新时期提高文书档案年度整理归档质量的策略

杨晶晶 胡诗琴

摘 要：文书档案年度整理归档工作是事业单位日常工作的重要组成部分，可有效帮助管理人员及时发现单位日常运营过程中的问题并采取措施加以解决，为实现单位的有效管理与发展提供了坚实的基础与支持。本文将针对目前文书档案年度整理归档过程中存在的问题展开探讨，并相应提出提高整理归档质量的策略。

关键词：办公室业务；文书档案；年度整理归档；档案管理

文书档案年度整理归档工作是事业单位档案业务的重要组成部分，是单位工作水平的主要体现，对提升单位管理质量具有重要意义。近年来国家对事业单位文书档案年度整理归档工作的开展日趋重视，并出台了相关规章与要求，推进年度整理归档工作的有效进行，而这同样需要单位自身与管理人员的共同努力。

1 目前文书档案年度整理归档过程中存在的问题

目前文书档案年度整理归档工作中存在的问题主要包括事业单位对文书档案整理归档工作缺乏重视、文书档案管理人员综合素质及工作水平有限，以及文书档案整理归档工作现代化程度较低等方面，具体将在下文详述。

1.1 事业单位对文书档案整理归档工作缺乏重视

目前部分事业单位对文书档案年度整理归档工作依旧缺乏有效重视，表现在“重运营、轻档案”，对文书档案整理归档方面的资金与技术等投入不到位，从而影响了文书档案年度整理归档工作的有效开展。

1.2 文书档案管理人员综合素质及工作水平有限

由于事业单位对文书档案管理工作缺乏重视等原因，档案管理人员综合素质及工作水平相对有限、且工作积极性较低，态度消极，对业内相关的新技术缺乏了解，实际采用的管理技术与方法难以适应信息技术发展与事业单位管理技术发展的需要；且因相关培训较少、培训质量难以保证等问题，进一步制约了管理人员综合素质和工作水平的提升。

1.3 文书档案整理归档工作现代化程度较低

目前事业单位的文书档案整理归档工作现代化程度普遍偏低，工作效率与工作质量低下，在信息技术、网络技术和数据库技术等不断充实当代事业单位管理技术体系的现今，已难以适应事业单位管理工作的需要，不利于事业单位管理水平的进一步提升[1]。

2 新时期提高文书档案整理归档质量的策略

为在事业单位管理技术与信息网络技术得以迅速发展的现今，切实提高文书档案整理归档质量，要求事业单位相关部门积极重视文书档案整理归档工作、提升文书档案管理人员的综合素质及工作水平，并积极采用先进技术，提升文书档案管理工作的现代化程度，具体将在下文详述。

2.1 积极重视文书档案整理归档工作

为提高文书档案整理归档工作的整体质量，要求事业单位领导层首先对该工作的重要性和意义加以重视，并将提高档案管理归档工作水平作为提高公司整体管理水平的重要方法和途径，通过积极进行宣传教育，使事业单位员工切实意识到文书档案的重要作用，并及时提交相关文件档案、进行归档工作。

同时，事业单位领导层也应进一步加强针对文书档案整理归档工作方面的资金投入与技术投入，积极组织相关人员素质培训，并积极制定、完善相应的事业单位管理规章制度，加强对文书档案整理归档工作的审核与监督。通过完善事业单位相关管理制度与体系，可切实为文书档案整理归档工作提供资金经费、技术设备和制度规定上的支持与引导，积极帮助文书档案管理人员解决工作过程中遇到的问题，从而从管理层面有效促进事业单位文书档案整理归档工作的进一步开展，为事业单位在新时期的积极发展提供助力。

2.2 提升文书档案管理人员的综合素质及工作水平

为促进事业单位文书档案整理归档工作整体质量的有效提升，事业单位管理部门与档案管理部门应积极采取措施，通过积极组织人员培训，进一步提升文书档案管理人员的综合素质及工作水平。具体包括转变档案管理人员的消极工作态度，加强文书档案管理人员对现代网络技术、云端存储技术、数据库存储与管理技术等文件数据管理技术的认知与整体接受能力，有效将网络信息化相关技术引入事业单位文书档案整理归档工作之中。

对此，事业单位应积极组织、鼓励文书档案管理人员参与相关专业知识和具体操作技能的培训与强化训练，并通过制定、实行相应的激励制度，鼓励事业单位档案管理人员积极参与，使文书档案管理人员熟悉计算机基本操作，并可熟练运用计算机进行文书档案整理归档工作，从而使文书档案管理人员的综合素质与技术水平能够及时适应事业单位发展新时期的实际需要。

在加强文书档案管理人员相关技术培训的同时，事业单位也应致力于引进文书档案管理方面的人才，积极与业内相关人士和专家进行交流，学习、汲取文书档案管理相关的先进经验，并结合单位的实际需要加以灵活应用；通过使事业单位的文书档案管理总体水平与社会需要和新时期的技术标准有效接轨，可有效实现档案管理的信息化与网络化，帮助事业单位提高文书档案整理归档工作的效率与质量[2]。

在致力于加强对档案管理人员工作能力的培训、积极做好相关优秀人才的引进工作过程中，事业单位应进一步加强对文书档案管理人员职业道德、工作责任感和对国家相关法律法规认识程度的培养，促使档案管理人員摆正对文书档案整理归档工作的认识，及时对文书档案整理归档工作的重要性、必要性和意义加以正确认识，并严格遵守国家出台的相关规章要求，认真对待文书档案整理与归档的工作内容与流程，从而在事业单位发展的新时期进一步提高文书档案整理归档工作的效率与质量，推动事业单位管理整体水平的进一步提升。

2.3 积极采用先进技术，提升文书档案管理工作的现代化程度

为有效提升文书档案整理归档工作的效率与质量，事业单位应积极引入并采用网络信息化技术和数据库技术等，有效提升文书档案管理工作的现代化程度。

目前，基于网络信息化技术、网络云端技术和网络数据库的信息数据管理技术可使文书档案信息随时与网络云端数据库信息的写入与修改保持同步更新，为进行系统化的档案管理工作提供了便利，已经在事业单位的实际文书档案管理工作过程中发挥出显著的优越性，并依旧具备了充足的发展潜力。通过将文书档案转换为电子数据文件形式、在数据库内进行即时保存，可有效防范纸质文书档案遗失、损毁等问题，进一步提升了文书档案管理的安全性；同时，采用信息化、网络化的工作方式，也为文书档案管理人员开展整理与归档工作提供了便利。此类技术在节约了保存、整理文书档案所需的时间成本、人员精力和资金投入的同时，可有效缩短文书档案管理人员的工作耗时，降低具体操作的难度，从而有效提升了文书档案管理工作的整体工作效率与质量，进一步提升了文书档案管理工作的现代化程度，使得该工作的发展趋势能够更好地适应新时期事业单位管理发展的需要[3]。

3 结语

为使档案年度整理归档工作水平的发展与提高积极适应当今社会的发展需要和新时期事业单位管理的具体要求，单位管理层和档案管理人员应对文书档案整理归档工作给予足够重视，提升人员综合素质及工作水平、扭转人员工作态度，积极采用信息与网络技术，以促进文书档案年度整理归档工作质量的有效提升。

参考文献

[1]郭鹏俐.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].现代国企研究，2017（12）：79.

[2]张晓.办公自动化时代文书档案归档整理问题研究[J].办公室业务，2017（16）：183.

[3]徐莉.新时期提高文书档案年度整理归档质量的策略[J].办公室业务，2015（04）：59.