工的教科研水平。另一方面，教务管理人员利用教学档案信息查看和了解教职工在教学、科研过程中遇到的问题，然后组织有关部门研讨相应对策，找出科学的教科研管理方法，制定科学合理的适合本校的教师管理规章制度，从而促进教师队伍的健康发展，提高教师教学水平，推动教学质量提高，实现教学信息资源共享。[1]同时，教学档案还是高校教学评估的重要资料之一，是教学评估的重要依据，为学校迎接教学评估提供基础数据。

二、教学档案管理工作存在的问题

（一）高职院校对教学档案管理工作认识不足、管理模式落后

有些高职院校主管教学的领导对教学档案管理在思想上不够重视，对教学档案管理信息化认识不足，认为教学档案管理对日常教学活动影响不大、可有可无。因此，在教学档案管理人员安排上

很少有专职档案管理员。一般教学档案管理人员都是教学相应工作人员兼职，隶属教务处下的教务科，并非独立的机构，其主要工作职责是执行领导要求而非做决策。

高职院校教学档案管理模式仍以传统的档案管理方式为主，学院（系）上交什么材料，就收集什么材料，没有按照档案管理要求整理、分类统计等，存在管理形式化问题；教职工在利用教学档案时，就存在查询流程复杂，信息不准，甚至缺少材料等情况。教学档案管理处于原始状态，只关注档案的收集和存储过程，轻视利用，没有充分考虑到教学档案的服务功能，很少主动收集相关资料，更别说整理分析、开发教学档案信息，从而导致教学档案利用率较低。在管理机制上，不重视教学档案的服务功能和专业功能，反而偏重于行政管理，限制了教学档案信息化管理的发展，很难适应移动互联时代快速发展的高等教育步伐。

（二）高职院校教学档案管理制度不科学

目前，高职院校规章制度建设已经逐步完善，但是关于教学档案管理的相关规章制度科学性、系统性不够，存在较多的漏洞，可行性不高；很多高职院校教学档案管理制度流于形式，管理质量差、效率低。首先，很多高职院校教学档案管理体制盲目借鉴本科院校档案管理模式，没有根据本校实际情况和相关档案管理理论知识做出调整，完全生搬硬套，致使教学档案管理比较混乱；其次，管理人员不足，造成制度不能很好执行，存在教学档案信息混乱、缺失甚至出现修改等现象。比如，部分高校教学档案借阅流程管理松散，教职工随便借阅档案，对于归还档案时间和奖惩没有具体的规章制度，造成部分教学档案遗失。

（三）高职院校教学档案管理信息化建设滞后

随着移动互联时代的来临，教学档案管理信息化、电子化是大势所趋，但是目前很多高职院校教学档案信息化建设缓慢。主要原因是高职院校重点关注数字化校园建设，注重教学一线工作，而对教学档案工作的关注度不足，投入较低，造成教学档案管理的设备老化；很多高校采取传统的档案管理模式，人工收集、整理教学档案，没有采用现代的档案管理系统或者平台。对于教学档案中图片、视频教学信息，不能采用信息化管理，使教学档案管理利用占用的时间长，管理效率不高，造成教师检索信息花费的时间较长。[2]虽有部分高职院校建立了数字化档案系统，但是限于管理人员技术水平，仅仅将数字化设备作为简单的阅读工具，没有充分利用系统的导航、索引及分析等功能为档案的查询和利用带来便利，没有充分发挥教学档案的服务功能。

（四）高职院校教学档案管理队伍结构不尽合理

高职院校教学档案管理起步迟，很多都是相关教务工作人员兼职。这些人员没有系统学习过档案管理理论知识，也没有经过专门的档案管理工作培训，不了解档案管理工作的业务流程。对于新兴学科、交叉学科教学档案、新兴的教学方法等教学档案不能合理分类归档；对于新兴的存贮技术不了解，不熟悉，造成教学档案管理虽有工作标准、制度，但是不能严格执行。兼职教学档案管理人员还存在思想认识不足，管理不到位，职责不明等情况。

三、创新高职院校教学档案管理工作的对策

（一）转变思想观念，加大宣传力度

基于高职院校教学档案管理的现状。首先，学校上层领导要高度重视教学档案管理，要转变教学档案管理思想，树立现代的档案管理理念；要像重视教学管理、学生管理一样重视教学档案管理，把它们放在同等地位。其次，为了教学档案管理工作顺利开展，要加大宣传力度，提高全校师生的教学档案服務意识。增强教学档案管理人员服务理念，利用移动互联时代网络这个重要载体，借助QQ、微信、微信公众号、微博以及博客等新兴自媒体以及传统媒体媒介，依托教学活动平台积极开展教学档案普及推广，宣传档案法律法规和档案管理理论基本知识，增强教职工的档案意识。[3]最后，加大资金投入，引入现代化管理技术和管理手段。要加大教学档案管理建设投入，购买现代化的档案管理硬件设备和软件设备，实现档案管理信息化。同时，挖掘潜在的教学档案利用者，提高教学档案管理工作的知名度。另外，把教学档案管理纳入年终考核的指标体系中，提高档案管理人员积极性。[4]

