大数据时代档案管理困境与发展趋向

陈青娇

【摘 要】互联网技术、物联网信息技术的飞速发展使各种信息呈现出爆发式增长的状态，人类迈入大数据时代。在此背景下的档案管理工作也进入新阶段。传统的档案管理模式难以满足大数据时代发展的要求，亟待改革。文章在分析档案管理实际形势的基础上，采用文献分析、对比分析等研究方法，总结档案管理存在的思维模式、技术和隐私与安全三大困境，并从思维模式转变、技术现代化革新、档案管理安全环境营造等3个维度提出档案管理未来的发展趋向。

【关键词】大数据;档案管理;发展趋向

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章編号】1674-0688（2018）12-0299-02

大数据的爆发深刻地影响着人们的思维和生活方式，信息的获取变得便捷、高效。传统的档案管理工作对象基本是纸质文件为主，如今还包括光盘、图片、影音等更为丰富的档案信息;存储模式也朝多样化发展。档案管理正处于格局变化的关键时期，一方面，档案管理工作的手段、资源变得充实，效率得以提高;另一方面，传统的档案管理工作的思维模式受到冲击，现有的档案管理技术也难以满足发展需求，且随着资源的共享和数据的交流，档案管理的安全隐患一直存在。因此，我们应该立足于档案管理的实际，以开放的心态、创新的精神更好地融入大数据时代，推进档案管理之改革，提高档案的利用价值。

1 大数据时代档案管理面临的困境

1.1 档案管理的思维模式困境

与传统的档案管理相比，大数据时代下档案管理的思维模式产生了变化，这主要体现在3个方面。

其一是数据观。数据观简单而言即一切数据皆有其用处。这与传统的思维观念有着极大的区别。由于数据海量剧增、信息资源丰富多样，大数据时代注重的是数据的集合，故而数据分析的基量越多越完整，其分析就越有价值。以往在收集、分析数据时，通常会基于某些主客观原因排除或舍弃一些看似无用的数据。随着技术的发展，我们逐渐发现，有些数据虽然个体上未呈现出意义，但将之放入集体数据库中进行处理和考量，便能够发挥其自身的作用，使结果更加精准。

其二是档案观。档案观是基于数据观的基础上而形成，一切数据都有其自身之意义，故而我们必须对其进行整合和编辑。以往的档案管理思维仅仅停留在档案成册、陈列的阶段，然而，随着信息技术的发展，未来我们更应该着眼于档案的动态变化，及时更新和丰富档案内容，及时获取档案资源，并深入挖掘档案的内在价值。

其三是服务观。虽然传统模式下的档案整理之后也能够发挥服务的性能，但实际上并未树立起明确的服务思维。而基于大数据为人类服务的终极目的，在大数据时代下，档案管理的服务观的构建尤为重要，因为档案用户的需求不再只是简单地了解、利用档案文件，而具有更为深层的需求，即感受到档案资料的内在价值和蕴藏的知识能量。

数据观、档案观及服务观都是大数据时代档案管理应该树立的观念，对传统的档案管理思维模式造成了一定的冲击。

1.2 档案管理的技术困境

档案管理的技术困境一则是管理技术上的困境，二则表现为信息处理技术上的困境。传统的档案管理以人工管理模式为主，档案管理员是核心，由其进行档案资料的收集、分类、处理和归档等工作。在大数据时代下，由于信息的数量极多，这种管理技术效率低下，难以满足档案管理的需要，同时，这种管理技术十分依赖于管理员的管理和监督，故也面临一定的档案遗失风险。所以我们必须采用更加现代化的档案管理技术，而这对档案管理者的素质提出更高的要求。

随着信息处理技术的革新，档案管理开始尝试运用云技术等一系列现代化的方式，但是目前的信息处理技术不够完善。首先，在大数据的容错计算方面存在困难，目前的软件无法保证绝对的正确性和可靠性，而只能尽量减少失败率，且投入成本随着失败率的降低工作而增加;其次，云计算技术虽然能够提高资源的共享率，但是却会增加档案管理的成本，且系统出现故障的频率也会增加。

1.3 档案管理的隐私与安全困境

档案的安全保护是档案管理的重中之重，档案安全性的保障是档案其他性能得以发挥的基础。若国家层面的档案信息泄露，会给国家造成不可估量的损失，甚至威胁到国家的安全和稳定;若公民个人的信息泄露，也会对其生活和工作造成一定程度上的不良影响。在大数据时代下，虽然档案资源得益于大数据而更加便捷地获取，但伴随着资源和信息的共享，档案管理的隐私与安全的维护面临困境。

