浅谈当前疾控中心档案管理工作存在问题与对策

陈金玲

摘 要：针对疾控中心档案管理工作存在的问题，文章提出了四方面的建议：一要建立档案管理工作领导责任制并严格层级管理，优化并严格执行档案管理制度；二要建设完善的档案管理基础设施，改进疾控中心档案管理模式；三要加大信息化档案管理人才培养力度，提高疾控中心档案管理人员的综合素质；四要加强对电子档案的规范化管理，提升电子档案的开发利用水平。

关键词：疾控中心；档案管理；问题；对策

1 当前疾控中心档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理受重视程度不足，档案管理缺少必要的准则。一是档案管理受重视程度不足。在疾病控制中心中档案管理部门处于边緣化位置，很多疾控中心的档案管理意识较为薄弱，一些领导对于档案管理缺少必要的认识，简单地认为，档案管理就是将一年的资料收集起来，放到档案室即可，对于档案如何管理、调阅等没有整体思路。二是档案管理缺少必要的准则。疾控中心的档案管理细分有很多种，如人事档案、财务档案、文书档案、案例业务档案等，这些档案的整理、归档都需要有专人进行有效梳理，每年都需要进行收集和整理，工作量极大。然而基层疾控中心，由于缺少必要的档案管理的行为准则，档案管理的制度难以在一线基层疾控中心进行有效落实。

1.2 档案管理设备不足，档案管理模式落后。一是档案管理设备不足。从目前对很多疾控中心档案管理调查中发现，具备恒湿、恒温等保存要求的档案管理机构并不多，大部分还停留在比较原始的纸质档案保存阶段，对于适合现代化声像资料保存的环境建设步伐还没有跟上。二是档案管理模式落后。近年来公共卫生事件频繁发生，传染病、人畜共患病等疾病谱的改变等问题的出现，又给疾病控制档案管理带来新的挑战。而疾控中心档案管理模式落后的问题日益突出，无法满足现阶段医学研究、疾病控制等领域对档案信息的需求。

1.3 档案管理人才不足，档案管理人员素质参差不齐。一是档案管理人才不足。有关调查研究表明，疾控中心档案管理部门中的工作人员绝大部分缺乏丰富的工作经验、高学历背景、信息技术或档案学等专业背景，严重阻碍着档案管理工作。而很多情况下，由于人才的缺失，疾控中心时常会安排非专业的人员进行档案管理工作的兼管，更使得档案管理质量难以提高。二是档案管理人员素质参差不齐。疾控中心的工作重点在于疾病监测、预防以及控制，因此，很多疾控中心的领导人对疾病监测、预防以及控制这些工作比较重视，而对疾控中心档案管理工作并不十分重视，受疾控中心领导部门重视程度的影响，疾控中心档案管理工作在开展时，通常都是安排非医疗专业、无技能专长的人员承担各项档案管理工作。

1.4 电子档案缺乏规范化管理，电子档案开发利用程度较低。一是电子档案缺乏规范化管理。我国疾控中心为适应大数据时代的发展要求，也在不断建立中心局域网络管理系统，应用档案管理系统，各科室应用办公自动化管理系统，提升中心数据信息的管理水平。但在中心局域网环境下，各科室OA系统与档案管理系统并未形成统一的网络系统，各科室数据信息仍需手工录入，并未实现自动归档。档案室虽然应用档案管理系统，但只能实现文件级目录的检索，并未实现全文检索。而对于原基础条件下保管的纸质档案，并未实现全部的数字化归档。另外，中心档案室电子档案的备份程度也较低，如遇突发事件，极易造成不可挽回的损失。二是电子档案开发利用程度较低。疾控中心档案室藏丰富档案信息资源，具有极高的参考价值和社会价值。但现阶段疾控中心档案室仍停留在“上门查档”的被动查档阶段，提供较为简单的档案复制、查阅等档案服务。而对于电子档案的检索服务，也仅限于以文件题名、形成者、年代、案卷号等为关键词的档案目录检索。另外，档案的编研水平也较低，仅有少量的编研成果。

2 解决疾控中心档案管理中问题的对策建议

2.1 建立档案管理工作领导责任制并严格层级管理，优化并严格执行档案管理制度。一要建立档案管理工作领导责任制并严格层级管理。疾控中心档案管理关乎地区的疾病控制与预防，与人民的生命安全息息相关，因此需要引起足够的重视。落实领导责任制，将各项责任具体化，使数据的处理与管理应用有所保障，进而使档案管理工作具有严格的制度规范，也能够享受应有的设备设施，促进档案管理工作的开展。同时，疾控中心需要实行严格的层级管理制度，落实领导责任制是从大方向上保证管理工作的规范性，具体落实还需要各级员工齐心协力。因此，要严格层级制度，建立严密的管理体系，层层管理、层层监督，防止在工作中发生错误和懈怠的情况，实现整个档案管理工作的体系性和规范化。二要优化并严格执行档案管理制度。疾控中心需要进一步细化单位的各类档案管理制度，考虑到每一个管理的空白之处，将档案管理关进“制度的笼子”，这样，档案管理工作才能有更多的保障。同时，加强管理人员对制度的认识和学习，不断强化他们对这些制度的执行度。

