基于信息公开背景下高职院校档案服务初探

王秋兰

摘 要：作为21世纪一个全新的、信息化的、网络化为主宰的时代下，人们更是主动对信息索取的需求愈加强烈。由于高校领导对于档案方面的服务不是很重视，查找率相对很低，工作也会比较的繁琐，所以效提高率问题就是一项重大的工作。本文针对信息化公开背景下高职院校档案服务来进行探究，提高高职院校领导的档案意识，丰富有关档案的有关资源或规划档案室的规章制度，形成有序的规章制度。

关键词：信息公开；高职院校；档案服务；检索

高校的档案其意义在于记载着完整而真实的发展历程，其中蕴藏着办学理念、文化内涵以及规划的战略，供学校管理者工作上的参考。在互联网，网络信息的大数据下，高职院校的档案服务要进行新的观念改变，跟上时代的步伐，充分利用高效快捷的互联网大数据技术，突破和改善信息时代化管理的瓶颈，以致档案管理服务的信息化、网络化、数据化，彰显高职院校的信息化管理水平，开放式的管理价值理念，全方面的提高高职院校的档案服务水准。

一、信息公开背景下高职院校档案服务的特点

1、档案服务的智能化。在互联网大数据的时代下，高职院校也相应趋向于网络化、信息化迈进。高职院校档案管理和服务实现智能化，全面开发检索工具，抛去旧时期琐碎的采集，来提高高职院校档案管理和服务的检索效率，实现智能信息化。

2、档案服务的无纸化。在网络信息的时代背景下，高职院校慢慢逐渐的减少纸质档案管理方式，慢慢引进先进的无纸化、信息化、数字技术化的先进服务水平。

二、信息公开背景下高职院校档案服务的重要意义

1、可以使师生获得信息权以及提高利用效率。在公开信息的背景下，学校师生是学校的成员，有权知道学校的基本信息的权利，他们有权利知道高校的政策以与政策有关的内容和校园里的最新动态消息。例如：有关师生的评优评先、先进个人、职位选评、职务晋升的有关条文制度、以及和生活中先相关的一些消息，来督促自我做到更好。

2、可以促进高职院校档案管理的高效性。以前在互联网信息化的技术还没有全面普及到的情况下，高职院校的档案管理服务是使用纸质化保存下来的，这对于信息公开使用的情况下，使用效率较低、繁琐、浪费资源。而随着网络信息化的普及，利用大数据代替纸质化的档案存储，避免查找和检索等繁琐的工作，成为高职院校档案服务管理的一种新型趋势。

3、有效行使民主治校的监督权。在信息公开的前提下，可以构建公开、公正、公平的治校体系制度，高职院校的老师职工和学生是高职院校的成员，充分充当主人翁意识，有权主动获取真实准确的信息，并对学校的管理制度提出合理化的建议和个人意见，再而参与学校的实时行动中，形成人人参与、人人监督的管理氛围下，更好的实现高职院校管理服务的宗旨。

4、更好实现对社会资源的调剂使用。高职院校秉承信息的公开的原则，参与到社会活动中，并得到社会有关行业组织的认可和支持，更好实现对社会资源的调剂，使用比较科学的管理方法来管理学校，进而实现信息共享，资源调配。进而与社会事务活动形成紧密联系来调剂社会资源。

三、信息公開背景下档案服务的问题剖析

1、档案服务的效率低。高职院校档案的服务归档中，管理者没有对档案的归档互通性做详细的了解，导致档案资源的单一性，可利用性也相对的较低。针对于专业性的档案利用率偏低，例：财务类、机械类、金融类、这些专业性比较强的难易被更多的人所利用。而对教学类的书使用率就偏高，例：招生计划、教学计划表、日常考试安排，使用率就很高，这就表明档案的使用率参差不齐。

2、高职院校的信息的保密与公开不严谨。这个档案管理者有着密切的关联，科学的公开档案信息有利于高职院校的可持续发展，应有筛选的进行档案信息的公布。

3、档案馆的储藏资源单一。由于历史的原因，档案藏馆内容比率有偏差，例如政治因素、行政性、原则制度的偏多，没有做到对档案一视同仁。对一些重要的档案资料没有收集到，从而丧失利用价值。

4、档案服务制度科学性缺失。目前高职院校的档案仓管索取资料时欠科学性，检索资料的时候是用人员来检索，加上开始管理者没有科学的将档案归档，检索的时候就比较的繁琐，经过很麻烦的步骤才能借到要阅读的资料，这就使阅读者的兴趣大打折扣了。

四、信息公开背景下高职院校档案服务管理创新途径

1、提高档案服务的效率性。提高高职院校领导对档案的重视，提高档案的利用率，时刻谨记档案的相关内容，加强对档案服务的环境改善，各类的档案放置整齐，使管理者为需求者提供档案时一目了然，节省检索时间，提供查阅方便的借阅途径，争取最大化程度的满足于需求者。

2、控制好高职院校的信息的保密与公开。在档案公开社会背景下的情况下，不能所有的档案都要做到公开，有的是需要被保密的。做好档案服务保密和科学性，这是维护好正当利益和公共利益的要求。在高职院校秘密级档案当中，对涉及国家秘密的、个人隐私的、有所限制的档案，这些是必须做到限制公开。当然档案服务者是要强化自身的保密意识，以法律制度为依据，严格保守秘密，并妥善服务管理档案。

3、丰富档案馆的储藏资源。档案馆的丰富程度和结构优化程度决定了需求人对档案的渴望，需求者在丰富的档案馆可以最大程度上获取自己想要利用的档案，注重档案的基础和整合工作是必不可少的，整齐有效的做好采集、管理、整顿、鉴别、销毁等工作要求，做好移交清单，保证档案的完整性和一致性，不因社会客观因素存在单一，加强丰富档案的种类以便需求者的获取。

4、重视档案服务制度的科学性。将纸质版和电子版的档案以科学方式储存在电脑里，在需求者索取档案时用电脑检索出该档案供需求者参考。同时打造科学信息公共平台实现分散档案的无缝连接，提升档案安全的可靠性。另外完善和优化档案服务的科学规章制度，用科学的方式考核管理者的服务态度及模式，对外实行档案有偿服务，更好实现档案需求者和管理者的有效沟通。

五、总结

以上所述，在信息公开背景下，高职院校的档案服务要转变原有的管理和服务理念，完善和创新档案服务机构，丰富储藏档案的资料，优化储藏结构，采用信息化数据化的手段和方式实现档案服务的快捷化、完善化、高效化，在最大的程度上满足档案被需求者的需求，充分挖掘档案服务的价值，更好的给需求者提供档案服务。

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