其一，由于档案管理的信息安全规章制度还未完全建立，在档案管理的安全保障上缺乏法律、法规作为后盾，且从整体而言，我国的档案管理维权意识比较淡薄，这就导致即使在档案管理过程中发现了信息泄露行为，也很少有该信息的创造者或权益所有者进行维权，这不仅使侵权人更加猖狂，也不利于行业形成相应的担保机制，行业自律亦无从培养。

其二，大数据时代，由于没有对开放的数据环境进行有效的监督和适当的管理，数据被恶意使用的情况时有发生，且存在网络侵权的情况，进而对当事方造成或大或小的不利后果。

其三，信息在电脑档案管理软件中被处理和分析的过程中，一些信息数据不可避免地会残留在某些终端端口，造成信息的泄露;同时，由于大数据时代的档案管理常采用软硬磁盘、云储存等技术进行，档案安全保护的技术和设备需要更加先进，否则很容易被黑客和别有用心的人窃取、泄露，最终造成严重的损失。据统计，我国2016年就有上千万的公民因为个人信息数据的泄露而遭受到高达数十亿元人民币的损失。

2 大数据时代档案管理的发展趋向

2.1 档案管理思维模式的转变

随着大数据时代下档案管理的改革不断推进，档案管理思维模式必然呈现出更加鲜明的数据观、档案观和服务观的发展趋向。基于数据观，档案管理时的资源收集应该更加全面和具体，对于信息不能只以其个体存在是否有意义为筛选的标准，而应该树立起集体数据库的观念，尽可能保持数据的完整性和全面性，在此基础上，再进一步对相关信息进行处理，可以利用现代化的智能工具检索信息，将符合分析条件的信息进行处理，而将其余信息储存备用。基于档案观，一方面要重视档案的建立和归档，利用计算机技术进行档案的信息化建设，如数字化档案目录、资源等数据库的构建等，另一方面要对档案进行数据化的动态管理，及时更新和补充信息，挖掘档案的内在价值。基于服务观，档案管理者不断提高自身的服务意识和服务水平，一为档案用户提供人性化服务，用亲和的服务态度提供基础性的查阅、检索指导等服务;二为档案用户提供个性化的服务，这主要表现在满足不同档案用户的精确性需求;三为档案客户提供智能化服务，即充分利用微博、微信等新兴媒体，使服务更加即时，朝网络化方向发展。

2.2 檔案管理技术的现代化革新

在大数据背景下，档案管理的技术必然会保持一定的革新状态。首先，管理技术不断革新，利用计算机进行档案管理实现全面的普及，且纸质的档案资料应转录为电子数据加以备份和保存，同时，在档案管理时引入云计算等现代化信息处理技术，对信息数据进行更精准的分析和处理，进一步建立起档案云平台。而人工智能、知识图谱等技术也将更加深刻地影响着档案管理。其次，加大投入，不断地研究和创新信息处理技术，设计出能够保证大数据容错计算的设备，革新云计算技术，避免因其不断整合处理海量数据而导致的系统故障问题，并降低其成本。

2.3 档案管理安全环境的营造

在档案管理的安全维护上，采取更加全面的有针对性的措施，以营造良好的环境。其一，立法工作强化，将档案管理过程中所涉及的智力劳动成果纳入知识产权法加以保护，并制定其他相关的法律法规，为档案管理提供法律支持，另外，进行维权意识普及教育，提高受侵害者的维权主动性。其二，建立健全档案管理的行业机制，建立监督体系，对大数据下的档案管理环境进行适当的管理，引导档案管理工作规范化。其三，在网络信息平台的基础上，保证档案管理者与档案提交者、档案管理者与档案用户信息交互的安全，明确两对关系双方的权利和义务，最大程度上减少信息泄露的风险。其四，在计算机上建立档案信息安全保密防护体统，对于设备中的软件加以保护，提高电脑的防火墙等级，避免受到黑客等不良分子的攻击，降低信息被泄露的风险。随着档案管理安全意识的不断提高和技术的发展，将越来越有利于档案管理的安全环境营造。

3 结语

大数据时代信息井喷式出现，各种现代化技术的革新为档案管理工作之发展提供助力，档案管理工作在挑战中迎来机遇，虽然目前存在思维模式困境、技术困境、隐私与安全困境等问题，但随着学界的不断探索和采取有针对性的相关措施，档案管理必然能建立起数据观、档案观和服务观，其技术也将不断进行革新，档案管理愈发现代化，档案管理的环境也会更加安全，进而档案管理的效益能够充分发挥，档案的价值将被充分挖掘。

参 考 文 献

[1]杨静.大数据时代背景下的档案管理路径探究[J].中国管理信息化，2018，21（7）：140-141.

[2]张群.大数据时代档案管理模式变化研究[J].赤峰学院学报（自然科学版），2017，33（17）：105-106.

[3]林静.大数据时代下的档案管理创新策略[J].山东档案，2016（4）：17-19.