2.2 建设完善的档案管理基础设施，改进疾控中心档案管理模式。一要建设完善的档案管理基础设施。要做好档案的信息化管理，离不开一个完善的基础设施，这是一个复杂的系统工程，涉及许多软件和硬件的参与。现今，疾控中心的资金投入大多用于医疗设备的引进，往往忽视了档案管理工作。这不仅影响了档案管理的信息化进程，更有可能造成档案储备信息不全等严重后果。现今信息化的档案管理模式越来越趋向于微缩化和数字化，通过计算机、扫描仪等信息化终端将档案资料转化为电子资料已成为必然趋势。疾控中心应当建立起自动化办公设备，并将它与现有设备合理有效地衔接起来，以便于管理人员更有效率地对档案进行管理。二要改进疾控中心档案管理模式。信息时代，疾控档案管理现代化已经是不可避免的发展趋势，而要推进档案现代化建设就必须更新观念，实现管理思想现代化。而现今的档案来源、保存形式与以前也已经大相径庭，若想实现档案管理工作的信息化，探索出适应现代社会的新的管理模式势在必行。我们应当在档案管理工作中充分应用先进的管理设备与思维，建立一个以计算机技术为基础的智能化和自动化的管理模式，以充分发挥信息化管理的优势。

2.3 加大信息化档案管理人才培养力度，提高疾控中心档案管理人员的综合素质。一要加大信息化档案管理人才培养力度。人才在档案管理工作中的地位举足轻重，在档案的信息化管理过程中，人一方面负责建设和保养管理运作所需的基础设施和建设，另一方面还负责开发和维护软件系统，此外，还负责加工、整理、保存各种档案信息等。首先，我们应该加大对正处于一线档案管理人员的培训力度，增强他们的工作能力，提升他们的知识水平。其次，应该大力引进档案管理相关的管理人才，给予优厚的条件，使他们坚守岗位，发挥他们的特长，增强档案管理人员队伍。如果是兼职档案管理的专业疾控医疗人员，应当明确工作方向，端正服务态度，学习信息化时代下的档案管理知识，学习刻录机等设备的使用，懂得电子档案信息技术以及安全网络管理的相关知识。二要提高疾控中心档案管理人员的综合素质。疾控中心档案管理工作人员必须具备相应的素质，才能胜任档案管理工作。首先，加强疾控中心档案管理工作人员的素质，让档案管理工作人员对自己的工作有一个正确认识，并努力将档案管理工作做到细致化管理。其次，对档案管理人员进行能力培训，加强对档案管理人员的专业素质与技能培训，掌握基本档案管理方法，提高档案管理工作能力，促使疾控中心档案管理工作系统化发展。最后，疾控中心可根据本单位的实际情况，选派一名思想素质好、责任心强、熟悉中心工作、业务能力较强的同志负责档案管理工作，定期地对档案管理人员进行专业培训，并制定相应的学习培训制度，通过定期培训，有计划地培养档案管理方面的专业人才，贯彻实施疾控中心档案管理的管理工作，逐步做到档案管理人员专业化、固定化。

2.4 加强对电子档案的规范化管理，提升电子档案的开发利用水平。一要加强对电子档案的规范化管理。疾控中心在应用电子档案管理系统的基础上，要不断实现与疾控中心各科室业务管理系统的有效衔接，实现从“源头上”对业务数据的有效管理，而且各业务系统产生的电子档案要可实现自动归档，以减少人工录入成本以及信息错误。同时，疾控中心档案室也应按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步规范电子文件的归档流程、数据标准，实现中心电子档案的统一归档，实现各科室业务系统的有效对接。而对于“存量”部分的纸质档案，疾控中心还应不断实施数字化建设。对于纸质档案的数字化，其中重要的一点就是要不断加强硬件设备的建设，配齐扫描设备、存储设备、计算机设备等。其次，档案室人员要熟练应用档案信息化的加工设备，提高数字化加工水平。另外，在此基础上也可选择“外包”的形式，选择第三方责任公司进行中心档案的数字化加工。对于疾控中心电子档案备份程度低的问题，疾控中心要建立电子文件安全保障体系，防止重要信息外泄。二要提升电子档案的开发利用水平。疾控中心档案室针对电子档案开发利用程度较低的问题，一方面要以中心资源为依托，以历年疾病预防控制数据为分析对象，从业务档案入手，开展编研工作。对此，中心档案工作人员不仅要掌握一定的档案编研专业知识，还要全面了解中心的各项业务工作，积极争取与各业务部门合作，共同完成对中心各项年度业务知识的汇编。另一方面，要選择多样化的电子档案利用方式，对内以中心局域网为依托，在电子档案目录检索的基础上实现更高程度上的全文检索，以及对电子档案全文的下载、打印、传输、共享；对外可选择以网站的形式，面向公众提供一定的疾病预防知识。另外，随着我国移动互联网技术的不断发展，移动终端应用的普及，疾控中心也可以选择以“两微一端”（微信、微博、APP）为载体，移动传播现已公开的疾病预防控制知识，使公众随时随地在线获取，以提升自我保健和防护的能力。

（作者单位：河南省清丰县疾病预防与控制中心 来稿日期：2018-01-24）