浅议现代档案的科学管理

【摘 要】 档案在经济和社会发展中所发挥的作用十分重要，因此，切实加强档案的科学管理便不言而喻。档案管理得好，于工作带来诸多便利，否则便会造成许多阻滞。因此，我们要进一步利用网络和加强信息化建设，提高档案人员自身素质，科学做好档案管理，使其在工作中发挥重要作用。

【关键词】 档案工作 科学管理 现代信息

档案是工作成果的载体，是直接记述和反映工作活动的历史记录，是一种宝贵资源或工作储备类型的知识形态的生产力。档案的管理是一项专业性和技术性都很强的工作。房地产和国土档案作为档案的门类，是企业和社会组织在工作实践中和基本建设等活动中形成的应当归档的图纸、文字材料、录音、录像、磁盘、光盘等，是有保存价值的档案文件和资料，对指导房地产开发和国土利用有十分重要的作用。对此，档案人员必须给予高度重视，并尽力通过自己精细管理和创新促进档案管理的科学化、现代化。

一、高度重视档案管理的组织建设是科学管理的基础

实践证明，建立和健全系统的组织管理网络，是推进档案科学管理的重要保证。各级领导要把加强档案组织管理工作作为一件大事来抓，做到有专人分管，有专人负责。做到应该收集的资料文件有人及时惧要，应该整理的文件资料有人及时整理，应该归档的文件资料有人归档，从制度上、组织管理上确保档案的齐全、完整、准确。对于档案人员没有直接参与经手的文件材料，单位领导要督促相关单位、相关科室积极配合，予以提供，并且形成制度。也可配备兼职档案员，负责有关单位和相关科室对各类型档案进行收集。档案员对他们的工作要经常给予监督、检查、指导、定期举办兼职档案员培训班，提高兼职档案员的业务素质和工作能力，使收集的文件材料能够齐全、完整，立好的案卷整齐、规范。这样做不但保证了档案的数量与质量，而且使分散的文件材料及时归集，在年终时能够按时立卷归档，规范标准。

二、高度重视提升档案管理技术是科学管理的前提

一些单位的档案经常发生一些毁损的问题，其原因有客观因素和人为因素。因此，在平时要以防为主，防治结合。在收集、整理档案时尽量做到细心耐心，同时要认真学习保护方法，把预防工作做在前面，尽量减少损毁情况。如果一旦发生档案毁损，就要及时采取措施，尽量修复档案。在管理档案的日常工作中，要“严”字当头，做到严格借阅登记制度，调阅时取放档案要轻拿轻放，阅档时应十分爱护档案，千万不能被茶水、烟头等损坏和不被涂抹，撕破等等。从客观上来说，有些檔案材料和书写材料质量低劣导致纸张老化，字迹退色。档案纸张材料品种较多，其中纤维含量高、半纤维素和木素含量较少的纸张耐久性较好，如钞票纸、复印纸、文件用纸、工业技术用纸等；含木素和半纤维较多的纸耐折度差，在光和氧的作用下容易氧化，发黄变脆，如包装用纸、新闻纸等。因此，要对档案用纸作出规定，尽量使用质量好的纸张。在书写材料方面，要求相关人员选用含碳黑成份较多的碳素墨水和蓝黑墨水，不能用容易褪色的纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔或铅笔。同时，建设良好的库房是档案现代化的必备条件，是档案科学管理的必然要求，针对档案种类纷繁复杂，档案的物质材料不断地老化，其寿命在不断地减少的问题，要采取措施尽量延长档案的寿命。所以要千方百计想办法。如保证档案室的环境和保管条件，对延长档案的寿命是一条很重要的措施。

三、高度重视档案人员的素质提升是科学管理的关键

档案人员的管理成功与否，与档案人员的思想素质、业务素质、政治素质密切相关。档案人员应该具备高度的政治责任感，爱档案视如爱自己的眼睛。档案人员还应具备一定的现代管理知识，做到业务精湛。例如，档案员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。所以，档案员必须具备行使档案的监督指导的技能。档案人员要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集整理归档及管理。档案人员的素质高低直接影响档案信息化进程，作为档案部门，要经常开展技能培训，努力培养一批现代化的档案人才，既懂理论知识又能实践应用。档案人员不仅要具备扎实的基本理论知识，而且要不断积累档案信息化管理的实践技能。

四、高度重视加快建设档案信息化步伐是科学管理的要素

信息化是当今世界经济和社会发展的一大趋势，由于网络信息技术的影响，加快档案信息化建设步伐便成了我们当前创新档案工作的重要任务。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务。我们要加速实现档案管理现代化的进程，提高以计算机技术为核心的现代信息处理的能力。要建立档案信息网络的安全管理制度，从根本上保障系统的安全。档案信息网络应安装防火墙、防病毒软件和人侵检测系统，并针对主机内核采取加固防护措施。实行级别控制，对用户的访问权限进行级别确认，按不同的级别进行不同档案的信息查阅，可防止未受权者进行违规操作。档案信息化是大势所趋，也是提高档案效率的重要措施，我们要以时不我待的紧迫感扎实推进这项工作。

档案工作是一项极为重要的基础工作，档案收集整理、归档工作做得好与坏直接关系到档案的数量与质量，要把档案这项基础工作做好，才能更好地为经济社会发展服务。当前社会进入了新时代，档案管理工作在经济发展中的地位和作用越来越重要。我们要进一步提高档案管理水平，切实管好、用好档案，为企业为单位提供有价值的档案信息资源和优质高效的服务，这是档案工作者的应尽之责，应该认真履行。

作者简介：杨辉，女，汉族，岳阳楼区人，助理馆员，毕业于西安政治学院法律专业本科毕业。现任岳阳市国土资源档案馆调阅室主任。研究方向：档案管理。