（二）规范教学档案内容，促进管理规范化、系统化

在移动互联时代，每天产生大量的数据，教学档案也不例外。目前高职院校教学档案管理办法和手段还存在很多问题，这些问题严重阻碍教学档案信息化管理。[5]因此，必须规范教学档案内容、形式和类型等。例如，教学管理档案中的教学业务档案，包括教学大纲、课程标准、课程计划、教案、讲稿、课件等文件材料，要从教师备课开始，把各方面材料均按照统一格式上传至教务管理系统，全面实行电子化、数字化管理。

教学档案要本着“格式统一、数据规范、便于阅读和共享”的原则，制定统一的收集标准和归档分类规范。同时，积极采用国际标准档案管理体系，定期检查梳理各类档案。根据国家出台的《电子文件归档与管理规范》、《CGD 电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》等相关标准，以及各高职院校实际情况，建立适合本校的教学档案管理规章制度，制定科学的、统一的归档、借阅、归还流程，以保障教学档案的权威性和真实性。

（三）提高教学档案管理队伍素质和管理人员技术

教学档案工作人员的素质决定了其管理水平。因此，要持续加强教学档案管理人才队伍建设，明确教学档案管理人员职责，拓展教学档案管理人员以及兼职人员的业务培训，引进高水平、高层次的档案人才。聘用一些年轻的档案学专业毕业的管理人员。建立档案管理人员的考核机制，规范档案管理人员的工作行为，以确保高校教学档案管理人才队伍的素质提升。

在技术上，一方面，教学档案管理人员要与软件公司合作开发适合本校教学档案管理的新系统，还要具有一定的数据采集、分析能力。另一方面，新的存储介质和存储技术的出现，对档案管理人员的要求越来越高，教学档案管理人员不仅要有扎实的档案管理理论知识，还要掌握一定的新技术和新型档案载体的保管方法。

（四）推进教学档案管理信息化，实现档案信息共享

高职院校教学档案管理工作涉及范围广，不仅涉及各职能部门，还涉及各院系以及教职工等，因此，需要各相关部门和人员通力合作、相互配合。学校领导要充分协调各部门和档案管理部门之间的联系。督促各部门按时按质地完成教学档案的归档工作。教学档案管理工作人员，要改变传统的管理方式，加快档案信息电子化、数字化、网络化转换，将档案从传统的纸质存贮转为数据仓库。在教务系统中增加教学档案管理模块，方便教职工上传教学业务档案，实现教学档案文件数字化，查询电子化。既方便教职工查询和利用，又提高了档案使用效率。

利用大数据平台将教学档案数据实时收集、自动归档、整理并存贮。针对学校管理层和教职工需求进行数据分析和预测，提高教学档案利用率，推动教育教学改革，实现教学档案资源信息共享。

参考文献：

[1]胡维维.高校教学档案管理_问题与对策[J].安徽农业大学学报，2017（5）：63-65.

[2]丁爱华.新时期高职院校档案管理工作存在的问题及对策[J].中州大学学报，2013（6）：102-104.

[3]朱进.高校档案管理工作存在的问题及对策探析[J]河北工程大学学报，2015（4）：49-50.

[4]叶楠. 绩效管理理论在高校档案管理体系建设中的应用[J].山西档案，2014（3）：23-24.

[5]姚国勤.高校教学档案管理存在的问题及对策[J].办公自动化，2016（16）：46-48.

（责任编辑 汪 伟）

Problems in Teaching Archives Management of Higher Vocational Colleges and Countermeasures

LI Chun-qiu

（Department of Electronics and Information Engineering， Anhui Business College， Wuhu 241002， China）

Abstract：At present， there are still some problems in teaching archives management of higher vocational colleges， such as insufficient understanding of teaching archives management， backward management mode， unscientific teaching archives management system， lagged information construction on teaching archives management， and so on. Therefore， we should change our ideas， intensify publicity， standardize the contents of teaching archives， promote the standardization and systematization of the management， improve the quality of teaching archives management team as well as management staff's technology， promote the informatization of teaching archives management and realize archives information sharing.

Key Words： teaching archives； management problems； innovative research； informatization